CABIN MAX x amavat

Za sukcesem marki stoi bardzo konkretna potrzeba – założyciel Cabin Max podczas jednej ze swoich podróży Ryanairem nie mógł znaleźć plecaka, który naprawdę pasowałby do rygorystycznych wymiarów linii. Więc… stworzył własny. Prosty pomysł, który przerodził się w globalną markę – wspieraną przez zespół z siedzibą w Wrexham, setki opinii klientów i własną społeczność podróżników oznaczających zdjęcia z #cabinmax. 

Ale nawet najlepiej zaprojektowany plecak nie pomoże, gdy potkniesz się na biurokracji. Cabin Max, jak każda firma sprzedająca w Europie, musi mierzyć się z wyzwaniami podatkowymi – a VAT w krajach takich jak Polska potrafi zaskoczyć, szczególnie gdy coś pójdzie nie tak. 

Właśnie z takim problemem trafili do nas. I to wtedy zaczęła się nasza wspólna podróż – tym razem po meandrach przepisów, pełnomocnictw i zaległych deklaracji. 

Sytuacja wyjściowa

Rejestracja VAT w Polsce – i co dalej?

Cabin Max, prowadząc sprzedaż swoich produktów na rynkach europejskich, zarejestrował się do VAT w Polsce już w 2020 roku. Kraj ten był dla firmy ważnym punktem logistycznym – to tutaj magazynowano towary, stąd ruszały dalej do klientów w całej Unii Europejskiej. 

Przez długi czas wszystko działało poprawnie. Firma była aktywnie zarejestrowana, a rozliczenia VAT pozwalały na legalną i płynną sprzedaż. 

Sytuacja się zmienia 

W drugiej połowie 2024 roku pojawiły się trudności – bezpośrednią przyczyną był brak złożonych deklaracji VAT w odpowiednim terminie (była to wina poprzedniej firmy z którą Pan ) W efekcie urząd skarbowy uznał podmiot za nieaktywny i wykreślił go z rejestru VAT. 

Z perspektywy zagranicznego przedsiębiorcy oznaczało to poważne zakłócenie w prowadzeniu sprzedaży transgranicznej – brak aktywnego numeru VAT mógł wpływać nie tylko na bieżące procesy księgowe, ale także na relacje z partnerami i klientami w UE. 

Gdy zgłosili się do nas… 

Gdy Cabin Max skontaktował się z nami, sytuacja była już dość zaawansowana. Firma nie miała aktualnych informacji o swoim statusie w Polsce, a procesy VAT-owe wymagały szybkiej diagnozy i interwencji. 

Zaczęliśmy działać jeszcze zanim odbyło się pierwsze spotkanie. Naszym celem było jedno – jak najszybciej przywrócić firmę do pełnej sprawności operacyjnej i uporządkować wszystkie zaległości administracyjne.

Pierwszy kontakt z Amavat

Zanim zdążyliśmy umówić się z Cabin Max na pierwszą rozmowę, postanowiliśmy nie czekać. Wiedzieliśmy, że sytuacja wymaga szybkiego działania – dlatego od razu nawiązaliśmy kontakt z odpowiednim urzędem skarbowym w Polsce, żeby sprawdzić, jak wygląda aktualny status rejestracji firmy. 

To działanie „z wyprzedzeniem” pozwoliło nam potwierdzić, że numer VAT rzeczywiście został wykreślony, a firma oficjalnie nie figuruje już jako podatnik VAT czynny. Ta wiedza pozwoliła lepiej przygotować się do rozmowy z klientem i nie tracić czasu na domysły. 

Podczas pierwszego spotkania skupiliśmy się na tym, by jak najprościej i najczytelniej wyjaśnić, co się wydarzyło i co trzeba zrobić, by sytuację odwrócić. Przeszliśmy przez proces krok po kroku, pokazując klientowi, jak będzie wyglądało: 

• zebranie i przygotowanie danych transakcyjnych, 

• przywrócenie pełnomocnictwa, 

• złożenie zaległych deklaracji, 

• oraz wniosek o reaktywację numeru VAT. 

Zależało nam na tym, by wszystko było transparentne i możliwie bezstresowe, zwłaszcza że klient prowadzi działalność międzynarodową i nie na co dzień styka się z polskimi realiami administracyjnymi. 

Jasna wycena i uczciwe podejście

Wiedząc, że sytuacja wymaga niestandardowej interwencji, przygotowaliśmy indywidualną wycenę „sprzątania podatkowego bałaganu”. Naszym celem nie było maksymalizowanie kosztów, tylko jak najszybsze uporządkowanie spraw i przywrócenie firmy na właściwe tory.  

➜ Był to sygnał dla klienta, że gramy fair – że traktujemy współpracę długofalowo i jesteśmy tu po to, by realnie pomóc.

Działania naprawcze krok po kroku

Pierwszym etapem było zebranie danych sprzedażowych niezbędnych do złożenia zaległych deklaracji VAT. To pozornie prosta operacja, ale w praktyce wymagała dokładnej analizy – część plików zawierała błędy, a niektóre dane były niespójne z wymaganiami polskich urzędów skarbowych. 

➜ Tu ogromną rolę odegrał Tomek z naszego zespołu, który przejął na siebie techniczną stronę całego procesu. Przejrzał dane linijka po linijce, poprawił nieścisłości i dostosował je do odpowiedniego formatu – tak, by można je było bez problemu wykorzystać przy składaniu deklaracji.

Szybka reakcja na odrzucone pełnomocnictwa

W międzyczasie pojawiła się nieoczekiwana przeszkoda – pełnomocnictwa, które miały umożliwić nam działanie w imieniu klienta, zostały odrzucone przez urząd. Powód? Poprzednie zgłoszenie reprezentacji zostało złożone w nieprawidłowy sposób. 

Dla wielu firm taka sytuacja oznacza tygodnie opóźnień – ale my zareagowaliśmy natychmiast. W ekspresowym tempie przygotowaliśmy poprawioną wersję dokumentacji, ponownie zgłosiliśmy reprezentację i dopilnowaliśmy, by została zaakceptowana. 

➜ Efekt? Już po kilku dniach mieliśmy pełnomocnictwa oficjalnie zatwierdzone, co pozwoliło nam przejść do kolejnego etapu bez zbędnych przestojów.

Składanie zaległych deklaracji VAT

Z poprawionymi danymi i pełną reprezentacją mogliśmy w końcu ruszyć z kluczową częścią operacji – złożeniem zaległych deklaracji VAT. Proces przebiegł sprawnie i bez komplikacji – wszystko zostało przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, a dokumenty przekazane do urzędu w odpowiednim terminie. 

➜ Dzięki precyzyjnemu przygotowaniu i ścisłej komunikacji z administracją uniknęliśmy dodatkowych pytań czy korekt.

Wniosek o reaktywację numeru VAT

Ostatnim krokiem było przygotowanie wniosku o przywrócenie numeru VAT do rejestru. Cała dokumentacja została skompletowana i przekazana urzędowi razem z deklaracjami – tak, by zbudować pełny obraz sytuacji klienta i ułatwić podjęcie decyzji. 

➜ Zależało nam na tym, by urząd nie traktował sprawy jako „problemowej”, tylko jako uporządkowaną i odpowiedzialnie załatwioną. I udało się – wkrótce numer VAT został oficjalnie reaktywowany, a firma mogła znów legalnie działać na polskim rynku.

Efekt współpracy

Przywrócenie numeru VAT – szybciej niż się spodziewano

Dzięki sprawnej koordynacji działań, zrozumieniu lokalnych przepisów i dobremu kontaktowi z urzędem, numer VAT klienta został przywrócony bez zbędnych opóźnień. To był kluczowy moment – bo choć formalnie oznaczał „tylko” powrót do rejestru, dla Cabin Max otworzył drzwi do pełnowymiarowego działania w Polsce i dalszej sprzedaży w UE bez ryzyka. 

Dla międzynarodowej marki działającej w e-commerce czas to pieniądz – a każdy tydzień przestoju oznacza potencjalną stratę w przychodach. Dlatego czas reakcji i sprawność urzędowa miały tu realny wpływ na bezpieczeństwo operacyjne firmy. 

Zaufanie do procesu VAT – odzyskane

Jednym z mniej widocznych, ale równie ważnych efektów było coś, czego nie da się zmierzyć w euro czy procentach: poczucie kontroli i pewności, że sprawy podatkowe są w dobrych rękach. 

Cabin Max, jako firma z siedzibą w Wielkiej Brytanii, działa na wielu rynkach jednocześnie. Nie mają zespołu księgowych w każdym kraju – więc potrzebują partnerów, którym mogą ufać. Naszym zadaniem było nie tylko uporządkować bieżące problemy, ale też odbudować zaufanie do systemu i zapewnić, że podobna sytuacja już się nie powtórzy. 

Nowy rozdział – gotowość do dalszej współpracy

Co najważniejsze – ta współpraca nie zakończyła się na gaszeniu pożaru. Po pozytywnym zakończeniu sprawy w Polsce, Cabin Max zaczęło aktywnie rozważać rozszerzenie współpracy z Amavat także na inne kraje, w których firma prowadzi sprzedaż. 

Dobre doświadczenie, bezproblemowa obsługa i przejrzysty system online przekonały klienta, że zautomatyzowane rozliczenia VAT nie muszą oznaczać braku kontaktu z ludźmi. Przeciwnie – połączenie technologii i ludzkiego podejścia stało się dla nich wartością, którą chcą rozwijać dalej. 

Opinia Klienta

Dla firm takich jak Cabin Max, które sprzedają swoje produkty klientom w całej Europie, sprawna obsługa podatków VAT to absolutna podstawa. Ale w praktyce – z uwagi na różnice językowe, przepisy i lokalne procedury – rozliczenia te potrafią stać się źródłem stresu i niepewności. 

Dlatego jednym z najważniejszych oczekiwań Cabin Max wobec partnera VAT-owego było: jasna komunikacja, konkretne wsparcie i dostęp do osoby, która realnie prowadzi sprawę. Kogoś, kto nie tylko odpowie na pytania, ale też z wyprzedzeniem zadba o to, by wszystko działało, jak należy. 

Jak to wyglądało w praktyce?

Oto, co klient sam napisał o naszej współpracy: 

Warto podkreślić, że kontakt z konkretną osobą – w tym przypadku Elżbietą – był dla Cabin Max ogromną wartością. To ona była mostem między brytyjskim zespołem a polskim urzędem skarbowym, tłumacząc zawiłości, upraszczając komunikację i trzymając rękę na pulsie.

Decyzja o rozszerzeniu współpracy

Zadowolenie z dotychczasowej współpracy sprawiło, że klient poważnie rozważa powierzenie nam również obsługi VAT w pozostałych krajach UE, w których prowadzi sprzedaż.

Dla nas to nie tylko dowód uznania – to także potwierdzenie, że połączenie automatyzacji z indywidualnym podejściem to kierunek, który realnie działa. I że w świecie e-commerce nie wystarczy być „systemem do VAT-u” – trzeba być partnerem, który faktycznie rozumie biznes klienta. 

Wnioski i przewagi konkurencyjne

Ten projekt pokazał bardzo wyraźnie, że skuteczna obsługa VAT w e-commerce nie może być „taśmowa”. Klienci nie potrzebują kolejnej platformy z generatorem deklaracji – potrzebują połączenia technologii, kompetencji i ludzkiego podejścia.

Właśnie to było naszym kluczem do sukcesu:

➜  Proaktywność – zadziałaliśmy, zanim padło pierwsze pytanie. 
➜  Ekspercka wiedza – wiedzieliśmy, jak rozmawiać z urzędem i jakich dokumentów potrzeba, by nie tracić czasu. 
➜  Stały kontakt – klient miał opiekuna, który tłumaczył, informował i dbał o każdy etap. 
➜ Automatyzacja, która naprawdę działa – nasz system był nie tylko wygodny, ale też dopasowany do realiów transgranicznej sprzedaży. 
➜ Człowiek po drugiej stronie – a nie chatbot, który „przyjmie zgłoszenie”.

Z tej współpracy wyciągnęliśmy też inny wniosek – VAT to nie tylko cyfry. To zaufanie. To zgodność z przepisami w wielu krajach naraz. To bezpieczeństwo operacyjne i reputacja marki, zwłaszcza gdy firma działa globalnie i jej logistyka zależy od wielu ogniw. 

Współpraca z Cabin Max pokazała, że nawet w sytuacji kryzysowej można nie tylko przywrócić porządek, ale też zbudować relację opartą na zaufaniu i wspólnym celu. 

Sprawnie działający VAT to fundament sprzedaży zagranicznej. Jeśli Twoja firma działa w modelu e-commerce i szuka partnera, który połączy automatyzację z realnym wsparciem – porozmawiajmy. 

Zadbaj o podatki zanim one zadbają o Ciebie.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, co możemy zrobić dla Twojego biznesu.