E-fakturowanie w Portugalii (e-invoicing Portugal): Zmiany od stycznia 2025 r.

Portugalski krajobraz biznesowy przechodzi dynamiczną transformację, a jednym z kluczowych elementów tej zmiany jest rosnące znaczenie e-fakturowania, zwłaszcza w relacjach biznesowych między sektorem publicznym a przedsiębiorstwami. Rząd portugalski zdecydowanie kieruje się w kierunku cyfryzacji, wprowadzając coraz bardziej rygorystyczne wymogi dotyczące fakturowania elektronicznego, co ma na celu poprawę efektywności procesów biznesowych i zgodność z unijnymi regulacjami.

E-fakturowanie B2G w Portugalii: Co to oznacza dla sprzedawców e-commerce?

E-fakturowanie B2G (Business-to-Government) w Portugalii odgrywa kluczową rolę w ułatwianiu interakcji między przedsiębiorstwami a sektorem publicznym. Jest to część szerszych wysiłków Unii Europejskiej w kierunku standaryzacji i cyfryzacji zamówień publicznych. Dyrektywa 2014/55/EU wymaga, aby państwa członkowskie, w tym Portugalia, przyjęły obowiązkową fakturę elektroniczną w procesach zamówień publicznych.

Od 18 kwietnia 2020 roku, władze portugalskie zobowiązały się akceptować faktury elektroniczne od sprzedawców rządowych. Stopniowo, proces e-fakturowania dla administracji publicznej w Portugalii staje się obowiązkowy dla wszystkich sprzedawców, obejmując wszystkie szczeble administracji (krajowe, lokalne i regionalne). Jest to istotny krok w kierunku cyfrowej transformacji administracji publicznej, który ma na celu usprawnienie procesów i poprawę efektywności działań.

Harmonogram wdrożenia e-fakturowania w Portugalii: Nowe zmiany od stycznia 2025 r.

• Kwiecień 2019 rok: Administracja publiczna zaczęła obowiązkowo odbierać faktury elektroniczne.
• Styczeń 2021 rok: Duże firmy zaczęły obowiązkowo wydawać faktury elektroniczne dla administracji publicznej.
• Styczeń 2025 rok: Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mają obowiązek przestrzegania e-fakturowania.

eSPap: Podstawa e-fakturowania w Portugalii

Organem rządowym odpowiedzialnym za konfigurację i utrzymanie systemu e-fakturowania w Portugalii jest „Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública I.P.”, znany również jako eSPap. Portal e-fakturowania, FE-AP, został stworzony przez eSPap i jest głównym narzędziem do przetwarzania i przesyłania faktur elektronicznych w administracji publicznej. Podmioty publiczne świadczące usługi zarządzania bezpośredniego muszą korzystać z tego rozwiązania, a inne podmioty publiczne mogą korzystać z innych portalów, jednakże sprzedawcy są zachęcani do konsultacji z odpowiednimi organami w celu ustalenia właściwego portalu.

Jak działa e-invoicing B2G w Portugalii?

Zgodnie z portugalskimi przepisami, e-faktura musi być wydana, przesłana i otrzymana w strukturalnym formacie elektronicznym. To oznacza, że dane muszą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, co umożliwia automatyczne importowanie faktur do systemu podmiotu publicznego. Faktury elektroniczne muszą być generowane i przesyłane w formacie XML, takim jak CIUS PT i UBL 2.1 lub innych zgodnych z normami europejskimi. Przesyłanie faktur odbywa się za pomocą web-service, a eSPap jest odpowiedzialny za publikację wymagań technicznych i funkcjonalnych. Wsparcie dla użytkowników w procesie rejestracji, testowania i uruchamiania oprogramowania księgowego ERP zapewnia maksymalną płynność i bezproblemowość w procesie wdrażania e-fakturowania.

Jakie są konsekwencje niespełnienia wymogów e-fakturowania?

Naruszenie wymogów e-fakturowania w Portugalii może prowadzić do różnych konsekwencji prawnych i operacyjnych dla przedsiębiorstw. Przede wszystkim, faktura, która nie spełnia zasad fakturowania elektronicznego B2G, może zostać odrzucona przez administrację publiczną, co może uniemożliwić otrzymanie płatności za usługi lub produkty dostarczone. Dodatkowo, niespełnienie obowiązku e-fakturowania może skutkować karą finansową lub innymi sankcjami ze strony organów regulacyjnych.

Podsumowanie

Dla sprzedawców e-commerce w Portugalii, e-fakturowanie B2G stwarza nowe wyzwania, ale także możliwości. Wdrożenie systemu e-fakturowania może wymagać dostosowania systemów księgowych oraz procesów biznesowych, ale jednocześnie może przyspieszyć i ułatwić transakcje z sektorem publicznym wraz z przyniesieniem korzyści w postaci szybszych płatności i większej przejrzystości transakcji.

W związku z tym, aby uniknąć ewentualnych problemów z zgodnością i maksymalizować korzyści z e-fakturowania B2G, sprzedawcy e-commerce w Portugalii powinni być świadomi i aktywnie monitorować zmiany w przepisach oraz dostosować swoje procesy biznesowe do nowych wymogów cyfrowych.

W razie pytań lub dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów, gotowym służyć pomocą i wsparciem: Skontaktuj się z nami – amavat®.