Amazon FBA a VAT w Belgii
Spis treści
VAT w praktyce oznacza, że państwo, w którym faktycznie sprzedajesz swoje produkty lub przechowujesz je w magazynie, ma prawo pobrać od Ciebie podatek od sprzedaży. W przypadku sprzedaży międzynarodowej w ramach UE ten system jest złożony — ale przewidywalny. Jeśli Twoje produkty fizycznie znajdują się w magazynie w danym kraju, masz obowiązek rozliczać tam VAT. Amazon FBA sprawia, że towary mogą być przemieszczane pomiędzy magazynami w różnych krajach, więc to, gdzie dokładnie „mieszkają” Twoje produkty, ma ogromne znaczenie dla tego, gdzie musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT.
Dla wielu polskich sprzedawców Belgia przez długi czas nie była rynkiem, który budził emocje. Zazwyczaj pierwszym krokiem była sprzedaż w Niemczech, Francji czy we Włoszech — krajach z dużą bazą klientów i stabilnym systemem e-commerce. Ale to zaczęło się zmieniać, gdy Amazon uruchomił swoją belgijską platformę Amazon.be. Od tego momentu Belgia zyskała zupełnie nowe znaczenie dla sprzedawców korzystających z FBA.
Rynek belgijski jest może mniejszy niż niemiecki, ale ma kilka zalet, które przyciągają sprzedawców z Polski. Po pierwsze, Belgia jest jednym z najlepiej połączonych logistycznie krajów Europy Zachodniej — dosłownie w jej sercu. Magazyny Amazonu w Belgii umożliwiają szybszą dostawę nie tylko do belgijskich klientów, ale też do sąsiednich krajów, takich jak Holandia, Luksemburg czy północna Francja. Po drugie, belgijscy konsumenci są coraz bardziej otwarci na zakupy online, a Amazon.be od razu zyskał popularność jako bezpieczna i wygodna platforma zakupowa.
To wszystko sprawia, że wielu polskich sprzedawców FBA zaczęło kierować swoje produkty również do belgijskiego magazynu Amazonu, często nieświadomie uruchamiając obowiązki podatkowe. Amazon od 2024 roku wprowadził bardzo jasne zasady — jeśli przechowujesz towar w Belgii lub sprzedajesz tam produkty w ramach FBA, musisz być zarejestrowany dla celów VAT w Belgii. Nie jest to kwestia uznaniowa. Amazon wymaga, aby każdy sprzedawca działający w tym kraju podał belgijski numer VAT lub udokumentował, że korzysta z systemu OSS (One Stop Shop).
To wymóg, który wszedł w życie 1 stycznia 2024 roku, i nie chodzi w nim tylko o formalność. Amazon, jako platforma handlowa, jest prawnie zobowiązany do tego, by weryfikować, czy sprzedawcy działający na jego rynku spełniają przepisy podatkowe. W praktyce oznacza to, że jeśli nie masz belgijskiego numeru VAT albo nie udokumentujesz, że rozliczasz sprzedaż w systemie OSS, Amazon może zawiesić Twoje konto sprzedażowe lub zablokować możliwość wysyłki towarów do belgijskich magazynów.
Ta zmiana wywołała sporo zamieszania wśród przedsiębiorców z Polski, którzy korzystają z modelu Pan-European FBA. W tym modelu Amazon sam decyduje, w którym magazynie umieści Twój towar — może to być Niemcy, Francja, Hiszpania, ale też właśnie Belgia. Dla wielu sprzedawców oznaczało to, że nagle muszą zarejestrować się dla VAT w kolejnym kraju, mimo że nigdy nie planowali tam prowadzić działalności.
Dlatego temat VAT w Belgii stał się tak aktualny. Nie chodzi o teorię podatkową, tylko o bardzo praktyczne pytanie: co dokładnie muszę zrobić, żeby sprzedawać legalnie i spokojnie na Amazonie, jeśli moje towary mogą trafić do belgijskiego magazynu? Jak długo trwa rejestracja? Ile to kosztuje? Jak wygląda raportowanie i jak nie pogubić się w przepisach, które zmieniają się z roku na rok?
W tym artykule odpowiem na wszystkie te pytania, tłumacząc krok po kroku, co musisz wiedzieć o belgijskim VAT jako sprzedawca Amazon FBA z Polski. Pokażę, kiedy rejestracja jest obowiązkowa, jakie dokumenty są potrzebne, jak wygląda proces raportowania, jakie stawki VAT obowiązują w Belgii i co się stanie, jeśli zignorujesz te obowiązki.
Nie będzie to suchy tekst o podatkach, ale praktyczny przewodnik po tym, jak działa system VAT w Belgii, jakie są jego realne konsekwencje dla sprzedawców e-commerce i jak możesz się przygotować, żeby uniknąć problemów. Bo choć VAT to temat, który nie sprzedaje się dobrze w reklamach, jego zrozumienie może być jednym z najważniejszych kroków w budowie stabilnego, legalnego i skalowalnego biznesu na Amazonie.
Kiedy musisz zarejestrować się dla VAT w Belgii
Dla wielu sprzedawców Amazon FBA temat rejestracji VAT w Belgii pojawia się nagle — zwykle wtedy, gdy Amazon wysyła maila z informacją, że Twoje towary zostały przeniesione do belgijskiego magazynu. W praktyce oznacza to, że musisz zarejestrować się dla VAT w Belgii, bo właśnie powstał obowiązek podatkowy. To nie kwestia interpretacji, tylko efekt unijnego prawa, które traktuje przemieszczenie własnych towarów między krajami UE jako tzw. transfer własnych towarów – czyli „fikcyjną wewnątrzwspólnotową dostawę i nabycie towarów” (WDT/WNT).
Właśnie ten mechanizm sprawia, że samo składowanie towaru w Belgii tworzy obowiązek rejestracji VAT – nawet jeśli nie sprzedajesz tam jeszcze ani jednego produktu.
Przechowywanie towarów w belgijskich magazynach Amazon
Jeśli korzystasz z programu Pan-European FBA, Amazon ma prawo przenieść Twoje produkty między swoimi centrami logistycznymi w różnych krajach Unii. Ty nie masz nad tym pełnej kontroli — a to oznacza, że Twoje towary mogą znaleźć się w belgijskim magazynie, nawet jeśli nie planowałeś ekspansji na tamten rynek.
W momencie, gdy to nastąpi, dla belgijskiej administracji podatkowej jest to nietransakcyjne przemieszczenie własnych towarów (transfer własnych zapasów). Zgodnie z przepisami VAT UE, to tak, jakbyś sam „sprzedał” towar z jednego kraju (np. Niemiec) do drugiego (Belgii), mimo że wciąż jest on Twoją własnością.
To przemieszczenie uruchamia dwa obowiązki:
– zarejestrowanie się w Belgii dla celów VAT
– składanie tam okresowych deklaracji i ewentualnie raportów Intrastat
Amazon nie daje tu wyboru — zgodnie z unijnym prawem i lokalnymi przepisami Belgii musisz posiadać belgijski numer VAT, jeśli Twoje towary fizycznie się tam znajdują. System OSS nie rozwiązuje tej sytuacji, bo OSS dotyczy wyłącznie sprzedaży na odległość (czyli B2C z jednego kraju UE do drugiego), a nie przechowywania zapasów.
W skrócie: jeśli Twoje produkty są w belgijskim magazynie Amazonu, musisz być zarejestrowany w Belgii dla VAT, składać tam deklaracje i raportować wewnątrzwspólnotowe przemieszczenia.
Sprzedaż na odległość powyżej progu 10 000 euro
Inna sytuacja dotyczy sprzedawców, którzy nie przechowują zapasów w Belgii, ale wysyłają stamtąd produkty do klientów indywidualnych (B2C). W tym przypadku obowiązuje unijny próg 10 000 euro, który dotyczy łącznej wartości sprzedaży na odległość do wszystkich krajów UE w ciągu roku.
Dopóki Twój roczny obrót z takich transakcji (łącznie w UE) nie przekroczy 10 000 euro, możesz nadal rozliczać VAT w swoim kraju — w Polsce. Jednak po przekroczeniu tego progu zaczynasz rozliczać VAT w krajach konsumpcji, czyli tam, gdzie znajdują się Twoi klienci.
Tu z pomocą przychodzi system OSS (One Stop Shop), który pozwala Ci uniknąć osobnych rejestracji w każdym kraju. Zamiast rejestrować się w Belgii, Francji czy Włoszech, możesz rozliczać całą unijną sprzedaż B2C w jednym kwartalnym zeznaniu VAT OSS w Polsce.
Jednak ważna zasada: OSS nie zastępuje lokalnej rejestracji, jeśli masz zapasy w danym kraju. Jeśli Twoje towary są fizycznie w Belgii (np. w magazynie FBA), nie możesz rozliczać się tylko przez OSS — i tak musisz posiadać belgijski numer VAT.
Próg 25 000 euro dla belgijskich przedsiębiorców i nowy reżim SME
W Belgii obowiązuje tzw. franczyza VAT dla drobnych przedsiębiorców, która pozwala firmom z siedzibą w Belgii nie rejestrować się dla VAT, dopóki ich roczny obrót nie przekroczy 25 000 euro. To lokalny system uproszczony – w praktyce oznacza, że belgijscy przedsiębiorcy poniżej tego limitu nie muszą naliczać VAT ani składać deklaracji.
Od 2025 roku jednak wchodzi w życie nowy unijny reżim SME VAT, który rozszerza tę zasadę na firmy z innych krajów UE. Oznacza to, że przedsiębiorca z innego państwa członkowskiego (np. z Polski) będzie mógł również korzystać z uproszczenia, jeśli:
– jego łączny obrót w całej UE nie przekroczy 100 000 euro rocznie
– sprzedaż w Belgii nie przekroczy 25 000 euro
To nowe rozwiązanie, które ma ułatwić życie mikroprzedsiębiorcom, ale nie dotyczy sytuacji, gdy przechowujesz zapasy w Belgii (np. przez FBA). Wtedy standardowa rejestracja VAT pozostaje obowiązkowa.
Obowiązki dla sprzedawców spoza Unii Europejskiej
Jeśli prowadzisz firmę spoza UE — np. w Wielkiej Brytanii, USA czy Kanadzie — i sprzedajesz swoje towary belgijskim klientom przez Amazon, również możesz podlegać belgijskiemu VAT.
Jeśli wysyłasz towary z terytorium UE do Belgii, możesz rozliczać sprzedaż przez Union OSS, o ile nie trzymasz zapasów w Belgii. To wygodne rozwiązanie, które eliminuje konieczność lokalnej rejestracji VAT w Belgii.
Jeśli jednak Twoje towary znajdują się w belgijskim magazynie Amazonu, musisz zarejestrować się lokalnie — bez względu na to, czy jesteś z UE, czy nie.
Dla sprzedawców spoza UE obowiązuje też wymóg ustanowienia przedstawiciela podatkowego. To belgijska firma lub doradca podatkowy, który odpowiada solidarnie za Twoje zobowiązania wobec belgijskiego urzędu. W praktyce przedstawiciele wymagają od swoich klientów gwarancji lub depozytu zabezpieczającego, ale wysokość tej kaucji nie jest określona przepisami — to kwestia umowna, uzależniona od skali działalności i ryzyka.
Jeżeli sprzedajesz towary spoza UE bezpośrednio do Belgii (np. z Wielkiej Brytanii czy Chin), możesz skorzystać z IOSS (Import One Stop Shop), jeśli wartość pojedynczej przesyłki nie przekracza 150 euro. IOSS jest opcjonalny, ale bardzo praktyczny — pozwala pobrać VAT od klienta już w momencie sprzedaży i uniknąć opóźnień przy imporcie. Jeśli nie korzystasz z IOSS, VAT zostanie pobrany przez operatora logistycznego (np. FedEx lub DHL) w momencie przekroczenia granicy.
Przykłady praktyczne
Załóżmy, że prowadzisz firmę w Polsce i korzystasz z programu Pan-European FBA. Amazon przenosi część Twojego asortymentu do magazynu w Belgii, aby skrócić czas dostawy. W tym momencie musisz być zarejestrowany dla VAT w Belgii — nawet jeśli nie sprzedajesz jeszcze bezpośrednio belgijskim klientom. Sam fakt przechowywania towaru w tym kraju uruchamia obowiązki podatkowe.
Inny przykład: Twoje towary są w magazynie w Polsce, ale sprzedajesz belgijskim klientom detalicznym (B2C). Gdy Twoja łączna sprzedaż w UE przekroczy 10 000 euro, możesz rozliczać belgijski VAT za pomocą systemu OSS — bez konieczności rejestracji w Belgii.
Jeśli natomiast prowadzisz firmę z Wielkiej Brytanii i wysyłasz towary z Niemiec do Belgii, możesz również korzystać z OSS, o ile nie przechowujesz zapasów w Belgii. Dopiero gdy Amazon zdecyduje się przenieść Twoje towary do belgijskiego centrum logistycznego, powstanie obowiązek rejestracji VAT w Belgii.
Wreszcie, jeśli wysyłasz towary z kraju spoza UE bezpośrednio do belgijskiego konsumenta, możesz (ale nie musisz) korzystać z IOSS. W przeciwnym razie VAT zostanie pobrany przez kuriera lub belgijską administrację przy imporcie.
Obowiązki VAT przy korzystaniu z Amazon FBA
Korzystanie z Amazon FBA to ogromne ułatwienie logistyczne – Amazon zajmuje się magazynowaniem, pakowaniem i wysyłką Twoich produktów. Ale z punktu widzenia podatków ta wygoda ma swoją cenę. Amazon zarządza Twoim zapasem towarów w całej Unii Europejskiej, a każde jego przemieszczenie ma konsekwencje dla VAT. W praktyce system FBA tworzy obowiązki rejestracyjne w kilku krajach, często bez Twojego udziału.
Jak działa system magazynów Pan-European FBA i jego skutki podatkowe
Program Pan-European FBA pozwala Amazonowi przechowywać Twoje towary w różnych krajach UE i automatycznie wysyłać je z najbliższego magazynu do klienta. Nie musisz decydować, gdzie trafi Twój zapas — platforma robi to za Ciebie.
Z punktu widzenia przepisów VAT każde takie fizyczne przemieszczenie towarów pomiędzy krajami UE jest traktowane jak nietransakcyjne przemieszczenie własnych towarów (ang. non-transactional movement of own goods). To nie jest sprzedaż w sensie handlowym, ale fikcyjna transakcja podatkowa — w jednym kraju powstaje fikcyjna wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), a w drugim fikcyjne wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT).
Zgodnie z art. 17 dyrektywy VAT 2006/112/WE i wytycznymi belgijskiego urzędu skarbowego (SPF Finances – Administration de la TVA), taka „dostawa” i „nabycie” muszą być wykazane w deklaracjach VAT. Nie ma znaczenia, że w rzeczywistości to wciąż Twoje towary i nie nastąpiła żadna faktyczna sprzedaż – fiskus traktuje to jak operację wymagającą rozliczenia podatkowego.
W praktyce wygląda to tak:
– w kraju, z którego towar został wysłany (np. Niemcy), wykazujesz WDT ze stawką 0%,
– w kraju, do którego towar trafił (np. Belgia), wykazujesz WNT, czyli VAT należny od wartości tych towarów.
W Belgii WNT wpisuje się do deklaracji VAT w polach 82–83, natomiast WDT (czyli dostawy z Belgii do innych krajów UE) wykazuje się zarówno w deklaracji VAT, jak i w EC Sales List (listing intracommunautaire), składanym przez portal Intervat.
To oznacza, że jeśli Amazon przemieści część Twoich zapasów z Niemiec do Belgii, powstaje obowiązek:
– posiadania belgijskiego numeru VAT,
– składania tam deklaracji VAT,
– raportowania WDT i WNT,
– oraz (w niektórych przypadkach) składania raportów Intrastat.
Amazon nie wykonuje tych rozliczeń za Ciebie. Platforma jedynie udostępnia raporty, z których musisz samodzielnie (lub z pomocą doradcy) przygotować deklaracje. Najważniejsze z nich to FBA Inventory Event Detail Report oraz FBA Inventory Movement Report – to właśnie tam znajdziesz informacje o wszystkich przemieszczeniach Twoich zapasów między magazynami w różnych krajach.
„Nietransakcyjne przemieszczenia towarów” – jak to rozliczać
Z formalnego punktu widzenia każde przesunięcie Twoich towarów w ramach FBA to „nietransakcyjna” dostawa i nabycie towarów wewnątrz UE. Zasada jest prosta:
- Kraj wysyłki (np. Polska lub Niemcy) – wykazujesz WDT (ze stawką 0%), jeśli masz numer VAT w tym kraju.
- Kraj odbioru (np. Belgia) – wykazujesz WNT, czyli VAT należny, który w Belgii wynosi 21% (może być niższy, jeśli to towary objęte stawką obniżoną).
Podatek należny i naliczony z tytułu WNT zwykle się równoważą, więc nie ma faktycznej płatności do urzędu, ale transakcję trzeba obowiązkowo wykazać w deklaracji VAT.
W Belgii nie ma progu zwolnienia dla takich przemieszczeń – nawet mikroprzedsiębiorca musi je raportować. Jedynie belgijscy rezydenci mogą korzystać z krajowego zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców (do 25 000 € rocznie), jednak to zwolnienie nie dotyczy zagranicznych sprzedawców Amazon FBA.
Raporty Intrastat – progi i obowiązki
Oprócz deklaracji VAT, niektóre firmy muszą również składać raporty Intrastat. Nie jest to dokument podatkowy, lecz statystyczny – służy belgijskiemu urzędowi statystycznemu (Statbel) do monitorowania przepływu towarów w handlu wewnątrzunijnym.
Obowiązek Intrastat pojawia się, gdy łączna wartość przywozów lub wysyłek przekroczy określony próg.
Od 2025 roku obowiązują progi:
– 1 500 000 € dla przywozów,
– 1 500 000 € dla wysyłek,
z uproszczonym progiem 400 000 € dla firm objętych podstawowym raportowaniem.
W praktyce większość mniejszych sprzedawców FBA nie przekracza tych wartości, ale firmy o dużym wolumenie towarów między magazynami Amazonu mogą zostać objęte obowiązkiem Intrastat. Wtedy raporty składa się miesięcznie, również za pomocą platformy Intervat.
Dlaczego jedna rejestracja VAT nie wystarczy dla wielu krajów
Wielu początkujących sprzedawców pyta, czy wystarczy rejestracja VAT w jednym kraju — na przykład w Niemczech, gdzie Amazon ma największe magazyny. Niestety, odpowiedź jest jednoznaczna: nie wystarczy.
Zgodnie z zasadą miejsca opodatkowania dostaw towarów określoną w art. 32 i 33 dyrektywy VAT, każda dostawa podlega VAT tam, gdzie towar znajduje się w momencie sprzedaży lub przechowywania. To oznacza, że jeśli Twoje produkty są fizycznie w Belgii, to Belgia ma prawo do poboru VAT od tej sprzedaży.
VAT OSS (One Stop Shop) ułatwia rozliczanie sprzedaży B2C na odległość, ale nie obejmuje przechowywania zapasów. Dlatego OSS nie zastępuje lokalnej rejestracji VAT w krajach, gdzie magazynujesz towary.
Jeśli korzystasz z programu Pan-European FBA, Twoje towary mogą w każdej chwili zostać przeniesione do Belgii, Francji, Włoch, Hiszpanii czy Holandii. Każdy z tych krajów wymaga osobnego numeru VAT, a więc osobnej rejestracji i deklaracji.
To może wydawać się biurokratyczne, ale w rzeczywistości jest to logiczne — każdy kraj członkowski traktuje towar znajdujący się na swoim terytorium jako objęty jego systemem podatkowym. Dlatego Amazon wymaga, byś w Seller Central miał aktywny numer VAT dla każdego kraju, w którym platforma przechowuje Twoje zapasy.
Brak rejestracji VAT w kraju magazynowania to poważne naruszenie przepisów i ryzyko sankcji. Amazon, jako operator platformy, jest zobowiązany do weryfikowania zgodności sprzedawców z przepisami VAT — jeśli nie podasz belgijskiego numeru VAT, może to skończyć się blokadą konta lub wyłączeniem z programu Pan-EU FBA.
Z perspektywy małej firmy najlepszym podejściem jest więc planowanie ekspansji z wyprzedzeniem. Jeśli wiesz, że Twoje towary mogą trafić do Belgii, Francji czy Włoch, rozpocznij proces rejestracji VAT wcześniej. Pozwoli Ci to uniknąć przestojów, stresu i niepotrzebnych kosztów.
W skrócie:
Pan-European FBA to potężne narzędzie sprzedażowe, ale z podatkowego punktu widzenia wymaga ostrożności. Każde przemieszczenie zapasów między krajami UE tworzy fikcyjne WDT/WNT, które muszą być rozliczone w deklaracjach VAT. Amazon nie zrobi tego za Ciebie. Jedna rejestracja VAT nie wystarczy — musisz mieć ich tyle, w ilu krajach fizycznie znajdują się Twoje towary.
To może wydawać się skomplikowane, ale świadomość tych zasad to klucz do prowadzenia legalnego i spokojnego biznesu FBA w Europie.
Stawki VAT w Belgii
System VAT w Belgii jest oparty na czterech głównych stawkach: 21%, 12%, 6% i 0%. Każda z nich dotyczy innych kategorii produktów lub usług, a ich właściwe zastosowanie ma kluczowe znaczenie w działalności e-commerce. Dla sprzedawców Amazon FBA, którzy prowadzą transgraniczną sprzedaż w ramach Unii Europejskiej, znajomość belgijskich stawek VAT to nie tylko obowiązek, ale również kwestia strategiczna — ma wpływ na ceny, marże i zgodność z przepisami.
Stawka standardowa 21%
Podstawowa stawka VAT w Belgii wynosi dwadzieścia jeden procent i obejmuje zdecydowaną większość towarów i usług dostępnych na rynku. Właśnie ta stawka będzie miała zastosowanie w większości przypadków sprzedaży przez Amazon FBA. Dotyczy produktów konsumpcyjnych takich jak elektronika, ubrania, kosmetyki, meble, sprzęt RTV i AGD, zabawki, akcesoria domowe czy narzędzia. Stawką 21% objęte są również wszelkiego rodzaju usługi cyfrowe, w tym sprzedaż oprogramowania, aplikacji, kursów online, e-learningu i streamingu.
Dla sprzedawców e-commerce stawka ta jest domyślna. W praktyce oznacza to, że jeśli nie masz pewności, czy Twój produkt znajduje się na liście towarów objętych preferencją, zawsze należy przyjąć dwadzieścia jeden procent. To najbezpieczniejsze rozwiązanie, dopóki nie uzyskasz potwierdzenia od belgijskiego urzędu skarbowego (Service Public Fédéral Finances) lub doradcy podatkowego, że możesz zastosować stawkę obniżoną.
Stawka obniżona 12%
Belgijska stawka dwunastoprocentowa ma bardziej ograniczony zakres i odnosi się do dóbr oraz usług o charakterze społecznym i infrastrukturalnym. Obejmuje ona głównie usługi gastronomiczne, takie jak serwowanie posiłków w restauracjach, catering czy sprzedaż gotowych dań na wynos. Dotyczy także dostaw energii elektrycznej, gazu i ciepła przeznaczonych do użytku domowego oraz wybranych produktów rolnych i materiałów wykorzystywanych w budownictwie społecznym.
W kontekście e-commerce i Amazon FBA stawka 12% pojawia się rzadko, ponieważ dotyczy przede wszystkim usług świadczonych lokalnie. Nie obejmuje ona sprzętu gastronomicznego ani produktów spożywczych, które podlegają niższej stawce 6%. W praktyce można ją spotkać jedynie wtedy, gdy sprzedawca oferuje gotowe posiłki dostarczane w ramach lokalnej działalności w Belgii.
Stawka obniżona 6%
Najniższa obniżona stawka VAT w Belgii wynosi sześć procent i obejmuje towary oraz usługi uznawane za podstawowe dla życia codziennego. To stawka, która ma największe znaczenie społeczne i dotyczy większości produktów spożywczych — pieczywa, mięsa, ryb, nabiału, owoców, warzyw czy wody pitnej. Obejmuje również książki, gazety, e-booki, produkty farmaceutyczne i medyczne, sprzęt ortopedyczny i rehabilitacyjny, transport pasażerski, usługi hotelarskie i noclegowe, wydarzenia kulturalne oraz sportowe.
W Belgii nie istnieje rozróżnienie między żywnością a gotowymi daniami pod względem stawek VAT — wszystkie towary spożywcze podlegają stawce sześć procent, natomiast usługi gastronomiczne objęte są stawką dwunastoprocentową. To ważne rozróżnienie, które warto zapamiętać, zwłaszcza jeśli planujesz sprzedaż artykułów spożywczych lub dietetycznych.
Od kilku lat Belgia stosuje również jednolitą stawkę VAT dla książek drukowanych i elektronicznych. Oznacza to, że sprzedawcy e-booków, audiobooków czy publikacji cyfrowych rozliczają VAT na tych samych zasadach, co wydawcy publikacji papierowych. Warto jednak wiedzieć, że produkty dietetyczne, suplementy diety i żywność funkcjonalna mogą być traktowane różnie — w zależności od ich klasyfikacji w belgijskim Tarif des Taxes sur la Valeur Ajoutée (tzw. TVA Tariefboek) mogą podlegać zarówno stawce sześciu, jak i dwudziestu jeden procent.
Stawka zerowa 0%
Stawka zerowa w Belgii, czyli 0%, ma bardzo ograniczone zastosowanie i jest zarezerwowana dla transakcji o charakterze eksportowym lub międzynarodowym. Dotyczy sprzedaży towarów poza Unię Europejską — na przykład do Wielkiej Brytanii, Norwegii czy Szwajcarii — a także wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów do innych państw członkowskich Unii, które formalnie również są opodatkowane stawką 0% (z prawem do odliczenia podatku naliczonego).
W tej grupie znajdują się również dostawy związane z transportem międzynarodowym, sprzedaż towarów na rzecz organizacji międzynarodowych oraz niektóre publikacje prasowe, w tym gazety codzienne i periodyki wydawane co najmniej raz w miesiącu, pod warunkiem że spełniają one kryteria informacyjne, a nie reklamowe.
Dla sprzedawców Amazon FBA stawka 0% ma znaczenie w przypadku wysyłki towarów z belgijskiego magazynu Amazonu do klientów spoza Unii Europejskiej. Aby można było ją zastosować, konieczne jest posiadanie pełnego dowodu wywozu towaru z UE — najczęściej w formie dokumentu MRN (Movement Reference Number) z belgijskiego zgłoszenia celnego. Bez takiego potwierdzenia sprzedaż nie może zostać uznana za eksport opodatkowany stawką zerową.
Znaczenie stawek VAT dla sprzedaży Amazon FBA
Znajomość belgijskich stawek VAT to nie tylko kwestia formalności. Dla sprzedawców FBA wpływa ona bezpośrednio na politykę cenową i marżę. Niewłaściwe zastosowanie stawki może prowadzić do niedopłaty podatku i konieczności korekt w deklaracjach, a w niektórych przypadkach nawet do kar finansowych. Z drugiej strony, stosowanie zbyt wysokiej stawki może sprawić, że Twoje produkty staną się droższe i mniej konkurencyjne.
W praktyce większość sprzedawców Amazon FBA z Polski stosuje stawkę dwadzieścia jeden procent jako domyślną, dopóki nie uzyskają pewności, że dany produkt kwalifikuje się do niższego opodatkowania. Belgijski urząd skarbowy regularnie aktualizuje wytyczne dotyczące klasyfikacji towarów, dlatego warto śledzić komunikaty Service Public Fédéral Finances, zwłaszcza jeśli działasz w sektorach takich jak żywność ekologiczna, suplementy, farmaceutyki czy publikacje cyfrowe.
Podsumowując, Belgia stosuje cztery stawki VAT: 21%, 12%, 6% i 0%. Stawka podstawowa obejmuje większość towarów, stawki obniżone odnoszą się do żywności, kultury, zdrowia i usług społecznych, a stawka zerowa do eksportu i dostaw międzynarodowych. Dla sprzedawcy Amazon FBA kluczowe jest nie tylko ich rozróżnienie, ale i umiejętność prawidłowego przypisania produktu do odpowiedniej kategorii. To proste narzędzie, które w praktyce decyduje o bezpieczeństwie podatkowym i przewadze konkurencyjnej na rynku belgijskim.
Procedura rejestracji VAT w Belgii
Rejestracja VAT w Belgii to obowiązek, który dotyczy każdego sprzedawcy korzystającego z magazynów Amazon FBA na terytorium Belgii lub prowadzącego tam sprzedaż lokalną. Momentem, w którym powstaje obowiązek rejestracji, nie jest pierwsza sprzedaż, lecz fizyczne przemieszczenie towaru do belgijskiego magazynu. To zasada, która obowiązuje niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę w jednym z krajów Unii Europejskiej, czy poza nią. Procedura jest w pełni zdalna, choć jej przebieg różni się w zależności od siedziby przedsiębiorcy.
Rejestracja dla firm z Unii Europejskiej
Firmy zarejestrowane w krajach Unii Europejskiej mogą dokonać rejestracji VAT w Belgii bez pośrednictwa przedstawiciela podatkowego. Proces ten odbywa się za pośrednictwem portalu MyMinfin, na którym należy wypełnić formularz 604A – oficjalny wniosek o rejestrację do VAT. Formularz ten wymaga podania podstawowych informacji o firmie, jej działalności, strukturze właścicielskiej, a także o rodzaju prowadzonej sprzedaży. W przypadku przedsiębiorców korzystających z Amazon FBA trzeba jasno wskazać, że działalność obejmuje przechowywanie i sprzedaż towarów za pośrednictwem platformy e-commerce.
Wniosek składany przez MyMinfin trafia następnie do Centre Etranger de Bruxelles (Bureau Etrangers) – specjalnego oddziału belgijskiej administracji podatkowej zajmującego się podmiotami zagranicznymi. To właśnie tam odbywa się finalna weryfikacja i nadanie numeru VAT. Choć proces w dużej mierze przebiega elektronicznie, urząd może poprosić o dodatkowe dokumenty potwierdzające rzeczywistą działalność gospodarczą.
Belgijski numer VAT ma format BE0XXXXXXXXX, czyli prefiks BE i dziesięć cyfr, z zerem na początku. Numer ten pojawia się w systemie VIES po aktywacji przez urząd skarbowy – dopiero wtedy jest uznawany za ważny w obrocie wewnątrzunijnym i może zostać wprowadzony do Amazon Seller Central. Warto pamiętać, że belgijska administracja nie wystawia już papierowych potwierdzeń rejestracji – status nadania numeru można sprawdzić jedynie online, w bazie VIES.
Rejestracja VAT poprzez portal MyMinfin jest domyślną ścieżką dla firm unijnych, natomiast papierowe wnioski są przyjmowane tylko w wyjątkowych sytuacjach, takich jak brak dostępu do internetu czy problemy techniczne z platformą. Po zakończeniu procesu przedsiębiorca automatycznie uzyskuje dostęp do urzędowej skrzynki eBox, w której pojawiają się wszystkie komunikaty z belgijskiego urzędu skarbowego.
Rejestracja dla firm spoza Unii Europejskiej
Firmy spoza Unii Europejskiej są zobowiązane do wyznaczenia przedstawiciela podatkowego w Belgii, zwanego représentant fiscal lub fiscaal vertegenwoordiger. Jest to osoba lub firma posiadająca specjalne uprawnienia wydane przez belgijskie Ministerstwo Finansów. Przedstawiciel działa w imieniu przedsiębiorcy wobec administracji skarbowej, odpowiada solidarnie za poprawność deklaracji VAT i kontaktuje się z urzędem w jego imieniu.
To przedstawiciel podatkowy składa formularz 604A w imieniu firmy i koordynuje cały proces rejestracji. Urząd może wymagać od niego dodatkowych dokumentów potwierdzających legalność współpracy i zakres odpowiedzialności. W praktyce przedstawiciele podatkowi często żądają zabezpieczenia finansowego – zazwyczaj jest to depozyt lub gwarancja bankowa odpowiadająca około dziesięciu procentom szacowanego rocznego zobowiązania VAT. Wysokość tej gwarancji nie wynika z przepisów prawa, lecz z indywidualnej oceny ryzyka przez przedstawiciela. Część kancelarii dopuszcza zastąpienie kaucji gwarancją bankową lub innym formą zabezpieczenia, co pozwala uniknąć blokowania środków na rachunku.
Rejestracja dla firm spoza UE również odbywa się przez Centre Etranger de Bruxelles, którego adres to North Galaxy Tower, Boulevard du Roi Albert II 33, bte 42, 1030 Bruxelles. Urząd ten jest centralnym punktem kontaktu dla wszystkich zagranicznych przedsiębiorców, a zapytania można kierować również drogą mailową na adres foreignregistration@minfin.fed.be.
Po pozytywnej weryfikacji przedsiębiorca otrzymuje belgijski numer VAT w formacie BE0XXXXXXXXX, który staje się aktywny po wprowadzeniu do systemu VIES. Dopiero wtedy możliwe jest dodanie numeru do konta Amazon i aktywacja sprzedaży w ramach programu Pan-European FBA.
Wymagana dokumentacja
Do rejestracji VAT w Belgii wymagany jest zestaw dokumentów potwierdzających istnienie i aktywność przedsiębiorstwa. Belgijski urząd kładzie duży nacisk na wykazanie realnej działalności gospodarczej, dlatego sam wpis do rejestru handlowego nie wystarcza.
Standardowy pakiet dokumentów obejmuje aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców w kraju siedziby firmy, certyfikat VAT potwierdzający rejestrację w państwie macierzystym, kopię dokumentu tożsamości właściciela lub osoby upoważnionej do reprezentacji, a także dowód adresu siedziby – na przykład fakturę za media lub dokument rejestrowy spółki. Konieczne jest również dołączenie dowodów potwierdzających prowadzenie rzeczywistej działalności handlowej. W przypadku sprzedawców Amazon FBA są to zwykle zrzuty ekranu z konta Amazon Seller Central, raporty o ruchu towarów FBA, faktury zakupowe lub potwierdzenia dostaw do magazynów Amazonu.
Czas oczekiwania na rejestrację
Czas rozpatrzenia wniosku o rejestrację VAT zależy od rodzaju przedsiębiorstwa i jakości dostarczonej dokumentacji. W przypadku firm unijnych proces trwa zwykle od czterech do sześciu tygodni, a w przypadku podmiotów spoza UE może wydłużyć się nawet do dwunastu tygodni. Urząd zastrzega sobie prawo do weryfikacji danych lub wezwania do uzupełnienia dokumentacji, co może nieco opóźnić rejestrację.
Rejestracja zostaje zakończona w momencie aktywacji numeru w systemie VIES. Od tego momentu przedsiębiorca może rozliczać belgijski VAT i składać deklaracje. W Belgii wszystkie deklaracje VAT oraz inne raporty podatkowe, takie jak EC Sales List czy Intrastat, składa się elektronicznie za pomocą platformy Intervat. To również przez Intervat odbywa się komunikacja z administracją w zakresie korekt i płatności podatku.
Najczęstsze błędy przy rejestracji
Najwięcej problemów powodują błędy formalne w dokumentach. Często spotykanym przypadkiem jest brak aktualnego certyfikatu VAT lub niepełne informacje w formularzu 604A, szczególnie w części dotyczącej rodzaju działalności. Urząd wymaga precyzyjnego określenia, że przedsiębiorca prowadzi sprzedaż za pośrednictwem Amazon FBA i przechowuje towary w belgijskim magazynie. Brak tego zapisu może skutkować odrzuceniem wniosku lub koniecznością jego ponownego złożenia.
Drugim częstym błędem jest zbyt późne rozpoczęcie procedury rejestracji. Wielu przedsiębiorców rozpoczyna sprzedaż lub przesyła towar do belgijskiego magazynu przed uzyskaniem numeru VAT, co formalnie stanowi naruszenie przepisów. Belgijski fiskus uznaje bowiem obowiązek rejestracji za powstały w momencie, gdy towary przekraczają granicę i trafiają do magazynu na terytorium kraju.
Niektórzy przedsiębiorcy popełniają też błąd przy wyborze przedstawiciela podatkowego. Tylko doradca lub firma zatwierdzona przez belgijskie Ministerstwo Finansów może pełnić funkcję oficjalnego représentant fiscal. Współpraca z osobą nieuprawnioną powoduje automatyczne odrzucenie wniosku.
Wreszcie warto pamiętać, że numer VAT musi być aktywny w systemie VIES, aby Amazon uznał go za ważny. Brak aktywacji numeru lub jego błędne wprowadzenie do Seller Central może skutkować zawieszeniem konta lub wyłączeniem z programu Pan-European FBA.
Rejestracja VAT w Belgii nie jest trudna, ale wymaga dokładności, cierpliwości i świadomości, że administracja podatkowa w tym kraju przykłada dużą wagę do formalności. Dobrze przeprowadzony proces daje pewność zgodności z prawem i otwiera drzwi do sprzedaży w jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się rynków e-commerce w Europie.
Raportowanie i płatności VAT w Belgii
Belgijski system rozliczania VAT należy do najbardziej zintegrowanych cyfrowo w Unii Europejskiej. Od 2024 roku wszystkie procesy związane z deklarowaniem, płatnością i komunikacją urzędową odbywają się wyłącznie online. Papierowe formularze zostały całkowicie wycofane, a przedsiębiorcy korzystają z trzech głównych narzędzi: portalu MyMinfin do rejestracji, platformy Intervat do składania deklaracji i list sprzedaży oraz systemu eBox, który pełni funkcję elektronicznej skrzynki odbiorczej do kontaktu z urzędem.
Harmonogram raportowania: miesięczny i kwartalny
Belgijskie przepisy przewidują dwa tryby raportowania VAT – miesięczny i kwartalny. Tryb miesięczny jest obowiązkowy dla przedsiębiorców, których roczny obrót przekracza dwa i pół miliona euro. To rozwiązanie dotyczy głównie dużych podmiotów e-commerce i sprzedawców korzystających z modelu Pan-European FBA, u których liczba transakcji w ciągu roku jest wysoka.
Mniejsze przedsiębiorstwa, których obrót nie przekracza tego progu, mogą korzystać z trybu kwartalnego. Wówczas deklaracja obejmuje trzy kolejne miesiące, a VAT należny rozlicza się zbiorczo. W praktyce oznacza to mniejszą częstotliwość sprawozdań, ale nie mniejszą odpowiedzialność. Belgijski urząd skarbowy zachowuje prawo do cofnięcia uprawnienia do kwartalnego raportowania, jeśli kwota VAT należnego przekroczy pięćdziesiąt tysięcy euro w ciągu kwartału.
Zarówno miesięczne, jak i kwartalne deklaracje VAT muszą być składane terminowo, a belgijska administracja finansowa traktuje nawet jednodniowe opóźnienia jako formalne naruszenie obowiązku podatkowego.
Nowe terminy obowiązujące od 2025 roku
Od stycznia 2025 roku weszły w życie nowe terminy składania deklaracji i płatności VAT. Dla przedsiębiorców raportujących miesięcznie termin upływa do dwudziestego dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że deklarację za styczeń należy złożyć i opłacić do 20 lutego, za luty – do 20 marca i tak dalej.
W przypadku przedsiębiorców rozliczających się kwartalnie termin został wydłużony – deklarację należy złożyć do dwudziestego piątego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Zmiana ta, wprowadzona rozporządzeniem królewskim z marca 2025 roku, ma na celu ułatwienie przygotowania danych księgowych i poprawę terminowości raportowania.
Przesuwanie terminów i sankcje za opóźnienia
Wbrew pojawiającym się wątpliwościom Belgia nie zniosła automatycznego przesuwania terminów. Nadal obowiązuje zasada, że jeśli dzień składania deklaracji lub płatności przypada na weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Regulują to artykuł 53 Kodeksu VAT oraz ustawa z 10 czerwca 1999 roku o terminach podatkowych.
Jednocześnie belgijski urząd skarbowy zaostrzył zasady egzekwowania terminowości. Nawet jednodniowe opóźnienie w płatności lub złożeniu deklaracji skutkuje naliczeniem odsetek za zwłokę w wysokości 0,8% miesięcznie. Dodatkowo urząd może nałożyć karę administracyjną w wysokości od 100 do 1000 euro, w zależności od częstotliwości i powtarzalności naruszeń.
Dla przedsiębiorców działających w modelu Amazon FBA oznacza to, że wszelkie procesy związane z raportowaniem VAT powinny być zautomatyzowane lub zlecane zewnętrznym księgowym, aby uniknąć opóźnień.
Portal Intervat – składanie deklaracji
Wszystkie deklaracje VAT w Belgii muszą być składane elektronicznie za pośrednictwem platformy Intervat, dostępnej na stronie belgijskiego Ministerstwa Finansów. Intervat umożliwia składanie deklaracji VAT oraz raportów EC Sales List (list sprzedaży wewnątrzwspólnotowych), natomiast raporty Intrastat przesyła się osobno przez platformę OneGate, zarządzaną przez belgijski urząd statystyczny Statbel.
Do systemu Intervat można zalogować się przy użyciu belgijskiego identyfikatora elektronicznego eID lub europejskiego systemu eIDAS. Od początku 2024 roku Belgia zrezygnowała z logowania przez certyfikaty zewnętrzne takie jak Isabel czy Globalsign, pozostawiając wyłącznie te dwa bezpieczne sposoby uwierzytelniania.
Po zalogowaniu przedsiębiorca wybiera odpowiedni okres rozliczeniowy, wprowadza dane sprzedażowe i zakupowe oraz zatwierdza deklarację. System automatycznie generuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, które należy zachować w dokumentacji. Po zatwierdzeniu deklaracji należy dokonać płatności VAT na rachunek belgijskiego Ministerstwa Finansów. W tytule przelewu trzeba wpisać tzw. communication structurée, czyli unikalny numer referencyjny przypisany do danej deklaracji – tylko wtedy płatność zostanie prawidłowo zaksięgowana.
Wszystkie korekty, zwroty i raporty dodatkowe również przesyła się przez Intervat, co czyni go centralnym punktem komunikacji między przedsiębiorcą a belgijskim urzędem podatkowym.
API i cyfrowe raportowanie – nadchodzące zmiany
Belgijski system podatkowy znajduje się w trakcie kolejnej fazy cyfrowej transformacji. W czwartym kwartale 2025 roku ma rozpocząć się pilotażowy program API Intervat, który pozwoli wybranym biurom księgowym na przesyłanie deklaracji VAT bezpośrednio z oprogramowania finansowego. Pełna dostępność API dla wszystkich przedsiębiorców jest planowana na drugą połowę 2026 roku.
Równolegle Belgia przygotowuje się do wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w formacie Peppol BIS 3.0. System ten zostanie wprowadzony etapowo – od 1 lipca 2025 roku będzie obowiązywał dla dużych przedsiębiorstw o rocznym obrocie przekraczającym dziewięć milionów euro, a od 1 stycznia 2026 roku obejmie wszystkich podatników dokonujących transakcji B2B.
E-faktury będą przesyłane przez sieć Peppol, w standardzie UBL 2.1, a dane z nich zostaną automatycznie zintegrowane z systemem Intervat. W praktyce oznacza to, że transakcje będą rejestrowane w czasie rzeczywistym, a deklaracje VAT będą w przyszłości częściowo wypełniane automatycznie.
Cyfrowe obowiązki i perspektywa dla sprzedawców Amazon FBA
Dla sprzedawców Amazon FBA nowe zasady oznaczają nie tylko większą przejrzystość, ale też większą odpowiedzialność. Belgia stopniowo przekształca system VAT w ekosystem w pełni cyfrowy, w którym błędy ludzkie będą coraz trudniejsze do popełnienia, ale również trudniejsze do ukrycia.
Aby uniknąć sankcji i zachować płynność rozliczeń, warto zsynchronizować systemy sprzedaży i księgowości z wymogami belgijskiej administracji. Regularne składanie deklaracji w Intervat, monitorowanie numerów referencyjnych płatności i przygotowanie się do wdrożenia Peppol BIS 3.0 staną się kluczowymi elementami działania na rynku belgijskim w nadchodzących latach.
W efekcie pełna cyfryzacja belgijskiego VAT nie tylko porządkuje obowiązki przedsiębiorców, ale też wyznacza nowy standard dla całej Unii Europejskiej — standard, w którym dane sprzedażowe, faktury i rozliczenia podatkowe stają się jednym, spójnym systemem.
Wymogi Amazonu dotyczące numeru VAT
Amazon traktuje zgodność z VAT jako element infrastruktury sprzedażowej, a nie dodatkową formalność. Od uruchomienia Amazon.be w 2023 roku platforma wymaga, aby sprzedawca działający na rynku belgijskim posiadał aktywny numer VAT w Belgii albo rozliczał sprzedaż przez system OSS, o ile nie przechowuje zapasów na terytorium Belgii. W modelu Pan-European FBA, w którym Amazon rozprowadza towar między magazynami (w tym do centrum w okolicach Antwerpii), wymóg posiadania lokalnego numeru VAT jest bezdyskusyjny, bo samo składowanie uruchamia obowiązki w Belgii.
Gdzie i jak dodać numer VAT w Seller Central
Numer dodajesz po zalogowaniu do Amazon Seller Central w ustawieniach konta, w sekcji informacji o koncie, a następnie w module informacji o VAT. Wybierasz kraj Belgia, wpisujesz numer w formacie BE z dziesięcioma cyframi i zapisujesz zmianę. Amazon automatycznie wysyła zgłoszony numer do weryfikacji w systemie VIES, więc dopóki nie widnieje on jako aktywny w europejnej bazie, w panelu będzie miał status niezweryfikowany. Po potwierdzeniu w VIES status w Seller Central zmienia się na „verified”, a Twoje konto jest traktowane jako zgodne z wymogami belgijskiego VAT. Jeśli Amazon poprosi o dokumenty, trzymaj pod ręką potwierdzenie rejestracji z SPF Finances lub korespondencję potwierdzającą aktywację numeru.
Format belgijskiego numeru VAT (BE + 10 cyfr)
Belgijski numer VAT składa się z prefiksu BE oraz dziesięciu cyfr, najczęściej w układzie BE0XXXXXXXXX. Tego identyfikatora używasz na fakturach, w deklaracjach składanych przez Intervat i w każdej komunikacji dotyczącej transakcji na terytorium Belgii. W kontekście Amazona numer musi być widoczny i aktywny w VIES — sam wpis w Seller Central bez aktywacji w bazie unijnej nie wystarczy do uznania go za ważny.
Konsekwencje braku rejestracji – blokada konta i Pan-EU FBA
Brak aktywnego numeru VAT dla kraju, w którym przechowujesz towar lub sprzedajesz lokalnie, skutkuje ograniczeniami handlowymi. Amazon może zablokować ekspozycję ofert na Amazon.be, wyłączyć możliwość kierowania zapasów do belgijskich magazynów w ramach Pan-EU FBA oraz zastosować czasowe wstrzymanie wypłat środków do momentu uzupełnienia danych. Typowy „payment hold” pojawia się wtedy, gdy po wezwaniu do podania lub potwierdzenia numeru VAT minie trzydzieści dni, a numer nadal nie jest aktywny w VIES. Platforma nie „przelicza VAT na oko” w tle — jeśli brakuje ważnego numeru, ogranicza sprzedaż i rozliczanie dla danego kraju do czasu zakończenia weryfikacji.
Jak Amazon weryfikuje zgodność z przepisami
Weryfikacja przebiega wielowarstwowo. Najpierw sprawdzany jest format i status numeru w VIES. Równolegle system analizuje logistykę konta — lokalizacje magazynów FBA oraz przepływy zapasów. Jeśli algorytmy wykryją składowanie w Belgii bez numeru BE, konto dostaje flagę „non-compliant”, co uruchamia ograniczenia do czasu wyjaśnienia. Dodatkowo Amazon prowadzi okresowe kontrole w ramach programu VAT Services on Amazon, podczas których może zażądać kopii deklaracji, potwierdzeń płatności lub dokumentów rejestracyjnych. Rola platformy w nadzorze nie jest przypadkowa: wynika z przepisów unijnych, w szczególności z art. 14a dyrektywy VAT (w niektórych scenariuszach marketplace jest uznawany za dostawcę) oraz z dyrektywy DAC7, która nakłada na platformy obowiązek raportowania danych sprzedawców administracjom podatkowym. W praktyce Amazon składa coroczne raporty DAC7 obejmujące m.in. dane identyfikacyjne, obroty i numery VAT, które trafiają do właściwych urzędów, w tym do belgijskiego SPF Finances.
Wniosek dla sprzedawcy jest prosty: jeśli trzymasz zapasy w Belgii lub planujesz sprzedaż lokalną, uzyskaj numer BE z wyprzedzeniem i dodaj go w Seller Central zaraz po aktywacji w VIES. Jeśli sprzedajesz do Belgii wyłącznie na odległość z innego kraju UE i nie masz tam zapasów, możesz rozliczać VAT przez OSS, ale w chwili, gdy zapasy trafią do belgijskiego magazynu, OSS nie wystarczy — potrzebny będzie belgijski numer VAT. To najszybsza droga, by uniknąć blokad konta, przerw w sprzedaży i nerwowych korekt w rozliczeniach.
Faktury i nowe przepisy e-fakturowania
Belgia jako jeden z pierwszych krajów w Europie wdraża obowiązek pełnego e-fakturowania w obrocie między podatnikami VAT. Nowy system ma uszczelnić rozliczenia, zautomatyzować wymianę danych między przedsiębiorcami a urzędem skarbowym i docelowo całkowicie wyeliminować papierowy oraz PDF-owy obieg faktur. Dla sprzedawców Amazon FBA i firm e-commerce działających w Belgii oznacza to konieczność dostosowania procesów księgowych do wymogów Peppol BIS 3.0 jeszcze przed 2026 rokiem.
Obowiązkowe e-fakturowanie B2B od 1 stycznia 2026 r.
Zgodnie z ustawą z 23 maja 2024 roku o elektronicznym fakturowaniu między podatnikami VAT, od 1 stycznia 2026 roku wszystkie faktury B2B w Belgii będą musiały być wystawiane i przesyłane w formacie e-faktury strukturalnej. Dokumenty papierowe i faktury PDF utracą w obrocie B2B moc prawną — nie będą już uznawane za faktury VAT, a ich odbiorcy nie będą mogli odliczyć podatku naliczonego.
Proces wdrażania obowiązku został podzielony na dwa etapy. Od 1 lipca 2025 roku e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla największych przedsiębiorstw, których roczny obrót przekracza dziewięć milionów euro. Od 1 stycznia 2026 roku przepisy obejmą wszystkich pozostałych podatników VAT, w tym małe i średnie firmy oraz sprzedawców Amazon FBA działających w Belgii.
Wymogi techniczne – format i sieć Peppol BIS 3.0
Belgia przyjęła europejski standard Peppol BIS 3.0, oparty na formacie UBL 2.1 (Universal Business Language). Każda e-faktura musi zawierać zestandaryzowane pola — identyfikator sprzedawcy i nabywcy, numery VAT, daty wystawienia, kwoty netto i brutto, kody podatkowe oraz szczegółowy opis pozycji towarowych.
E-faktury będą przesyłane wyłącznie przez sieć Peppol, czyli bezpieczny system komunikacji między przedsiębiorstwami i administracją publiczną, już dziś stosowany w wielu krajach UE. Każdy podatnik musi posiadać własny identyfikator Peppol, który można uzyskać bezpośrednio od certyfikowanego dostawcy (access point provider) lub za pośrednictwem oprogramowania księgowego zintegrowanego z Peppol.
Wysłane przez Peppol faktury trafiają do centralnego systemu Mercurius, który udostępnia je belgijskiej administracji podatkowej. Dane z faktur są synchronizowane z urzędową bazą niemal w czasie rzeczywistym — maksymalnie w ciągu 24 godzin od wysyłki. Dzięki temu administracja otrzymuje pełny obraz obrotów między firmami, co umożliwi automatyczne dopasowanie danych fakturowych do deklaracji VAT.
Zgodnie z planem SPF Finances od 2027 roku dane z e-faktur będą automatycznie wykorzystywane do wstępnego wypełniania deklaracji VAT w systemie Intervat. To oznacza, że proces raportowania podatkowego stanie się w dużej mierze automatyczny — urząd sam zidentyfikuje kwoty podatku należnego i naliczonego na podstawie danych z Peppol.
Kary za brak zgodności
Ustawa przewiduje surowe kary finansowe za brak zgodności z przepisami o e-fakturowaniu. Wystawienie faktury w formacie niezgodnym z Peppol BIS 3.0 lub wysłanie jej poza siecią Peppol będzie traktowane jako naruszenie obowiązku podatkowego.
Pierwsze wykroczenie skutkuje grzywną w wysokości 1500 euro, drugie 3000 euro, a każde kolejne 5000 euro. Sankcje dotyczą zarówno sytuacji, gdy faktura w ogóle nie została wystawiona, jak i przypadków, gdy przedsiębiorca wysyłał ją w formacie PDF lub papierowym. Co więcej, faktura wystawiona w formie niezgodnej z wymogami nie będzie uznana za fakturę VAT, co pozbawia nabywcę prawa do odliczenia podatku naliczonego.
W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca — niezależnie od skali działalności — będzie musiał zaktualizować swoje systemy księgowe lub skorzystać z oprogramowania zintegrowanego z siecią Peppol. Dla firm działających w modelu Amazon FBA, które dokonują zakupów usług logistycznych, opakowań lub innych transakcji B2B w Belgii, wdrożenie tego rozwiązania jest obowiązkowe.
Sytuacja B2C – brak obowiązku e-faktur (na razie)
Warto podkreślić, że obowiązek e-fakturowania dotyczy wyłącznie transakcji między podatnikami VAT (B2B). Sprzedaż B2C, czyli do konsumentów, pozostaje na razie poza zakresem przepisów. Dla sprzedawców Amazon FBA oznacza to, że większość transakcji — tych skierowanych do klientów indywidualnych — nie wymaga wystawiania e-faktur w formacie Peppol.
Amazon sam generuje potwierdzenia sprzedaży dla klientów indywidualnych, które są wystarczające na potrzeby zakupu konsumenckiego. Jednak przedsiębiorcy sprzedający w modelu B2B w Belgii (np. hurtownie, sprzedawcy detaliczni dostarczający towary innym firmom) będą od 2026 roku zobowiązani do pełnego wdrożenia systemu e-fakturowania.
Belgijskie Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że po pełnym wdrożeniu e-fakturowania B2B przeanalizuje możliwość rozszerzenia systemu na transakcje B2C w latach 2027–2028, w ramach unijnej inicjatywy VAT in the Digital Age (ViDA). Celem byłoby wprowadzenie cyfrowych paragonów lub e-faktur konsumenckich, które zintegrowałyby wszystkie transakcje detaliczne z systemem VAT w czasie rzeczywistym.
Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu
Nowe przepisy nie są jedynie zmianą formatu dokumentów — to krok w stronę pełnej automatyzacji podatków w Belgii. Sieć Peppol i integracja z systemem Mercurius tworzą środowisko, w którym każda faktura, deklaracja i płatność podatkowa stanowią część jednego, spójnego procesu.
Dla sprzedawców Amazon FBA oznacza to, że faktury wystawiane belgijskim kontrahentom muszą być w pełni cyfrowe, przesyłane przez Peppol i zgodne z formatem UBL 2.1. Wdrożenie tego rozwiązania jeszcze przed końcem 2025 roku pozwoli uniknąć kar i zakłóceń w działalności, a jednocześnie przygotuje firmę na unijną reformę VAT w ramach programu ViDA.
W efekcie belgijski model stanie się prawdopodobnie wzorem dla całej Unii Europejskiej — systemem, w którym faktura, raport VAT i dane księgowe stanowią jedno źródło prawdy.
Praktyczne wskazówki dla sprzedawców Amazon FBA
Sprzedaż na Amazon.be to szansa na świeży, chłonny rynek, ale belgijski VAT nie wybacza improwizacji. Poniżej masz dopracowany, „bojowy” zestaw wskazówek — ułożony pod realia FBA, z uwzględnieniem wszystkich najnowszych niuansów technicznych i urzędowych.
Zaplanuj rejestrację z wyprzedzeniem
Rejestracja VAT w Belgii zwykle zajmuje od czterech do dwunastu tygodni, a obowiązek powstaje już w chwili fizycznego przemieszczenia towarów do magazynu w Belgii, a nie dopiero przy pierwszej sprzedaży. Jeśli planujesz włączenie belgijskiego magazynu do Pan-EU FBA, rozpocznij procedurę, zanim towar przekroczy granicę. Amazon potrafi ograniczyć wysyłki i funkcje FBA, jeśli numer BE nie jest aktywny w VIES — i robi to bez sentymentów.
Przygotuj dokumenty zanim wyślesz towar
Belgijski urząd oczekuje pełnego, czytelnego pakietu: aktualnego odpisu z rejestru (KRS/CEIDG), certyfikatu VAT z Polski, dokumentu tożsamości właściciela lub dyrektora oraz dowodów realnej działalności handlowej, takich jak faktury, umowy logistyczne czy zrzuty z Seller Central i raportów FBA. Nie są potrzebne tłumaczenia przysięgłe, ale dokumenty muszą być przejrzyste i spójne. Wniosek (formularz 604A) składasz przez MyMinfin; to przyspiesza obieg i minimalizuje ryzyko wezwań do uzupełnień.
Dodaj numer VAT w Seller Central bez zwłoki
Amazon nie publikuje sztywnej reguły „60 dni” w regulaminie, ale tak działa ich wewnętrzny workflow weryfikacji VAT — po około dwóch miesiącach od nadania numeru brak aktualizacji potrafi skutkować ograniczeniami sprzedaży lub tzw. payment hold. Dlatego, gdy tylko numer BE pojawi się jako aktywny w VIES, od razu dodaj go w panelu Seller Central w sekcji VAT Information. Jeśli walidacja w VIES się przeciąga, prześlij do supportu tymczasowe potwierdzenie rejestracji z FPS Finance — w wielu przypadkach wystarcza, by uniknąć blokady do czasu finalnej weryfikacji.
Śledź terminy i płać w czasie
Belgijski harmonogram jest prosty, ale bezlitosny: do dwudziestego dnia miesiąca przy rozliczeniach miesięcznych i do dwudziestego piątego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału przy rozliczeniach kwartalnych. Spóźnienia kosztują podwójnie: odsetki w wysokości 0,8% miesięcznie oraz ryczałtowe kary administracyjne od stu do tysiąca euro, które rosną wraz z powtarzalnością naruszeń. Ustaw automatyczne przypomnienia i zsynchronizuj zamknięcia okresów w księgowości z raportami Amazona — przekaż księgowym raporty FBA (zwłaszcza Inventory Movement i Transaction) tego samego dnia, w którym kończy się okres rozliczeniowy.
Pamiętaj o logowaniu do Intervat
Od 2024 roku deklaracje i listy sprzedaży składasz wyłącznie przez Intervat z dostępem uwierzytelnianym przez eID lub eIDAS. Certyfikaty komercyjne typu Globalsign czy Isabel zostały wycofane, więc upewnij się, że masz sprawny kanał logowania — to drobiazg, który w krytycznym dniu zamknięcia może zaważyć na terminowości.
Przygotuj się na e-faktury w 2026 roku
Belgijskie B2B przechodzi w pełni na e-fakturowanie: Peppol BIS 3.0 w formacie UBL 2.1 będzie obowiązkowy dla wszystkich od 1 stycznia 2026 roku, a dla największych firm już od 1 lipca 2025 roku. W praktyce oznacza to konieczność posiadania identyfikatora Peppol i dostępu do sieci poprzez własny lub delegowany access point — większość nowoczesnych systemów księgowych oferuje taką integrację. Dane z e-faktur będą trafiać do rządowego huba Mercurius i docierać do administracji maksymalnie w ciągu 24 godzin, a od 2027 roku zasilą wstępnie wypełniane deklaracje w Intervat. Nawet jeśli Twoja główna sprzedaż to B2C, B2B w Belgii dotyczy zakupów usług, logistyki czy podwykonawców — przygotuj procesy już w 2025 roku, by uniknąć poślizgów i kar.
Zadbaj o spójność danych z DAC7
Od 2023 roku Amazon automatycznie raportuje dane sprzedawców do administracji podatkowych UE w ramach DAC7. To oznacza, że obroty i numery VAT, które widzi urząd, muszą zgadzać się z Twoimi deklaracjami i raportami FBA. Rozbieżności są dziś wykrywane systemowo i prowadzą do szybkich wezwań — trzymaj porządek w danych, a unikniesz wyjaśnień.
Rozważ wsparcie doradcy podatkowego
Firmy spoza UE mają obowiązek działania przez przedstawiciela fiskalnego, ale również przedsiębiorcom z UE często opłaca się lokalny doradca. Belgia działa w trzech językach urzędowych, a komunikacja z FPS Finance idzie szybciej, gdy ktoś „mówi systemem”. Dobry doradca poukłada Intervat, Intrastat (przez OneGate), Peppol i harmonogramy, pilnując, by wszystko spinało się co do dnia i co do centa.
Krótko: zaplanuj rejestrację wcześniej, zgromadź dokumenty, dodaj numer VAT zaraz po aktywacji w VIES, pilnuj terminów i przygotuj e-fakturowanie. Reszta to dyscyplina operacyjna — i spokojna głowa, gdy algorytmy Amazona i belgiej administracji porównują Twoje liczby.
Podsumowanie
Belgijski VAT to nie jest kolejna „formalność do odhaczenia” w sprzedaży na Amazonie — to integralna część prowadzenia biznesu w Unii Europejskiej. Belgia wprowadziła jeden z najbardziej zdigitalizowanych systemów podatkowych w UE, a dla sprzedawców Amazon FBA oznacza to konieczność działania precyzyjnie, terminowo i zgodnie z lokalnymi wymogami.
Najważniejsze obowiązki w pigułce
Jeśli korzystasz z programu Pan-European FBA, Twoje towary mogą zostać automatycznie przeniesione do magazynów w Belgii. To z kolei natychmiast uruchamia obowiązek rejestracji dla VAT — nie w momencie sprzedaży, lecz w chwili, gdy zapasy fizycznie znajdą się na belgijskim terytorium. Wniosek o rejestrację składa się przez MyMinfin, a po aktywacji numeru należy go dodać w Amazon Seller Central.
Wszystkie deklaracje VAT i listy sprzedaży składa się przez Intervat, a komunikacja z administracją odbywa się cyfrowo — przez eBox i identyfikatory eID lub eIDAS. Dla większości sprzedawców obowiązuje rozliczenie kwartalne (do 25. dnia miesiąca po kwartale), a dla większych – miesięczne (do 20. dnia następnego miesiąca). Spóźnienia oznaczają odsetki 0,8% miesięcznie i kary administracyjne do 1 000 euro.
Ważne jest także przestrzeganie zasad raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych, zwłaszcza w kontekście „fikcyjnych dostaw” przy przenoszeniu towarów między magazynami. Belgia wymaga, by takie ruchy były ujęte w deklaracjach VAT, a w przypadku dużych wolumenów – także w raportach Intrastat.
Sprzedawcy spoza Unii Europejskiej muszą powołać przedstawiciela fiskalnego (représentant fiscal), natomiast przedsiębiorcy z UE mogą działać samodzielnie, choć w praktyce wielu zleca obsługę lokalnym doradcom podatkowym.
Kluczowe daty dla sprzedawców Amazon FBA
2024 – obowiązek posiadania numeru VAT lub rejestracji w systemie OSS dla wszystkich sprzedawców działających na Amazon.be. Zmieniono również system logowania do Intervat: wyłącznie przez eID lub eIDAS.
2025 – wchodzi nowy harmonogram raportowania (deklaracje miesięczne do 20. dnia, kwartalne do 25.), a system Intervat przygotowuje się do integracji z API. Belgia zaczyna też fazę testową e-fakturowania Peppol BIS 3.0 dla dużych przedsiębiorstw (od lipca).
2026 – obowiązkowe e-fakturowanie B2B w formacie Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1) dla wszystkich podatników VAT. Faktury papierowe i PDF tracą status faktury VAT. Sprzedaż B2C nadal bez obowiązku e-fakturowania, choć trwają konsultacje nad wdrożeniem w ramach projektu VAT in the Digital Age (ViDA).
Belgijski system VAT jest wymagający, ale transparentny. Działa jak dobrze skalibrowana maszyna: jeśli jesteś przygotowany, wszystko przebiega płynnie i cyfrowo. Zadbaj o rejestrację, pilnuj terminów, a integracja z Amazonem, Intervat i Peppol pozwoli Ci prowadzić sprzedaż w Belgii bez stresu i bez ryzyka blokad.
Belgijski rynek rośnie, a Amazon.be wciąż ma stosunkowo małą konkurencję — dla polskich e-commerce to moment, który warto wykorzystać. Jednak to rynek, w którym liczy się jedno: zgodność z zasadami. A w Belgii zasady VAT są nie tylko jasne, ale i bezlitośnie egzekwowane.
