Pakiet ViDA (VAT in the Digital Age) – co się zmieniło i co czeka przedsiębiorców

W marcu 2025 roku prace dobiegły końca. Pakiet ViDA został formalnie przyjęty przez Radę Unii Europejskiej 11 marca 2025 r., opublikowany w Dzienniku Urzędowym UE 25 marca 2025 r. i wszedł w życie 14 kwietnia 2025 r. Od tego momentu zmiany wdrażane są etapowo — harmonogram sięga roku 2035.

Trzy filary pakietu ViDA

Pakiet ViDA opiera się na trzech wzajemnie uzupełniających się obszarach reform.

1. Cyfrowe raportowanie i e-fakturowanie (Digital Reporting Requirements, DRR)

Pierwszym i najbardziej dalekosiężnym filarem jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego oraz cyfrowego raportowania transakcji wewnątrzwspólnotowych w czasie rzeczywistym.

Co już obowiązuje od 14 kwietnia 2025 r.: Państwa członkowskie mogą wprowadzać obowiązek e-fakturowania w transakcjach krajowych (B2B i B2C) bez konieczności uzyskiwania uprzedniej zgody Komisji Europejskiej. Do tej pory taka zgoda była wymagana — ViDA to zmienia. Firmy muszą być gotowe na przyjmowanie i przetwarzanie e-faktur, nawet jeśli ich kraj nie nałożył jeszcze takiego obowiązku.

Od 1 lipca 2030 r.: Obowiązkowe raportowanie cyfrowe dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Wszystkie przedsiębiorstwa prowadzące handel B2B między krajami UE będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zgodnych z europejską normą EN16931 i przekazywania danych w czasie niemal rzeczywistym — w ciągu 10 dni od wystawienia faktury. Nowy system Digital Reporting Requirements (DRR) zastąpi dotychczasowe informacje podsumowujące (VAT-UE). Celem jest ograniczenie luki VAT poprzez przekazywanie danych organom podatkowym na bieżąco.

Do 1 lipca 2030 r. (harmonizacja): Kraje członkowskie, które wcześniej wdrożyły własne krajowe systemy cyfrowego raportowania, będą musiały je dostosować do unijnego standardu lub zapewnić ich interoperacyjność.

Do 1 stycznia 2035 r.: Pełna harmonizacja krajowych systemów DRR ze standardem unijnym.

2. Nowe zasady dla platform cyfrowych

Drugi filar dotyczy platform ułatwiających krótkoterminowy najem zakwaterowania (np. Airbnb) oraz transport pasażerski (np. Uber). Dotąd wiele transakcji realizowanych za pośrednictwem tych platform wymykało się opodatkowaniu VAT, bo usługodawcy — osoby prywatne lub małe firmy — nie były podatnikami VAT.

Od 1 lipca 2028 r. (opcjonalnie): Państwa członkowskie mogą zdecydować o wprowadzeniu zasady „uznanego dostawcy” (deemed supplier rule), zgodnie z którą platforma staje się odpowiedzialna za naliczenie i odprowadzenie VAT w imieniu usługodawcy, jeśli ten nie jest zarejestrowany do VAT.

Od 1 stycznia 2030 r. (obowiązkowo): Zasada uznanego dostawcy staje się obowiązkowa we wszystkich państwach członkowskich. Platformy będą odpowiedzialne za VAT od zakwaterowania krótkoterminowego (do 30 nocy — zmiana z pierwotnie proponowanych 45 nocy) i usług transportu pasażerskiego, chyba że usługodawca przekaże ważny numer VAT i sam rozliczy podatek.

Państwa członkowskie zachowują możliwość wyłączenia małych i średnich przedsiębiorstw z tych obowiązków.

3. Jednolita rejestracja VAT (Single VAT Registration)

Trzeci filar ma uprościć obowiązki rejestracyjne dla firm działających w wielu krajach UE jednocześnie — szczególnie istotny dla e-commerce.

Od 1 stycznia 2027 r.: Rozszerzenie procedury One Stop Shop (OSS) o sprzedaż energii elektrycznej, gazu oraz energii cieplnej i chłodniczej w ramach transgranicznych dostaw B2C. Doprecyzowane zostaną również zasady dla użytkowników OSS i IOSS.

Od 1 lipca 2028 r.: Kluczowy etap dla e-commerce. OSS zostaje rozszerzone na wszystkie dostawy B2C, w tym transgraniczne przemieszczenia własnych towarów. Wprowadzony zostanie nowy reżim OSS dla transferów towarów własnych między krajami UE oraz rozszerzone zastosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia (reverse charge) dla wybranych dostaw B2B. Celem jest ograniczenie konieczności rejestracji VAT w wielu krajach jednocześnie.

Ponadto od 1 stycznia 2027 r. przestają obowiązywać dotychczasowe zasady call-off stock — zostały one uchylone.

Aktualna sytuacja w 2026 roku

Pakiet ViDA jest już przyjęty i częściowo obowiązuje. Od 14 kwietnia 2025 r. kraje UE mogą swobodnie wprowadzać krajowe obowiązki e-fakturowania bez zgody Komisji. W Polsce trwają prace nad obowiązkowym KSeF — to jeden z efektów implementacji ViDA. Belgowie wdrożyli e-fakturowanie B2B od 1 stycznia 2026 r. Rumunia, Francja i inne kraje rozwijają własne systemy cyfrowego raportowania.

Dla przedsiębiorców oznacza to, że rok 2026 to czas przygotowań do zmian, które zaczną nabierać tempa od 2027 r. Firmy prowadzące handel wewnątrzunijny powinny:

• sprawdzić wymagania e-fakturowania w krajach, do których sprzedają,
• ocenić wpływ zmian OSS na modele sprzedaży B2C i zarządzania zapasami,
• przygotować systemy do obsługi ustrukturyzowanych e-faktur (format EN16931),
• w przypadku działalności na platformach zakwaterowania lub transportu — śledzić krajowe decyzje o wdrożeniu zasady uznanego dostawcy.

Harmonogram wdrożenia pakietu ViDA – podsumowanie

Znaczenie ViDA dla przedsiębiorców

Wdrożenie ViDA to jeden z największych przełomów w systemie VAT od czasu wprowadzenia OSS w 2021 r. Dla e-commerce najważniejsze zmiany to rozszerzenie OSS (mniej rejestracji w poszczególnych krajach), nowe zasady dla platform cyfrowych oraz zbliżający się obowiązek e-fakturowania transakcji wewnątrzunijnych. Firmy, które już dziś przygotują systemy i procesy do obsługi e-faktur i cyfrowego raportowania, zyskają przewagę operacyjną, gdy nowe przepisy staną się obowiązkowe.

W razie pytań lub dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów: Skontaktuj się z nami – amavat®.