Magazyn 3PL poza UE – jakie konsekwencje VAT i celne?

Dziś ten model coraz częściej przestaje wystarczać. Klienci przyzwyczajeni do standardu marketplace’ów oczekują dostawy w 24–48 godzin, darmowych zwrotów i lokalnej obsługi. Jeśli sprzedajesz elektronikę, akcesoria do domu, kosmetyki czy produkty lifestyle’owe, konkurujesz nie tylko ceną, ale też czasem dostawy i wygodą. I właśnie w tym miejscu pojawia się magazyn 3PL poza Unią Europejską.

Ekspansja na rynki UK, USA i inne kraje trzecie

Dla wielu młodych przedsiębiorców naturalnym krokiem po ustabilizowaniu sprzedaży w Polsce i w UE jest wyjście poza wspólny rynek. Wielka Brytania po Brexicie stała się osobnym, bardzo chłonnym kierunkiem. USA kuszą skalą, a kraje takie jak Kanada, Australia czy Zjednoczone Emiraty Arabskie otwierają nowe nisze.

Problem polega na tym, że sprzedaż do kraju trzeciego nie jest już tak prosta jak wysyłka do Niemiec czy Czech. Pojawiają się formalności celne, lokalne podatki, inne zasady konsumenckie. Jeśli każdą paczkę wysyłasz z Polski, każda z nich przechodzi osobno odprawę. To oznacza koszty, opóźnienia i ryzyko niezadowolenia klienta.

Dlatego część firm decyduje się na inny model. Zamiast wysyłać pojedyncze paczki do klientów, wysyłają większą partię towaru do magazynu operatora logistycznego w danym kraju. Towar trafia „na półkę” w Wielkiej Brytanii, w Stanach Zjednoczonych czy w innym państwie trzecim. Dopiero stamtąd jest dystrybuowany do klientów końcowych.

Z biznesowego punktu widzenia brzmi to racjonalnie. Towar jest bliżej klienta, dostawa szybsza, zwroty prostsze, a marka zaczyna być postrzegana jako bardziej „lokalna”. Z podatkowego i celnego punktu widzenia sprawa przestaje być oczywista.

Skrócenie czasu dostawy i obniżenie kosztów fulfillmentu

W e-commerce czas to pieniądz. Jeśli klient w Londynie widzi, że dostawa z Polski potrwa pięć dni roboczych, a konkurencja oferuje dostawę następnego dnia, decyzja zakupowa często zapada błyskawicznie. Magazyn 3PL w kraju docelowym pozwala skrócić ten czas do minimum.

Operator 3PL przejmuje na siebie przyjęcie towaru, składowanie, kompletację, pakowanie, a często także obsługę zwrotów. W praktyce oznacza to, że Twoja firma może skalować sprzedaż bez budowania własnej infrastruktury za granicą. Nie musisz wynajmować magazynu, zatrudniać ludzi ani organizować lokalnej logistyki. Płacisz za usługę, zwykle w modelu opartym na liczbie palet, zamówień lub metrów sześciennych.

Często przy większej skali sprzedaży taki model jest też finansowo uzasadniony. Jednorazowa wysyłka większej partii towaru do magazynu 3PL może być tańsza niż wysyłanie setek pojedynczych paczek z Polski. Dochodzą do tego niższe koszty ostatniej mili, czyli dostawy do klienta końcowego w kraju docelowym.

Z perspektywy operacyjnej to rozwiązanie atrakcyjne. Z perspektywy podatkowej zaczynają się pytania, które wielu przedsiębiorców odkłada na później. A to właśnie one potrafią zdecydować o tym, czy cały model jest bezpieczny.

Model cross-border e-commerce w praktyce

Cross-border e-commerce to dziś nie modne hasło, lecz codzienność. Sprzedajesz w Polsce, ale kampanie reklamowe kierujesz do klientów w UK. Masz stronę w języku angielskim, ceny w funtach, lokalne metody płatności. Klient często nawet nie wie, że firma ma siedzibę w Polsce.

W takim modelu magazyn 3PL poza UE staje się elementem większej strategii. Najpierw wysyłasz towar z Polski do magazynu w kraju trzecim. Następnie z tego magazynu realizujesz sprzedaż lokalną. Czasem sprzedajesz wyłącznie klientom z danego kraju. Czasem z tego samego magazynu obsługujesz kilka państw regionu.

Ważne jest jednak rozróżnienie, które na etapie planowania często umyka. Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedajesz towar bezpośrednio konkretnemu klientowi poza UE i wysyłasz go z Polski. Inaczej, gdy wysyłasz towar „w ciemno”, bez przypisanego zamówienia, tylko po to, aby leżał w magazynie 3PL i czekał na przyszłych nabywców.

To nie jest drobna różnica semantyczna. To różnica, która decyduje o tym, czy mówimy o eksporcie w rozumieniu ustawy o VAT, czy jedynie o przemieszczeniu własnych towarów.

Sprzedaż bezpośrednia do klienta poza UE

W klasycznym modelu eksportowym sprawa jest relatywnie prosta. Klient z kraju trzeciego składa zamówienie. Ty sprzedajesz mu towar i wysyłasz go z Polski bezpośrednio do tego konkretnego nabywcy. Dochodzi do dostawy towarów, a wywóz następuje w wykonaniu tej dostawy.

Z perspektywy VAT w Polsce mówimy wtedy o eksporcie towarów. Jeśli spełnione są ustawowe warunki, w szczególności posiadasz dokument potwierdzający wywóz poza terytorium Unii Europejskiej, możesz zastosować stawkę 0 procent. W deklaracji wykazujesz eksport, a dokumenty celne są kluczowe dla obrony tego rozliczenia.

Tu wszystko spina się logicznie. Jest nabywca, jest sprzedaż, jest wywóz jako konsekwencja tej sprzedaży.

Wysyłka „na półkę” do magazynu 3PL bez konkretnego nabywcy

Sytuacja komplikuje się wtedy, gdy wysyłasz towar do magazynu 3PL poza UE bez konkretnego zamówienia. Towar jedzie do Wielkiej Brytanii, do Stanów Zjednoczonych czy innego kraju, ale w momencie wywozu nie ma jeszcze nabywcy. Nie wystawiasz faktury sprzedażowej na klienta końcowego. Towar po prostu zmienia fizyczną lokalizację.

Z biznesowego punktu widzenia to nadal część procesu sprzedażowego. Z punktu widzenia przepisów VAT kluczowe staje się pytanie, czy doszło do dostawy towarów na rzecz określonego podmiotu.

Jeżeli nie ma konkretnego nabywcy, trudno mówić o eksporcie w rozumieniu ustawy o VAT. Mamy raczej do czynienia z przemieszczeniem własnych towarów do magazynu położonego poza UE. To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie dla tego, co pokażesz w JPK_V7, czy zastosujesz stawkę 0 procent i kiedy w ogóle powstanie obowiązek podatkowy.

Właśnie w tym miejscu pojawia się kluczowe pytanie, które powinien zadać sobie każdy właściciel sklepu internetowego planujący taki model. Czy samo wysłanie towaru do magazynu 3PL poza UE jest eksportem w VAT, czy tylko technicznym przemieszczeniem, które wywoła zupełnie inne skutki podatkowe i celne.

Odpowiedź na to pytanie nie jest intuicyjna, a jej zrozumienie to pierwszy krok do bezpiecznego skalowania sprzedaży poza Unię Europejską. W kolejnych częściach przyjrzymy się temu dokładnie, krok po kroku, z perspektywy przepisów, praktyki organów podatkowych i realiów młodego e-commerce.

Czy wywóz towarów do magazynu 3PL poza UE jest eksportem w VAT

To jest jeden z najczęstszych błędów interpretacyjnych przy ekspansji zagranicznej. Towar wyjeżdża z Polski, przechodzi odprawę celną, opuszcza obszar Unii Europejskiej i trafia do magazynu w Wielkiej Brytanii albo w USA. Intuicyjnie wszystko wygląda jak klasyczny eksport. W praktyce podatkowej nie zawsze nim jest.

Kluczowe znaczenie ma to, czy wywóz następuje w wykonaniu konkretnej dostawy na rzecz określonego nabywcy. Jeżeli tego elementu brakuje, nie mamy eksportu w rozumieniu ustawy o VAT, nawet jeżeli z perspektywy prawa celnego mamy formalny wywóz poza UE.

Definicja eksportu w ustawie o VAT

Eksport towarów w polskim VAT to nie jest każdy fizyczny wyjazd towaru poza terytorium Unii. Ustawa wiąże eksport z dostawą towarów, czyli z przeniesieniem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel na rzecz konkretnego podmiotu, oraz z wywozem poza UE w wykonaniu tej właśnie dostawy.

Te dwa elementy muszą wystąpić łącznie. Sama zmiana miejsca położenia towaru nie wystarcza.

Dlatego kluczowe znaczenie ma istnienie określonego nabywcy w momencie wywozu albo przynajmniej możliwość jednoznacznego powiązania wywozu z konkretną dostawą. Jeżeli wysyłasz towar do konkretnego klienta w kraju trzecim, wystawiasz fakturę sprzedażową i wywóz następuje w związku z tą sprzedażą, mamy klasyczny eksport w VAT. Wtedy możesz zastosować stawkę 0 procent, pod warunkiem że posiadasz wymagane potwierdzenia celne dokumentujące wywóz.

Jeżeli jednak wysyłasz towar do magazynu 3PL bez przypisanego zamówienia, nie ma dostawy na rzecz konkretnego nabywcy. Nie dochodzi do przeniesienia prawa do towaru na inny podmiot. W takiej sytuacji nie jest spełniona definicja eksportu w rozumieniu ustawy o VAT.

Brak nabywcy oznacza brak eksportu podatkowego.

Przemieszczenie własnych towarów a eksport

Wywóz towarów do własnego magazynu albo do magazynu operatora 3PL poza UE, który przechowuje je w Twoim imieniu, jest co do zasady traktowany jako przemieszczenie własnych towarów. Towar nadal należy do Ciebie. Nie dochodzi do dostawy, lecz do zmiany miejsca jego fizycznego położenia.

Z perspektywy polskiego VAT oznacza to, że nie powstaje VAT należny, ponieważ nie dochodzi do sprzedaży. Taka czynność nie jest wykazywana w ewidencji ani w JPK_V7 jako sprzedaż, w tym jako eksport towarów. Nie stosujesz stawki 0 procent, ponieważ ta stawka ma zastosowanie wyłącznie do eksportu rozumianego jako dostawa powiązana z wywozem.

Warto tu jasno zaznaczyć jedną rzecz, żeby nie powstało błędne wrażenie, że „VAT w ogóle się tym nie interesuje”. Z perspektywy Polski brak jest eksportu i brak VAT należnego, ale operacja wywołuje skutki w państwie trzecim. Przy wjeździe partii towaru do kraju docelowego co do zasady pojawia się import w rozumieniu tamtejszych przepisów, a wraz z nim potencjalne obowiązki rejestracyjne, podatkowe i celne.

To rozróżnienie nie ma nic wspólnego z mechanizmem tzw. nietransakcyjnego WDT, który funkcjonuje w obrocie wewnątrz Unii Europejskiej. W przypadku przemieszczenia towarów do innego państwa członkowskiego UE ustawodawca przewidział szczególną konstrukcję WDT i WNT. W przypadku kraju trzeciego nie stosujemy tych zasad. Nie ma WDT ani WNT, jest przemieszczenie własnych towarów oraz konsekwencje celne i lokalne podatkowe poza Polską.

Co istotne, brak eksportu w Polsce nie oznacza automatycznie utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie towarów. Jeżeli towary są nabywane w związku z działalnością opodatkowaną, czyli docelowo mają służyć sprzedaży, to sama kwalifikacja wywozu jako przemieszczenia własnego nie przekreśla prawa do odliczenia. Kluczowe jest przeznaczenie towarów do działalności opodatkowanej, a nie to, czy wyjazd został uznany za eksport.

Stanowiska organów i praktyka

Takie podejście znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lutego 2018 roku o sygnaturze 0115-KDIT1-3.4012.849.2017.2.MD wskazano wprost, że wywóz towarów do własnego magazynu zlokalizowanego poza terytorium Unii Europejskiej nie stanowi eksportu towarów w rozumieniu ustawy o VAT. Organ podkreślił, że w takiej sytuacji brak jest dostawy na rzecz konkretnego nabywcy, a więc nie zostaje spełniona podstawowa przesłanka definicji eksportu.

Podobne wnioski pojawiają się w opracowaniach publikowanych w serwisach branżowych. W analizach dostępnych w Poradniku Przedsiębiorcy akcentuje się, że przemieszczenie towarów do magazynu w kraju trzecim jest czynnością techniczną, która sama w sobie nie podlega opodatkowaniu jako eksport, ponieważ nie dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem na inny podmiot. Autorzy wskazują, że eksport należy wiązać dopiero z dostawą realizowaną na rzecz konkretnego nabywcy.

Również w publikacjach Logistyka.net podkreśla się, że utożsamianie eksportu celnego z eksportem w VAT prowadzi do błędów w rozliczeniach. Z kolei materiały Akademii LTCA omawiają szerzej przypadki, w których wywóz towaru poza Unię nie spełnia definicji eksportu z uwagi na brak dostawy.

Wspólny wniosek z tych źródeł jest jednoznaczny. Eksport w VAT to nie każdy wyjazd towaru poza UE, lecz wyjazd powiązany z konkretną sprzedażą.

Kiedy w ogóle może pojawić się eksport z Polski

W praktyce model z magazynem 3PL poza UE powoduje, że często w ogóle nie dochodzi do eksportu z Polski w sensie podatkowym przy późniejszych sprzedażach.

Jeżeli towar najpierw trafia do magazynu w kraju trzecim jako przemieszczenie własne, a dopiero później jest sprzedawany klientom z tego kraju, to z perspektywy Polski wywóz nie następuje już w wykonaniu konkretnej dostawy do tych klientów. Sprzedaż ma miejsce z magazynu położonego poza UE i co do zasady podlega lokalnym przepisom podatkowym tego państwa, a nie polskiemu VAT jako eksport.

To jest bardzo ważna pułapka praktyczna. Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro finalnie sprzedają towar klientowi w kraju trzecim, to każda taka sprzedaż jest eksportem z Polski. W modelu z magazynem 3PL poza UE często tak nie jest, ponieważ moment wywozu i moment sprzedaży są rozdzielone w czasie i nie są ze sobą bezpośrednio powiązane.

Warto też pamiętać, że w przypadku Wielkiej Brytanii po Brexicie jest ona traktowana jako kraj trzeci dla celów VAT, choć w obrocie towarowym z Irlandią Północną mogą występować szczególne regulacje. To pokazuje, jak istotne jest analizowanie modelu sprzedaży w kontekście konkretnego rynku, a nie wyłącznie ogólnej kategorii „poza UE”.

Przykład praktyczny

Załóżmy, że polska spółka wysyła partię towarów do magazynu 3PL w Wielkiej Brytanii, nie mając jeszcze zamówień od klientów. W momencie wywozu nie dochodzi do eksportu w rozumieniu VAT, ponieważ nie ma dostawy na rzecz konkretnego nabywcy. Czynność nie jest wykazywana w JPK_V7 jako sprzedaż.

Towar trafia do Wielkiej Brytanii i tam jest wprowadzany do obrotu zgodnie z lokalnymi przepisami. W praktyce może to oznaczać konieczność rozliczenia importu w UK oraz potencjalną rejestrację do brytyjskiego VAT, w zależności od modelu sprzedaży.

Dopiero w momencie sprzedaży towaru klientowi z magazynu w UK powstaje dostawa. Jednak jest to dostawa realizowana z terytorium Wielkiej Brytanii, a nie z Polski. Z perspektywy polskiego VAT nie jest to eksport z Polski, lecz sprzedaż lokalna w kraju trzecim, podlegająca jego przepisom.

Dlatego zanim zdecydujesz się na magazyn 3PL poza UE, warto spojrzeć szerzej niż tylko na pytanie, czy wywóz jest eksportem. Często dużo większe znaczenie mają obowiązki rejestracyjne, lokalne numery podatkowe, deklaracje i compliance w kraju docelowym. Samo rozróżnienie między eksportem a przemieszczeniem własnym to dopiero pierwszy krok do bezpiecznego modelu cross-border.

Konsekwencje VAT dla polskiej firmy korzystającej z magazynu 3PL poza UE

Model magazynu 3PL poza Unią Europejską nie generuje jednej konsekwencji podatkowej, lecz cały łańcuch zdarzeń. Najpierw wywozisz towar z Polski. Następnie sprzedajesz go lokalnie z magazynu w kraju trzecim. Czasem dodatkowo towar wraca na rynek unijny. Równolegle kupujesz usługi logistyczne od zagranicznego operatora.

Każdy z tych etapów podlega innym zasadom. Dopiero ich rozdzielenie pozwala zrozumieć, gdzie kończy się polski VAT, a gdzie zaczynają się obowiązki w kraju docelowym.

Etap 1 – Wywóz towarów z Polski do magazynu 3PL

Jeżeli wysyłasz towar do magazynu 3PL poza UE bez konkretnego nabywcy, nie dochodzi do eksportu w rozumieniu ustawy o VAT. Brakuje dostawy na rzecz określonego podmiotu, więc nie powstaje VAT należny. Nie wykazujesz tej czynności jako sprzedaży ani eksportu w ewidencji VAT i w JPK_V7, ponieważ nie ma dostawy.

Nie jest to również wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Konstrukcja WDT i WNT, w tym tzw. przemieszczenie nietransakcyjne, dotyczy wyłącznie obrotu wewnątrz Unii Europejskiej. W przypadku kraju trzeciego ta logika w ogóle nie znajduje zastosowania.

Jednocześnie wywóz nie jest neutralny formalnie. Towary opuszczają obszar celny UE, więc musisz dokonać odprawy eksportowej. Składasz zgłoszenie w systemie wywozowym i jako eksporter występujesz w dokumentach celnych.

Kluczowe znaczenie ma elektroniczne potwierdzenie wywozu – obecnie komunikat CC599C (dawniej IE-599) generowany w ramach nowych systemów wywozowych. To właśnie ten komunikat pełni funkcję dowodową, że towar faktycznie opuścił terytorium Unii. W praktyce używa się również skrótu EAD jako określenia zestawu komunikatów i danych w procedurze wywozu, choć dziś mówimy o w pełni elektronicznej obsłudze.

Warto to podkreślić jasno. Brak eksportu w VAT nie oznacza braku formalności. Z perspektywy celnej to pełnoprawny wywóz, a przy wjeździe do kraju trzeciego pojawia się import według lokalnych przepisów. To właśnie ten moment może uruchomić lokalny VAT importowy, cło oraz potencjalne obowiązki rejestracyjne.

Etap 2 – Sprzedaż z magazynu 3PL do klientów w państwie trzecim

Kiedy towar znajduje się już w magazynie poza UE i dochodzi do jego sprzedaży klientowi z tego państwa, zmienia się punkt ciężkości podatkowy. Towar nie jest wysyłany z Polski ani z terytorium UE. Dostawa realizowana jest z kraju trzeciego.

Z perspektywy polskiej ustawy o VAT taka sprzedaż znajduje się poza zakresem opodatkowania w Polsce. Miejsce dostawy towarów określa się co do zasady według miejsca, w którym towar znajduje się w momencie dostawy lub rozpoczęcia wysyłki do klienta. Skoro towar jest w kraju trzecim, polski VAT nie ma tu zastosowania.

Nie oznacza to jednak braku podatku w ogóle. Zastosowanie znajdują przepisy państwa, w którym znajduje się magazyn.

W przypadku Wielkiej Brytanii istotne są zasady dotyczące podmiotów niemających siedziby w UK, czyli tzw. non-established taxable persons. Sam fakt posiadania zapasów w magazynie nie zawsze automatycznie oznacza obowiązek rejestracji, ale jeżeli wykonujesz lub zamierzasz wykonywać opodatkowane dostawy w UK, może powstać obowiązek rejestracji do UK VAT zgodnie z lokalnym guidance. Decydujące są konkretne okoliczności modelu sprzedaży, a nie samo istnienie magazynu w oderwaniu od transakcji.

W Stanach Zjednoczonych sytuacja jest jeszcze bardziej złożona, ponieważ sales tax ma charakter stanowy. Utrzymywanie zapasów w danym stanie bardzo często powoduje tzw. physical presence nexus, czyli powstanie związku podatkowego z tym stanem. Dodatkowo funkcjonuje koncepcja economic nexus, rozwinięta po sprawie Wayfair, która może prowadzić do obowiązku rejestracji nawet bez fizycznej obecności, przy przekroczeniu określonych progów obrotu.

W modelu 3PL ciężar rozliczeń bardzo często przenosi się z Polski do kraju magazynu. Może to oznaczać konieczność uzyskania lokalnego numeru VAT lub TIN, prowadzenia ewidencji zgodnej z tamtejszymi wymogami i składania deklaracji podatkowych.

Z perspektywy młodej firmy e-commerce to właśnie ten etap bywa najbardziej kosztowny organizacyjnie. Nie sam wywóz z Polski, lecz compliance w kraju docelowym.

Etap 3 – Sprzedaż do odbiorcy z UE z magazynu poza UE

Czasem zdarza się, że z magazynu 3PL poza UE sprzedajesz towar klientowi z Unii Europejskiej. W takiej sytuacji towar ponownie przekracza granicę celną UE, tym razem jako przywóz.

Powstaje import towarów w kraju, w którym towar jest wprowadzany na obszar Unii. Import wiąże się z obowiązkiem zapłaty cła oraz VAT importowego. Podatnikiem jest importer, którym – w zależności od warunków handlowych i przyjętych Incoterms – może być klient albo sprzedawca.

Jeżeli importerem jest Twoja firma, musisz rozliczyć VAT importowy w kraju wprowadzenia. W niektórych państwach istnieje możliwość rozliczenia VAT od importu bezpośrednio w deklaracji podatkowej zamiast zapłaty przy odprawie. W Polsce taką możliwość przewiduje art. 33a ustawy o VAT, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych.

Ten scenariusz pokazuje, że model z magazynem poza UE może generować dodatkowe warstwy rozliczeń. Najpierw wywóz z Polski bez eksportu w VAT, potem lokalna sprzedaż w kraju trzecim, a następnie import przy sprzedaży do klienta z UE. Każdy z tych etapów wymaga osobnej analizy.

Usługa 3PL jako import usług

Równolegle do obrotu towarowego funkcjonuje warstwa usługowa. Operator 3PL wystawia faktury za magazynowanie, kompletację, pakowanie czy obsługę zwrotów. To są usługi, które również trzeba prawidłowo rozliczyć.

W relacjach B2B zasadą ogólną jest, że miejscem świadczenia usług jest kraj siedziby usługobiorcy. Jeżeli polska firma kupuje usługę magazynową od podmiotu z kraju trzeciego, a ten podmiot nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, miejscem opodatkowania jest Polska.

W takiej sytuacji powstaje import usług i stosujesz mechanizm reverse charge. Wykazujesz VAT należny od usługi w swojej ewidencji oraz – przy pełnym prawie do odliczenia – jednocześnie odliczasz VAT naliczony. Ekonomicznie jest to neutralne, ale formalnie musi być prawidłowo wykazane w JPK_V7.

Co do zasady usługi 3PL w modelu B2B rozlicza się według tej zasady ogólnej. Wyjątek może wystąpić, jeżeli usługa ma charakter ściśle związany z nieruchomością. Z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE, w szczególności ze sprawy C-155/12 RR Donnelley, wynika, że sama usługa magazynowania nie jest automatycznie uznawana za usługę związaną z nieruchomością. Taki charakter może pojawić się dopiero wtedy, gdy klient ma do dyspozycji wyraźnie określoną część powierzchni magazynu, a ta nieruchomość stanowi centralny element świadczenia.

W praktyce większość klasycznych usług fulfillmentowych nie spełnia tego warunku i podlega zasadzie ogólnej, co oznacza rozliczenie w Polsce jako import usług. Jednak każdorazowo warto przeanalizować umowę z operatorem i rzeczywisty zakres świadczenia.

Model magazynu 3PL poza UE nie jest więc jednym zdarzeniem podatkowym, lecz systemem naczyń połączonych. Brak eksportu w polskim VAT przy wywozie to dopiero początek. Prawdziwe wyzwania zaczynają się w kraju magazynu oraz w prawidłowym rozliczeniu importu usług i ewentualnego importu towarów do UE.

Konsekwencje celne – eksport, import i powrót towarów

W modelu magazynu 3PL poza UE absolutnie kluczowe jest oddzielenie dwóch porządków prawnych. VAT operuje pojęciem dostawy, eksportu w wykonaniu dostawy oraz importu w sensie podatkowym. Prawo celne operuje wywozem poza obszar celny Unii, dopuszczeniem do obrotu, procedurami specjalnymi i powstaniem długu celnego.

To, że dana operacja nie jest eksportem w rozumieniu ustawy o VAT, nie oznacza, że nie jest eksportem w sensie celnym. W praktyce model 3PL zawsze oznacza pełnoprawną procedurę wywozową po stronie celnej, nawet jeżeli w VAT nie mamy jeszcze dostawy.

Odprawa eksportowa z UE

Jeżeli wysyłasz towary z Polski do magazynu 3PL w kraju trzecim, konieczne jest dokonanie zgłoszenia wywozowego w systemie AES. Towary opuszczają obszar celny Unii Europejskiej, więc podlegają procedurze eksportowej w rozumieniu przepisów celnych.

W zgłoszeniu wskazywany jest eksporter. Zgodnie z aktualnymi regulacjami eksporterem powinien być podmiot mający siedzibę w UE i posiadający prawo do decydowania o wywozie towaru. W praktyce modelu 3PL najczęściej będzie to polska spółka będąca właścicielem towaru, ale zdarzają się sytuacje, w których formalnym eksporterem jest przedstawiciel pośredni lub operator logistyczny działający w określonym zakresie. Ten element warto każdorazowo zweryfikować w umowie i strukturze transakcji.

W zgłoszeniu celnych wskazuje się również kraj przeznaczenia towaru, czyli państwo, w którym znajduje się magazyn 3PL. Dane te mają znaczenie nie tylko statystyczne, ale także z punktu widzenia kontroli regulacyjnych i ewentualnych ograniczeń eksportowych.

Procedura wywozu zostaje zamknięta po potwierdzeniu fizycznego opuszczenia obszaru celnego UE. Obecnie dowodem zamknięcia jest komunikat CC599C (dawniej IE-599) generowany w systemie wywozowym. To właśnie ten komunikat potwierdza, że towar rzeczywiście opuścił Unię. W praktyce nadal używa się skrótu EAD jako określenia dokumentacji wywozowej, choć obsługa ma charakter w pełni elektroniczny.

Z perspektywy prawa celnego jest to klasyczny eksport. Z perspektywy VAT może to być jedynie przemieszczenie własnych towarów. I te dwa światy trzeba świadomie rozdzielić.

Co jeśli towar wróci do UE

Nie każdy model 3PL kończy się sprzedażą całej partii towaru w kraju trzecim. Czasem zapasy wracają do Unii. W takim przypadku przy ponownym wjeździe towaru powstaje import w rozumieniu przepisów celnych.

Import oznacza konieczność złożenia zgłoszenia przywozowego oraz rozliczenia należności. Co do zasady może to obejmować należności celne oraz VAT importowy, przy czym nie w każdej sytuacji powstaje obowiązek zapłaty cła.

Cło może nie wystąpić, jeżeli spełnione są warunki zwolnienia, na przykład w ramach procedury powrotnego przywozu. Mechanizm ten pozwala na zwolnienie z należności celnych towarów, które wcześniej zostały wywiezione z UE, a następnie wracają. Warunkiem jest między innymi to, aby:

• towar był wcześniej wywieziony z UE,
• powrócił zasadniczo w terminie do trzech lat,
• pozostał w stanie niezmienionym poza zwykłym użyciem,
• możliwe było wykazanie jego tożsamości.

Procedura ta nie działa automatycznie i wymaga spełnienia warunków dowodowych. Dlatego przy planowaniu powrotu towarów warto wcześniej przeanalizować dokumentację wywozu i identyfikowalność partii.

Jeżeli chodzi o VAT importowy, podstawą opodatkowania jest wartość celna towaru powiększona o należności celne oraz koszty dodatkowe, takie jak transport czy ubezpieczenie do pierwszego miejsca przeznaczenia na terytorium UE. To właśnie sposób ustalenia wartości celnej bywa źródłem błędów kalkulacyjnych, zwłaszcza gdy przedsiębiorca zakłada, że VAT liczony jest wyłącznie od „ceny towaru”.

W Polsce możliwe jest rozliczenie VAT od importu bezpośrednio w deklaracji podatkowej zgodnie z art. 33a ustawy o VAT, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Pozwala to uniknąć fizycznej zapłaty VAT przy odprawie i poprawia płynność finansową.

Skład celny i procedury specjalne

Nie każdy magazyn 3PL działa w takim samym reżimie celnym. Część operatorów funkcjonuje w ramach składu celnego lub innej procedury specjalnej. W takim modelu towary mogą być przechowywane bez dopuszczenia do obrotu, a należności celne i podatkowe są odroczone do momentu ich zwolnienia do konsumpcji.

Skład celny pozwala na magazynowanie towarów z zawieszeniem należności celnych i podatków importowych. Jeżeli towar zostanie później dopuszczony do obrotu w danym kraju, wtedy powstanie dług celny. Jeżeli natomiast zostanie reeksportowany, należności mogą w ogóle nie powstać.

W niektórych jurysdykcjach poza UE funkcjonują również wolne obszary celne lub specjalne strefy ekonomiczne, w których obowiązują odrębne zasady dotyczące magazynowania i przetwarzania towarów. W samej Unii Europejskiej klasyczne wolne obszary celne mają dziś marginalne znaczenie, a praktycznym odpowiednikiem są przede wszystkim składy celne oraz inne procedury specjalne, takie jak uszlachetnianie czynne czy odprawa czasowa.

Dla firmy e-commerce wybór operatora 3PL działającego w określonym reżimie celnym może mieć realny wpływ na moment powstania długu celnego, konieczność zapłaty VAT importowego oraz na cash flow. Model 3PL to więc nie tylko decyzja logistyczna i podatkowa, lecz także decyzja o tym, w jakiej strukturze celnej będą funkcjonować Twoje zapasy.

Magazyn 3PL poza UE a magazyn 3PL w UE – kluczowe różnice

Na poziomie operacyjnym magazyn 3PL w Niemczech i magazyn 3PL w Wielkiej Brytanii mogą wyglądać bardzo podobnie. Towar wysyłasz z Polski, trafia do centrum logistycznego, a następnie jest dystrybuowany do klientów.

Pod względem VAT i prawa celnego to jednak dwie zupełnie różne konstrukcje.

Magazyn w UE oznacza operowanie w ramach wspólnej konstrukcji prawnej podatku VAT oraz wspólnego obszaru celnego, choć z odrębnymi krajowymi obowiązkami administracyjnymi, różnymi stawkami VAT, terminami deklaracji i sankcjami. Magazyn poza UE oznacza wejście w odrębny system podatkowy i wyjście poza unijny obszar celny, a więc zupełnie inną logikę rozliczeń.

Przemieszczenie towarów – dwa odmienne mechanizmy

Jeżeli przenosisz własne towary z Polski do magazynu 3PL w innym państwie członkowskim UE, wchodzisz w konstrukcję przemieszczenia nietransakcyjnego. Z perspektywy polskiej ustawy o VAT traktuje się je jak wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W kraju magazynu powstaje wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

Nawet jeżeli nie ma jeszcze konkretnego klienta, system VAT tworzy fikcję dostawy i nabycia. W praktyce oznacza to, że WNT w kraju magazynu trzeba rozliczyć, a do tego potrzebny jest lokalny numer VAT. Dlatego bardzo często pojawia się obowiązek rejestracji do VAT w państwie, w którym znajduje się magazyn.

W przypadku magazynu 3PL poza UE ta konstrukcja nie działa. Nie ma WDT ani WNT, ponieważ nie ma wspólnego obszaru VAT. Przemieszczenie własnych towarów do kraju trzeciego nie jest eksportem VAT, jeżeli nie towarzyszy mu dostawa. Jednocześnie z perspektywy prawa celnego mamy pełnoprawną procedurę wywozu.

Zamiast mechanizmu WDT/WNT pojawia się zupełnie inny łańcuch zdarzeń. Najpierw eksport celny z UE, następnie import w kraju trzecim, a potem lokalna sprzedaż zgodnie z przepisami tego państwa. Jeżeli dodatkowo towar wraca do UE, pojawia się ponowny import. W praktyce magazyn 3PL poza UE generuje więc nie tylko obowiązki podatkowe, lecz także ryzyko celne i kosztowe związane z podwójnym przekroczeniem granicy celnej.

Procedura call-off stock – rozwiązanie dostępne tylko w UE

W ramach Unii Europejskiej funkcjonuje uproszczenie dotyczące magazynu konsygnacyjnego, znane jako call-off stock. W polskiej ustawie o VAT regulowane jest ono w art. 13h.

Mechanizm ten pozwala na odroczenie momentu rozpoznania WDT i WNT pod warunkiem spełnienia ściśle określonych wymogów. Kluczowy warunek jest często pomijany w uproszczonych opisach. Już w momencie przemieszczenia towarów musi być znany konkretny nabywca posiadający ważny numer VAT UE w kraju przeznaczenia. Towary są przemieszczane z zamiarem ich późniejszego dostarczenia właśnie temu podmiotowi.

W takiej sytuacji WDT po stronie polskiej powstaje dopiero w momencie pobrania towaru przez tego konkretnego nabywcę. Analogicznie WNT powstaje w kraju magazynu w momencie pobrania. Uproszczenie może pozwolić na odroczenie obowiązku rozliczenia WNT i w określonych modelach ograniczyć konieczność rejestracji do VAT w tym państwie, o ile podatnik nie wykonuje tam innych czynności opodatkowanych.

Warto jednak jasno powiedzieć, że mechanizm call-off stock ma zastosowanie przede wszystkim w relacjach B2B. W modelach e-commerce B2C, gdzie towary są przemieszczane do magazynu bez wskazania jednego, z góry znanego nabywcy, uproszczenie to co do zasady nie znajduje zastosowania. Dlatego nie można go utożsamiać z klasycznym fulfillmentem w modelu sprzedaży internetowej do konsumentów.

Dlaczego poza UE nie stosujemy WDT/WNT ani call-off stock

Poza Unią Europejską nie funkcjonuje wspólny obszar VAT. Nie istnieje konstrukcja wewnątrzwspólnotowej dostawy ani nabycia, a tym samym nie istnieje unijne uproszczenie call-off stock.

Wywóz towarów z Polski do magazynu 3PL w kraju trzecim nie jest WDT. Sprzedaż z tego magazynu nie jest WNT. Zamiast przemieszczenia wewnątrzwspólnotowego mamy eksport i import w sensie celnym oraz lokalne zasady podatkowe w państwie trzecim.

Wielka Brytania po Brexicie znajduje się poza unijnym systemem VAT, choć w obrocie towarowym z Irlandią Północną obowiązują szczególne regulacje wynikające z odrębnego reżimu. To kolejny przykład pokazujący, że przy ekspansji poza UE nie można mechanicznie przenosić schematów znanych z rynku unijnego.

W praktyce magazyn 3PL w UE oznacza działanie w ramach jednej konstrukcji prawnej VAT, z krajowymi różnicami administracyjnymi. Magazyn poza UE oznacza wejście w zupełnie nowy system podatkowy oraz dodatkową warstwę ryzyka celnego. I to właśnie ta różnica powinna być pierwszym punktem analizy przy planowaniu ekspansji.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców przy magazynie 3PL poza UE

Decyzja o magazynie 3PL poza UE najczęściej wynika z biznesu, nie z podatków. Chcemy skrócić czas dostawy, wejść mocniej na UK albo USA, poprawić marżę dzięki tańszemu fulfillmentowi. Umowa z operatorem podpisana, towar wysłany, sprzedaż rośnie.

Problemy zaczynają się wtedy, gdy logistyka wyprzedza analizę podatkową i celną. W praktyce powtarza się kilka błędów, które wynikają z uproszczeń, przenoszenia schematów z UE albo zwykłego niedoszacowania skutków.

Uznanie samego wywozu za eksport VAT

Najczęstszy błąd to założenie, że skoro towar fizycznie opuścił Unię Europejską, to automatycznie mamy eksport w VAT ze stawką 0 procent.

To uproszczenie jest niebezpieczne z dwóch powodów.

Po pierwsze eksport w rozumieniu ustawy o VAT wymaga dostawy towarów. Wywóz musi nastąpić w wykonaniu tej dostawy, czyli musi istnieć konkretny nabywca i przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Przemieszczenie własnych towarów do magazynu 3PL nie spełnia tej definicji.

Po drugie nawet gdyby dostawa istniała, zastosowanie stawki 0 procent wymaga posiadania dokumentów potwierdzających wywóz poza UE przed upływem terminu złożenia deklaracji za dany okres. Brak odpowiedniego potwierdzenia oznacza ryzyko konieczności czasowego opodatkowania sprzedaży stawką krajową.

W efekcie błędne wykazanie wywozu jako eksportu VAT może prowadzić do zakwestionowania rozliczeń i korekt wstecznych, zwłaszcza przy większych partiach towaru.

Brak analizy lokalnego obowiązku rejestracyjnego

Drugim typowym błędem jest skupienie się wyłącznie na polskim VAT i pominięcie konsekwencji w kraju magazynu.

W przypadku Wielkiej Brytanii obowiązek rejestracji dotyczy podmiotów niemających siedziby w UK, które dokonują lub zamierzają dokonywać opodatkowanych dostaw na terytorium tego państwa. Sam magazyn nie zawsze automatycznie przesądza o obowiązku, ale w praktyce sprzedaż z magazynu zlokalizowanego w UK bardzo często prowadzi do konieczności rejestracji jako podatnik VAT.

W Stanach Zjednoczonych problem wygląda inaczej, ale bywa jeszcze bardziej złożony. Utrzymywanie zapasów w danym stanie może tworzyć tzw. physical presence nexus, czyli wystarczający związek podatkowy do powstania obowiązku rejestracji do sales tax. Dodatkowo funkcjonują progi economic nexus oparte na poziomie sprzedaży.

Brak rejestracji i brak rozliczeń lokalnych nie jest błędem technicznym. To realne ryzyko zaległości podatkowych i sankcji. Dla młodej firmy e-commerce może to oznaczać blokadę sprzedaży na danym rynku lub konieczność kosztownego porządkowania zaległości wstecz.

Pominięcie importu usług 3PL

Wielu przedsiębiorców traktuje faktury za magazynowanie, kompletację czy obsługę zwrotów jako zwykły koszt operacyjny. Tymczasem z perspektywy VAT może to być import usług.

W relacjach B2B zasadą ogólną jest opodatkowanie w kraju siedziby usługobiorcy, co oznacza w Polsce mechanizm reverse charge. Podatnik powinien wykazać VAT należny oraz – przy prawie do odliczenia – VAT naliczony w JPK_V7.

Zasada ogólna ma zastosowanie, o ile usługa nie ma charakteru ściśle związanego z nieruchomością w rozumieniu przepisów VAT. W klasycznym modelu fulfillmentu zazwyczaj nie dochodzi do sytuacji, w której klient ma do wyłącznej dyspozycji określoną część nieruchomości, ale każdorazowo warto przeanalizować treść umowy.

Pominięcie importu usług nie zawsze powoduje natychmiastowy koszt finansowy, ale tworzy zaległość formalną. Przy większej skali działalności może to zostać uznane za systemowe naruszenie obowiązków ewidencyjnych.

Brak weryfikacji skutków powrotu towarów

Model 3PL często zakłada, że towar wysłany poza UE zostanie sprzedany lokalnie. Rzeczywistość bywa mniej przewidywalna. Zmiana strategii, słabszy popyt czy reorganizacja rynku mogą spowodować konieczność powrotu zapasów do Unii.

Powrót towaru oznacza import w rozumieniu przepisów celnych. Pojawia się zgłoszenie przywozowe oraz potencjalne należności celne i VAT importowy. W określonych sytuacjach możliwe jest zastosowanie zwolnienia z cła w ramach procedury powrotnego przywozu, pod warunkiem wykazania tożsamości towaru i spełnienia warunków formalnych, jednak nie działa to automatycznie.

VAT importowy liczony jest od wartości celnej, która obejmuje nie tylko wartość towaru, lecz także koszty transportu, ubezpieczenia i inne koszty do pierwszego miejsca przeznaczenia w UE. Błędne założenie, że VAT naliczany jest wyłącznie od ceny towaru, może prowadzić do niedoszacowania rzeczywistego obciążenia.

Mylenie zasad UE z zasadami poza UE

Kolejny błąd ma charakter systemowy. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do sprzedaży w ramach UE często zakładają, że te same mechanizmy zadziałają poza Unią.

W UE funkcjonują konstrukcje WDT i WNT oraz uproszczenie call-off stock. Poza UE nie ma wewnątrzwspólnotowych przemieszczeń ani unijnych uproszczeń. Zamiast tego mamy eksport i import w sensie celnym oraz lokalne systemy podatkowe, które potrafią znacząco różnić się od unijnego VAT.

Magazyn 3PL poza UE to nie jest „kolejny kraj w UE”, lecz wejście w odrębny reżim prawny.

Brak analizy warunków Incoterms

Bardzo praktycznym i często pomijanym elementem jest analiza warunków Incoterms. To one przesądzają o tym, kto jest importerem towaru, kto odpowiada za zgłoszenie celne i kto ponosi ciężar należności celnych oraz VAT importowego.

W modelu 3PL poza UE różnica między warunkami typu DDP a DAP może oznaczać zupełnie inne obowiązki podatkowe i inne ryzyka. Brak świadomego wyboru warunków dostawy może spowodować, że przedsiębiorca stanie się importerem w kraju trzecim albo w UE, nie planując tego na etapie kalkulacji marży.

W praktyce większość problemów przy magazynie 3PL poza UE nie wynika ze skomplikowanych przepisów, lecz z nadmiernych uproszczeń. Im wcześniej model zostanie przeanalizowany kompleksowo – od VAT, przez cło, po Incoterms – tym mniejsze ryzyko, że rozwój zagraniczny stanie się źródłem nieplanowanych kosztów i korekt.

Podsumowanie: Czy magazyn 3PL poza UE się opłaca podatkowo?

To pytanie, które pada na końcu każdej rozmowy z przedsiębiorcą. Skoro logistycznie to ma sens, skoro marketingowo zwiększa konwersję, skoro klienci oczekują dostawy w 24–48 godzin, to czy podatkowo to się w ogóle spina?

Odpowiedź nie brzmi ani „tak”, ani „nie”. Brzmi: to zależy od modelu.

VAT w Polsce przy wywozie – w praktyce neutralny

Z perspektywy polskiego VAT sam wywóz towarów do magazynu 3PL poza UE, jeżeli nie jest powiązany z konkretną dostawą, jest co do zasady neutralny. Nie powstaje VAT należny, nie wykazujesz eksportu w ewidencji sprzedaży, nie stosujesz stawki 0 procent.

To oznacza, że wyjazd towaru z Polski nie generuje dodatkowego obciążenia podatkowego w kraju. Nie pojawia się konieczność finansowania VAT od „fikcyjnej sprzedaży”, jak ma to miejsce przy przemieszczeniach wewnątrz UE w modelu WDT/WNT.

Jednocześnie brak eksportu w VAT nie oznacza utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile towary są związane z działalnością opodatkowaną. W tym sensie etap wywozu jest zazwyczaj neutralny podatkowo w Polsce.

Obowiązki celne – nieuniknione

Neutralność w VAT nie oznacza neutralności w ogóle. Wywóz poza UE zawsze oznacza wejście w reżim celny. Zgłoszenie wywozowe, status eksportera, komunikat potwierdzający wywóz, a po stronie kraju trzeciego – import, potencjalne cło i lokalny VAT importowy.

To są obowiązki nieuniknione. Można nimi zarządzać, można je optymalizować poprzez odpowiednie procedury, takie jak skład celny czy rozliczenie VAT od importu w deklaracji, ale nie można ich pominąć.

Dodatkowo model 3PL poza UE wiąże się z ryzykiem podwójnego przekroczenia granicy celnej, jeżeli towar wraca do Unii. Każde takie przekroczenie oznacza formalności i potencjalne należności.

Kluczowe ryzyko: lokalny VAT w kraju magazynu

Z punktu widzenia realnych kosztów największym czynnikiem niepewności nie jest polski VAT przy wywozie, lecz lokalne rozliczenia w kraju magazynu.

Sprzedaż z magazynu 3PL w Wielkiej Brytanii podlega brytyjskim przepisom VAT. Sprzedaż z magazynu w USA może podlegać sales tax w jednym lub kilku stanach. To oznacza konieczność rejestracji, prowadzenia ewidencji zgodnie z lokalnymi wymogami, składania deklaracji i rozliczania podatku według tamtejszych zasad.

Często to właśnie compliance zagraniczny generuje największy koszt administracyjny i ryzyko sankcji. Dla małej firmy e-commerce wejście w nowy system podatkowy bywa większym wyzwaniem niż sama logistyka.

Konieczność analizy modelu sprzedaży przed uruchomieniem 3PL

Magazyn 3PL poza UE nie jest „tylko magazynem”. To element modelu sprzedażowego, który zmienia miejsce opodatkowania dostaw, wpływa na obowiązki celne i może wymagać rejestracji podatkowej w innym państwie.

Dlatego kluczowe pytanie nie brzmi, czy magazyn 3PL się opłaca podatkowo, lecz czy model sprzedaży został prawidłowo zaprojektowany przed jego uruchomieniem. Trzeba przeanalizować, kto będzie importerem, jakie warunki Incoterms będą stosowane, czy powstanie obowiązek rejestracji do lokalnego VAT, jak będzie rozliczany VAT importowy i czy istnieje ryzyko powrotu towarów.

Dopiero po takiej analizie można uczciwie ocenić, czy oszczędność na czasie dostawy i kosztach fulfillmentu nie zostanie zjedzona przez nieprzewidziane obowiązki podatkowe i celne.

W dobrze zaprojektowanym modelu magazyn 3PL poza UE może być narzędziem skalowania sprzedaży i budowania przewagi konkurencyjnej. W modelu zaprojektowanym „na skróty” może stać się źródłem zaległości podatkowych i kosztownych korekt. Różnica leży nie w samej idei 3PL, lecz w jakości przygotowania.