Kiedy e-commerce musi prowadzić JPK MAG i jak to wygląda w praktyce?

Realnie dotyczy to coraz większej liczby młodych przedsiębiorców, bo model e-commerce bardzo często wiąże się z towarem. Sprzedajesz produkty we własnym sklepie, korzystasz z Allegro, myślisz o Amazonie albo fulfillmentach. Pojawia się magazyn, nawet jeśli fizycznie nie stoi u Ciebie w garażu. A tam, gdzie jest magazyn, zaczynają się pytania o ewidencję, dokumenty i właśnie JPK_MAG. W kontekście takim jak księgowość działalności gospodarczej czy księgowość jednoosobowej firmy, JPK_MAG bywa jednym z najbardziej niezrozumiałych tematów.

Najczęstsze wątpliwości młodych właścicieli JDG są bardzo podobne. Czy jeśli działam w dropshippingu, to muszę prowadzić magazyn? Czy korzystając z zewnętrznej firmy logistycznej, wchodzę już w obowiązki magazynowe? Czy Excel to już „system elektroniczny”? I w końcu pytanie, które pada niemal zawsze: czy urząd skarbowy może ode mnie zażądać JPK_MAG, skoro prowadzę mały sklep internetowy i dopiero się rozkręcam. Te wątpliwości są całkowicie normalne, zwłaszcza jeśli JDG podatki, VAT w JDG czy JDG podatek dochodowy i kwota wolna od podatku już same w sobie wydają się wystarczająco skomplikowane.

Problem polega na tym, że wiele informacji w internecie jest pisanych językiem dla księgowych, a nie dla osób, które po prostu chcą legalnie sprzedawać online i nie wpaść w kłopoty. W efekcie JPK_MAG urasta do rangi czegoś, czego lepiej nie dotykać, bo „to pewnie tylko dla dużych firm”. Tymczasem w praktyce wszystko zależy od tego, jak prowadzisz sprzedaż, czy masz towar i w jaki sposób go ewidencjonujesz. Nie od tego, czy masz tysiące zamówień miesięcznie.

W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, czym tak naprawdę jest JPK_MAG w kontekście księgowości ecommerce, kiedy staje się obowiązkiem, a kiedy możesz o nim spokojnie zapomnieć. Bez prawniczego żargonu i bez zakładania, że znasz się na księgowości. Celem jest prosta odpowiedź na jedno kluczowe pytanie: czy w Twoim modelu e-commerce JPK_MAG to realny obowiązek, czy tylko straszak, który w praktyce Cię nie dotyczy.

Czym jest JPK_MAG i jak wpisuje się w system JPK

Żeby dobrze zrozumieć, czym jest JPK_MAG, trzeba najpierw spojrzeć na niego jako część większej całości. JPK_MAG nie jest osobnym obowiązkiem, który nagle „pojawia się” w firmie. To jeden z elementów systemu Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli sposobu, w jaki urząd skarbowy może sprawdzić dane z Twojej księgowości działalności gospodarczej.

Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, zwłaszcza w e-commerce, JPK często kojarzy się z VAT-em, bo to właśnie JPK_VAT jest wysyłany co miesiąc. I tu od razu ważne uspokojenie. JPK_MAG działa zupełnie inaczej. Nie jest wysyłany regularnie i nie dotyczy każdej JDG. Zanim jednak do tego dojdziemy, warto zrozumieć podstawy.

Jednolity Plik Kontrolny – podstawy prawne

Jednolity Plik Kontrolny to elektroniczny zapis danych z księgowości. Chodzi o księgi i ewidencje prowadzone w systemach komputerowych, które w razie kontroli mogą zostać przekazane do urzędu skarbowego w jednym, ustandaryzowanym pliku. Państwo wprowadziło JPK po to, żeby uprościć kontrole i ograniczyć chaos związany z papierowymi dokumentami.

Kluczowa jest tu jedna zasada, o której wiele osób nie wie albo o niej zapomina. Większość plików JPK, w tym JPK_MAG, przekazuje się wyłącznie „na żądanie” organu podatkowego. Oznacza to, że urząd skarbowy musi najpierw poprosić o taki plik. Najczęściej dzieje się to w trakcie kontroli podatkowej, czynności sprawdzających albo postępowania podatkowego. Dopóki takiego wezwania nie ma, nie robisz nic.

To bardzo istotne w kontekście księgowości JDG, bo JPK_MAG nie jest kolejnym comiesięcznym obowiązkiem obok VAT w JDG czy rozliczania JDG podatku dochodowego. Dla większości małych e-biznesów to plik, który może się nigdy nie pojawić w praktyce.

Warto też jasno powiedzieć jedną rzecz. Sam fakt, że używasz komputera w firmie, wystawiasz faktury w programie albo prowadzisz sprzedaż online, nie oznacza jeszcze obowiązku JPK_MAG. Kluczowe jest to, czy prowadzisz elektroniczną ewidencję magazynową.

JPK_MAG – zakres i cel

JPK_MAG dotyczy wyłącznie magazynu, a dokładniej tego, co dzieje się z towarem. Jest to plik, który pokazuje ruchy magazynowe, czyli momenty, w których towar pojawia się w magazynie, znika z niego albo jest przesuwany. Nie interesują tu fiskusa ceny, marże, kampanie reklamowe ani to, jak prowadzisz sklep od strony marketingowej. Liczy się wyłącznie fizyczny obrót towarem.

Ewidencja gospodarki magazynowej to zapis stanów towarów i ich zmian w czasie. Jeśli gdziekolwiek zapisujesz, ile sztuk danego produktu masz na stanie i jak ta liczba się zmienia, to właśnie o to chodzi. JPK_MAG jest po prostu techniczną formą przekazania takich danych do urzędu skarbowego, jeśli urząd o nie poprosi.

W pliku JPK_MAG znajdują się informacje o przyjęciach towarów do magazynu, wydaniach na zewnątrz, rozchodach wewnętrznych oraz przesunięciach między magazynami. Nie musisz znać tych nazw ani skrótów, żeby zrozumieć sens. Chodzi o prostą historię tego, skąd wziął się towar i co się z nim stało.

Z punktu widzenia urzędu skarbowego JPK_MAG ma jedno główne zadanie. Pozwala sprawdzić, czy towar, który sprzedajesz, faktycznie istnieje, czy został prawidłowo przyjęty do firmy i czy jego ilość zgadza się z tym, co wynika z faktur i podatków. To narzędzie kontrolne, a nie element codziennej obsługi biznesu.

Trzeba jednak uważać na jedną rzecz. Często mówi się, że JPK_MAG nie dotyczy firm, które nie prowadzą magazynu. To prawda, ale tylko pod pewnym warunkiem. Fiskus nie będzie interesował się JPK_MAG wtedy, gdy faktycznie nie prowadzisz ewidencji ilościowej towarów. Jeśli jednak prowadzisz nawet bardzo prostą elektroniczną ewidencję stanów, na przykład w systemie sklepowym, w module magazynowym albo w arkuszu kalkulacyjnym, urząd może uznać, że prowadzisz ewidencję magazynową w rozumieniu przepisów.

I właśnie dlatego JPK_MAG bywa pułapką dla e-commerce. Nie dlatego, że jest obowiązkowy dla wszystkich, ale dlatego, że wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że proste zapisy ilościowe to już coś więcej niż „notatki dla siebie”. W kolejnych częściach artykułu pokażemy dokładnie, kiedy to ma znaczenie w praktyce, a kiedy możesz prowadzić swoją JDG spokojnie, bez obaw o JPK_MAG.

Kto może być zobowiązany do przekazania JPK_MAG na żądanie

Na tym etapie warto bardzo jasno powiedzieć jedną rzecz, bo to jeden z najczęstszych błędów myślowych. W systemie JPK nie ma czegoś takiego jak stały obowiązek „prowadzenia JPK_MAG”. Nie jest to dokument, który tworzysz co miesiąc ani coś, co regularnie wysyłasz do urzędu. Istnieje natomiast obowiązek przekazania struktury JPK_MAG na żądanie organu podatkowego, ale tylko w określonych sytuacjach.

To rozróżnienie jest kluczowe dla każdego, kto prowadzi JDG i zajmuje się e-commerce. Nie chodzi o to, czy „masz JPK_MAG”, tylko o to, czy w razie kontroli urząd skarbowy może legalnie poprosić Cię o taki plik. A to zależy głównie od tego, jak prowadzisz gospodarkę magazynową i w jakiej formie zapisujesz dane.

Kluczowe kryterium: elektroniczna ewidencja magazynowa

Najważniejszym warunkiem, od którego wszystko się zaczyna, jest prowadzenie danych magazynowych w formie elektronicznej. Ministerstwo Finansów wskazuje, że obowiązek przekazywania plików JPK „na żądanie” dotyczy podatników, którzy prowadzą księgi podatkowe oraz wytwarzają dowody i ewidencje w formie elektronicznej. W kontekście JPK_MAG chodzi więc o elektroniczną gospodarkę magazynową.

W praktyce oznacza to sytuację, w której ruchy towarów są rejestrowane w systemie. Chodzi o przyjęcia, wydania, rozchody czy przesunięcia magazynowe zapisywane cyfrowo, na przykład w programie księgowym, systemie ERP, WMS albo w module magazynowym sklepu internetowego. Jeżeli prowadzisz takie dokumenty elektronicznie, urząd skarbowy może zażądać danych w strukturze JPK_MAG.

Wiele osób pyta o Excela. To temat delikatny i warto podejść do niego ostrożnie. Sam arkusz z wpisanymi stanami towarów nie zawsze pozwala bezpośrednio wygenerować JPK_MAG, bo ten plik opiera się na określonej strukturze dokumentów magazynowych. Z drugiej strony, Excel nadal jest zbiorem elektronicznych danych magazynowych. Jeżeli zapisujesz w nim ruchy towarów w sposób uporządkowany, urząd może uznać, że prowadzisz elektroniczną ewidencję i poprosić o dane dotyczące magazynu.

Dlatego najbezpieczniej przyjąć prostą zasadę. Jeżeli elektronicznie zapisujesz nie tylko sprzedaż, ale też ilości towarów i ich zmiany, wchodzisz w obszar, który potencjalnie może skutkować żądaniem JPK_MAG.

Pełna księgowość a JPK_MAG

W praktyce JPK_MAG znacznie częściej pojawia się w firmach prowadzących pełną księgowość. Nie dlatego, że przepisy wprost ograniczają ten obowiązek tylko do takich podmiotów, ale dlatego, że przy pełnych księgach dużo częściej funkcjonują rozbudowane systemy księgowe i magazynowe.

Firmy na pełnej księgowości częściej korzystają z ERP, WMS albo zaawansowanych programów księgowych, które automatycznie tworzą dokumenty magazynowe i zapisują je elektronicznie. A skoro takie dane istnieją w systemie, urząd skarbowy ma podstawę, żeby w razie kontroli poprosić o ich przekazanie w formacie JPK_MAG.

Warto jednak jasno podkreślić, że przepisy nie mówią wprost: „JPK_MAG dotyczy tylko pełnej księgowości”. Mówią raczej o podatnikach, którzy prowadzą księgi i dowody w formie elektronicznej. Pełna księgowość po prostu zwiększa prawdopodobieństwo, że taka elektroniczna gospodarka magazynowa faktycznie istnieje.

Dla osób prowadzących księgowość ecommerce w uproszczonej formie oznacza to jedno. Sam fakt, że nie masz pełnych ksiąg, nie chroni automatycznie przed JPK_MAG. Decydujące jest to, jak w praktyce wygląda ewidencja towarów.

JDG, KPiR i próg 2,5 mln euro

Większość jednoosobowych działalności gospodarczych na starcie działa na KPiR, czyli podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Przy takiej formie rozliczeń prawo nie nakłada obowiązku prowadzenia formalnej ewidencji magazynowej w systemie elektronicznym. Wiele JDG w e-commerce w ogóle nie prowadzi magazynu albo robi to bardzo uproszczonym sposobem.

Dopóki Twoje przychody nie przekraczają 2,5 mln euro rocznie, możesz pozostać na KPiR. W tym czasie prowadzenie magazynu jest kwestią organizacyjną, a nie formalnym obowiązkiem. Jeżeli nie prowadzisz elektronicznych dokumentów magazynowych, zwykle nie ma też czego przekazywać w ramach JPK_MAG.

Sytuacja zmienia się po przekroczeniu progu 2,5 mln euro. Od kolejnego roku podatkowego pojawia się obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. A wraz z nim znacznie częściej pojawia się elektroniczna gospodarka magazynowa, nawet jeśli wcześniej jej nie było. W efekcie rośnie ryzyko, że w razie kontroli urząd skarbowy zażąda JPK_MAG.

Warto też pamiętać, że momentem kluczowym nie jest samo przekroczenie limitu w trakcie roku, ale wejście w nowy rok podatkowy już na pełnej księgowości. To wtedy zmienia się sposób prowadzenia księgowości jednoosobowej firmy i pojawiają się nowe obowiązki organizacyjne.

Podsumowując tę część bardzo prosto. JPK_MAG nie jest czymś, co „trzeba prowadzić”. To coś, co może być wymagane, jeśli prowadzisz elektroniczną gospodarkę magazynową. A im bardziej rozwija się Twoja JDG w e-commerce, tym większe znaczenie ma świadome podejście do tego, jak zapisujesz dane o towarach. W kolejnej części przejdziemy przez konkretne modele sprzedaży i pokażemy, jak te zasady działają w praktyce.

JPK_MAG w praktyce – scenariusze e-commerce (JDG)

Teoria teorią, ale w e-commerce najważniejsze jest to, jak przepisy działają w realnym życiu. Młodzi przedsiębiorcy bardzo często zadają sobie pytanie nie „co mówi ustawa”, tylko „czy to dotyczy dokładnie mojego sklepu”. I słusznie, bo w praktyce dwa biznesy, które z zewnątrz wyglądają podobnie, mogą mieć zupełnie inne obowiązki w zakresie JPK_MAG.

Dlatego w tej części przejdziemy przez najczęstsze modele prowadzenia JDG w e-commerce i pokażemy, kiedy JPK_MAG faktycznie może się pojawić, a kiedy nie ma się czym przejmować. Chodzi tu wyłącznie o obowiązek przekazania JPK_MAG na żądanie, a nie o jakiekolwiek cykliczne „prowadzenie” tego pliku.

Dropshipping – brak magazynu, brak JPK_MAG

Dropshipping to jeden z najpopularniejszych modeli na start. Sprzedajesz produkty w sklepie internetowym, ale nie masz ich fizycznie u siebie. Towar wysyła hurtownia albo producent bezpośrednio do klienta, a Ty zajmujesz się marketingiem, sprzedażą i obsługą zamówień. Z punktu widzenia logistyki to bardzo wygodne rozwiązanie i właśnie dlatego tak często wybierane przy zakładaniu JDG.

W klasycznym dropshippingu nie prowadzisz własnego magazynu. Nie przyjmujesz towaru na stan, nie wydajesz go z magazynu i nie prowadzisz ewidencji ilościowej zapasów. Nie istnieje więc gospodarka magazynowa w sensie księgowym. A skoro nie ma danych magazynowych, nie ma też czego przekazywać w ramach JPK_MAG.

Warto jednak doprecyzować jedną rzecz, która często budzi wątpliwości. Wiele sklepów dropshippingowych technicznie synchronizuje dostępność towarów u dostawcy, na przykład przez integrację API. Samo wyświetlanie stanów magazynowych hurtowni lub producenta nie jest ewidencją magazynową podatnika i nie powoduje obowiązku JPK_MAG, o ile nie zapisujesz własnych dokumentów magazynowych ani nie prowadzisz własnej ewidencji ruchów towarów.

W praktyce oznacza to, że przy rzeczywistym modelu dropshippingowym JPK_MAG po prostu nie występuje. Oczywiście nadal obowiązują Cię inne elementy, takie jak VAT w JDG, JPK_VAT czy rozliczanie JDG podatku dochodowego, ale magazyn i JPK_MAG nie są częścią tego modelu.

Własny sklep internetowy z magazynem

Sytuacja zaczyna się zmieniać w momencie, gdy prowadzisz własny sklep internetowy i sprzedajesz towar, który faktycznie gdzieś leży. Może to być magazyn w domu, wynajęta hala albo zaplecze firmy. Fizyczne posiadanie towaru bardzo często prowadzi do pytania o ewidencję, a stąd już blisko do tematu JPK_MAG.

JDG poniżej progu 2,5 mln euro

Jeżeli prowadzisz JDG i Twoje przychody nie przekraczają 2,5 mln euro rocznie, możesz rozliczać się na KPiR. W takiej sytuacji przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia formalnej ewidencji magazynowej w systemie elektronicznym. Możesz ją prowadzić dobrowolnie, na potrzeby organizacyjne, ale nie jest to wymóg podatkowy.

I tu pojawia się kluczowy moment. Sam fakt posiadania magazynu nie oznacza jeszcze JPK_MAG. Decydujące jest to, czy prowadzisz elektroniczną ewidencję ruchów towarów. Jeżeli zapisujesz przyjęcia i wydania w systemie komputerowym, nawet prostym, urząd skarbowy może uznać, że prowadzisz elektroniczną gospodarkę magazynową i w razie kontroli zażądać danych w strukturze JPK_MAG.

Jeżeli natomiast nie prowadzisz takiej ewidencji elektronicznej, zwykle nie ma czego przekazywać w ramach JPK_MAG. Papierowy spis, luźne notatki czy brak formalnej ewidencji nie powodują same w sobie obowiązku JPK_MAG, bo dotyczy on wyłącznie danych elektronicznych. Trzeba jednak jasno powiedzieć, że brak ewidencji nie jest strategią księgową. Inne przepisy nadal mogą wymagać spisu z natury czy prawidłowego rozliczenia kosztów, ale to już nie jest temat JPK_MAG.

Różnica między ewidencją papierową a elektroniczną ma więc kluczowe znaczenie właśnie w kontekście JPK.

JDG po przekroczeniu progu 2,5 mln euro

Po przekroczeniu progu 2,5 mln euro przychodów sytuacja zmienia się od kolejnego roku podatkowego. Pojawia się obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, a wraz z nim znacznie częściej pojawia się elektroniczna gospodarka magazynowa.

Pełna księgowość nie oznacza automatycznie, że każda firma musi mieć rozbudowany moduł magazynowy. W praktyce jednak znacznie częściej korzysta się z systemów księgowych lub ERP, które generują dokumenty magazynowe, takie jak przyjęcia i wydania towarów. To właśnie te dokumenty są podstawą do ewentualnego żądania JPK_MAG.

Na tym etapie JPK_MAG staje się czymś w rodzaju standardu „na żądanie”. Nadal nie jest wysyłany cyklicznie i nadal nie tworzy się go bez powodu. Trzeba jednak liczyć się z tym, że urząd skarbowy może poprosić o taki plik, ponieważ dane magazynowe istnieją w systemie i da się je technicznie przekazać.

Zewnętrzne magazyny i fulfillment

Coraz więcej JDG w e-commerce korzysta z zewnętrznych magazynów i usług fulfillmentowych. Towar fizycznie znajduje się w centrum logistycznym operatora, ale nadal pozostaje własnością przedsiębiorcy. I to właśnie ten fakt jest kluczowy z punktu widzenia księgowości JDG.

W praktyce spotyka się dwa modele działania. W pierwszym przedsiębiorca prowadzi własną elektroniczną kontrolę stanów. Integruje swój system z raportami operatora, zapisuje przyjęcia i wydania towarów u siebie i traktuje te dane jako własną ewidencję magazynową. W takiej sytuacji urząd skarbowy może zażądać przekazania JPK_MAG, mimo że magazyn jest zewnętrzny.

Drugi model polega na pełnym zdaniu się na operatora. Przedsiębiorca nie prowadzi własnej ewidencji magazynowej, a raporty od firmy fulfillmentowej traktuje wyłącznie informacyjnie. Raporty operatora same w sobie nie są JPK_MAG. Znaczenie ma dopiero to, czy na ich podstawie tworzysz własne elektroniczne dokumenty magazynowe i zapisujesz ruchy towarów w swoim systemie.

JPK_MAG a inne struktury JPK w e-commerce

Żeby dobrze zrozumieć miejsce JPK_MAG w księgowości ecommerce, warto spojrzeć na niego na tle innych plików JPK. Wiele osób zakładających JDG wrzuca wszystkie JPK do jednego worka i wychodzi z założenia, że skoro jakiś plik istnieje, to na pewno trzeba go regularnie wysyłać. W praktyce jest odwrotnie. Zdecydowana większość struktur JPK funkcjonuje wyłącznie w trybie „na żądanie”.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej kluczowe jest więc rozróżnienie między obowiązkami cyklicznymi a tymi, które pojawiają się tylko w określonych sytuacjach, najczęściej przy kontroli. Dopiero z tej perspektywy JPK_MAG przestaje wyglądać jak problem „na zapas”, a zaczyna być jednym z wielu możliwych narzędzi kontrolnych.

JPK_VAT jako obowiązek cykliczny

JPK_VAT to jedyna struktura JPK, z którą przedsiębiorcy mają do czynienia regularnie. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, nie da się tego ominąć. To właśnie JPK_VAT jest dziś podstawowym sposobem raportowania sprzedaży i zakupów do urzędu skarbowego.

W praktyce występują dwie wersje tego pliku. JPK_V7M dotyczy podatników rozliczających VAT miesięcznie. JPK_V7K wybierają ci, którzy rozliczają VAT kwartalnie, choć sam plik i tak wysyłany jest co miesiąc, z tym że część deklaracyjna pojawia się raz na kwartał. To rozwiązanie zastąpiło dawne deklaracje VAT i stało się centralnym elementem kontroli rozliczeń.

Dla osób prowadzących JDG to właśnie JPK_VAT jest realnym, stałym obowiązkiem. W kontekście takim jak VAT w JDG czy JDG VAT, to ten plik ma największe znaczenie praktyczne. JPK_MAG działa zupełnie inaczej i nie należy stawiać między nimi znaku równości.

Pliki JPK przekazywane na żądanie

Poza JPK_VAT istnieje grupa plików JPK, które są przekazywane wyłącznie wtedy, gdy urząd skarbowy o nie poprosi. To właśnie do tej kategorii należy JPK_MAG i dokładnie w ten sam sposób należy go postrzegać w księgowości jednoosobowej firmy.

Jednym z takich plików jest JPK_FA. Zawiera on dane dotyczące wystawionych faktur sprzedaży. Jeśli prowadzisz sklep internetowy i wystawiasz faktury klientom, urząd może w trakcie kontroli zażądać przekazania tych danych w tej formie. Nie wysyłasz go regularnie ani „profilaktycznie”, tylko reagujesz na konkretne wezwanie.

JPK_FA_RR to struktura znacznie bardziej niszowa. Dotyczy wyłącznie faktur VAT RR dokumentujących zakupy od rolników ryczałtowych. W e-commerce pojawia się rzadko, ale jeśli taka forma współpracy występuje, warto wiedzieć, że również ona ma swoją strukturę JPK.

Kolejnym plikiem jest JPK_WB, czyli wyciąg bankowy w formacie JPK. Jeżeli prowadzisz księgowość działalności gospodarczej w systemie komputerowym, urząd skarbowy może w określonych sytuacjach poprosić o dane z rachunku bankowego właśnie w tej formie. To również nie jest obowiązek cykliczny, lecz narzędzie kontrolne.

Dla podmiotów prowadzących pełną księgowość istnieje także JPK_KR, czyli struktura obejmująca księgi rachunkowe. W przypadku JDG na KPiR ten plik nie występuje, ale może mieć znaczenie, jeśli firma urośnie i przejdzie na pełne księgi.

Wszystkie te struktury łączy jedno. Są przekazywane wyłącznie na żądanie organu podatkowego. Dokładnie tak samo działa JPK_MAG.

Nadchodzące zmiany – JPK_PKPIR i JPK_EWP

W najbliższych latach księgowość JDG będzie jednak coraz bardziej cyfrowa. Od 2026 roku planowane jest wprowadzenie nowych struktur JPK, które obejmą podatników rozliczających się w uproszczonych formach.

JPK_PKPIR ma dotyczyć podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie oznacza to jednak comiesięcznej wysyłki danych, tak jak w przypadku JPK_VAT. KPiR ma być prowadzona elektronicznie, a dane mają być przekazywane do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego. Obowiązek ten będzie wprowadzany etapami, począwszy od 2026 roku dla podatników VAT rozliczających się miesięcznie, a następnie obejmie pozostałych przedsiębiorców.

Podobnie JPK_EWP, czyli struktura dla ewidencji przychodów u ryczałtowców, nie będzie plikiem wysyłanym co miesiąc. Będzie to roczny raport oparty na elektronicznie prowadzonej ewidencji przychodów.

Dla e-commerce oznacza to, że księgowość JDG będzie coraz bardziej oparta na danych elektronicznych. Warto jednak jasno podkreślić, że większa cyfryzacja nie oznacza automatycznie obowiązku JPK_MAG. Ten plik nadal dotyczy wyłącznie sytuacji, w których istnieje elektroniczna gospodarka magazynowa, czyli zapisane cyfrowo ruchy i dokumenty magazynowe.

Innymi słowy, kierunek zmian jest jasny, ale zakres JPK_MAG pozostaje taki sam. To narzędzie „na żądanie”, a nie codzienny obowiązek dla każdego sklepu internetowego.

Podstawy prawne i stanowiska organów

Na koniec warto uporządkować to, na czym w ogóle opiera się temat JPK_MAG od strony formalnej. Nie po to, żeby zagłębiać się w paragrafy, ale żeby mieć jasność, że to, co opisujemy, wynika z przepisów i oficjalnych materiałów administracji skarbowej, a nie z domysłów. Dla osób prowadzących JDG w e-commerce to ważne, bo pozwala spokojniej podejść do księgowości działalności gospodarczej i nie działać pod wpływem strachu przed kontrolą.

Ordynacja podatkowa – art. 193a

Fundamentem całego systemu JPK jest Ordynacja podatkowa, a konkretnie art. 193a. To właśnie ten przepis wprowadził zasadę przekazywania danych księgowych w formie elektronicznej. Co istotne, przepis nie mówi o dobrowolnym przekazywaniu plików przez podatnika, lecz o uprawnieniu organu podatkowego.

Art. 193a Ordynacji podatkowej daje organom prawo, by żądać przekazania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych prowadzonych elektronicznie, w postaci pliku o określonej strukturze. Kluczowe są tu dwa elementy. Po pierwsze, chodzi wyłącznie o księgi i dokumenty prowadzone w systemach komputerowych. Po drugie, przekazanie następuje na żądanie organu, a nie automatycznie.

W praktyce obowiązek JPK „na żądanie” dotyczy podatników prowadzących księgi podatkowe w formie elektronicznej. Jeżeli nie prowadzisz ksiąg elektronicznie, Ministerstwo Finansów wskazuje, że nie powstaje obowiązek sporządzania JPK_MAG. Sam fakt posiadania towarów czy magazynu nie jest tu decydujący.

Rozporządzenia, schemy i dokumentacja techniczna

Szczegóły techniczne dotyczące JPK nie wynikają bezpośrednio z ustawy, lecz z aktów wykonawczych i dokumentacji publikowanej przez administrację skarbową. Zakres danych oraz format techniczny poszczególnych struktur, w tym JPK_MAG, opisują opublikowane schemy XML (XSD) oraz broszury informacyjne dostępne na stronach rządowych.

To właśnie te dokumenty pokazują, jakie dane wchodzą w skład JPK_MAG i w jakiej formie mają być przekazywane. Jednocześnie nie zmieniają one podstawowej zasady wynikającej z Ordynacji podatkowej. JPK_MAG funkcjonuje jako struktura „na żądanie” i nie jest elementem bieżących rozliczeń, takich jak VAT w JDG czy rozliczanie JDG podatku dochodowego.

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno. Jeśli w firmie nie istnieją elektroniczne dokumenty i zapisy dotyczące gospodarki magazynowej, zwykle nie ma też danych, które mogłyby zostać objęte JPK_MAG.

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów i KAS

Duża część praktycznej wiedzy na temat JPK_MAG pochodzi z wyjaśnień publikowanych przez Ministerstwo Finansów oraz Krajową Administrację Skarbową. To tam pojawiają się odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają przedsiębiorcy.

W materiałach MF i KAS kluczowa jest zasada, że struktury JPK przekazywane na żądanie dotyczą ksiąg i dowodów prowadzonych w formie elektronicznej. W przypadku JPK_MAG w praktyce sprowadza się to do sytuacji, w których podatnik prowadzi elektroniczną gospodarkę magazynową, czyli zapisuje ruchy towarów i dokumenty magazynowe w systemie.

Jednocześnie warto uczciwie zaznaczyć, że w części starszych odpowiedzi MF łączył JPK_MAG głównie z podmiotami prowadzącymi księgi rachunkowe, czyli z większymi firmami. Dziś komunikacja administracji jest szersza i odnosi się do wszystkich podatników prowadzących księgi i dowody elektronicznie, ale praktyka nadal pokazuje, że JPK_MAG najczęściej pojawia się tam, gdzie funkcjonuje rozbudowana, elektroniczna gospodarka magazynowa.

To ważne rozróżnienie, bo pokazuje, że nie każdy e-commerce automatycznie „wpada” w JPK_MAG. Decyduje realny sposób prowadzenia danych, a nie sama skala działalności.

Broszury informacyjne i praktyka rynkowa

Uzupełnieniem przepisów i oficjalnych komunikatów są broszury informacyjne publikowane przez administrację skarbową. Jedna z nich dotyczy wprost struktury JPK_MAG i opisuje, jakie dane są w niej ujmowane oraz w jakich sytuacjach może być wymagane ich przekazanie.

Dla osób bez zaplecza księgowego takie broszury są często bardziej zrozumiałe niż ustawy czy rozporządzenia. Pokazują wprost, że JPK_MAG nie jest obowiązkiem powszechnym, lecz narzędziem kontrolnym używanym w określonych przypadkach.

Warto też korzystać z komentarzy branżowych i praktyki księgowych, które doprecyzowują, jak organy podchodzą do konkretnych modeli biznesowych, takich jak dropshipping, fulfillment czy sprzedaż z własnego magazynu. To właśnie na styku przepisów i praktyki najlepiej widać, kiedy JPK_MAG jest realnym tematem dla JDG, a kiedy pozostaje tylko teoretycznym skrótem.

Podsumowując, podstawy prawne JPK_MAG są spójne. Przepisy, dokumentacja techniczna i stanowiska organów prowadzą do jednego wniosku. Nie ma obowiązku „prowadzenia” JPK_MAG. Istnieje natomiast możliwość, że urząd skarbowy zażąda jego przekazania, jeśli w firmie prowadzone są elektroniczne księgi i dokumenty magazynowe. To właśnie ta zasada powinna być punktem odniesienia przy prowadzeniu księgowości JDG i rozwijaniu e-commerce.

Podsumowanie: kiedy e-commerce musi „zająć się” JPK_MAG

Na koniec warto zebrać wszystko w jednym miejscu i jasno uporządkować temat. JPK_MAG nie jest ani powszechnym obowiązkiem, ani czymś, czym każdy właściciel sklepu internetowego musi się martwić od pierwszego dnia działalności. W praktyce dotyczy on tylko określonych sytuacji i zawsze działa w jednym, bardzo konkretnym trybie – na żądanie organu podatkowego.

Najważniejsze jest zrozumienie, że w e-commerce nie istnieje stały obowiązek „prowadzenia JPK_MAG”. Nie tworzy się go co miesiąc, nie wysyła profilaktycznie i nie składa razem z VAT-em. Pojawia się wyłącznie wtedy, gdy urząd skarbowy skorzysta ze swojego prawa i zażąda przekazania danych magazynowych w tej strukturze. A to może się zdarzyć tylko wtedy, gdy takie dane faktycznie istnieją w formie elektronicznej.

Jednoznaczne warunki, kiedy JPK_MAG może się pojawić

Z perspektywy JDG w e-commerce warunki są dość proste, choć często źle rozumiane. JPK_MAG może być wymagany wtedy, gdy prowadzisz księgi podatkowe i dowody księgowe w formie elektronicznej oraz gdy w firmie funkcjonuje elektroniczna gospodarka magazynowa. Chodzi o sytuacje, w których zapisujesz ruchy towarów w systemie, tworzysz elektroniczne dokumenty magazynowe albo prowadzisz moduł magazynowy, który rejestruje przyjęcia i wydania.

Nie ma znaczenia, czy magazyn jest Twój, czy zewnętrzny. Nie ma też znaczenia, czy jesteś dużą firmą, czy JDG. Liczy się wyłącznie to, czy dane magazynowe są prowadzone elektronicznie i czy urząd może je technicznie zażądać w formacie JPK_MAG.

Jeżeli takich danych nie prowadzisz, JPK_MAG najczęściej pozostaje poza Twoją rzeczywistością biznesową.

Najczęstsze błędy interpretacyjne przedsiębiorców

Pierwszy i najczęstszy błąd to przekonanie, że JPK_MAG dotyczy każdego sklepu internetowego, bo „sprzedaż towarów = magazyn”. To nieprawda. Sam fakt sprzedaży fizycznych produktów nie tworzy jeszcze obowiązku JPK_MAG.

Drugi błąd to mylenie JPK_MAG z JPK_VAT. JPK_VAT jest obowiązkiem cyklicznym i realnym dla każdego VAT-owca. JPK_MAG działa zupełnie inaczej i nie powinien być z nim utożsamiany.

Trzeci błąd polega na założeniu, że „jak nie prowadzę magazynu, to jestem bezpieczny”. W rzeczywistości decyduje nie to, czy magazyn istnieje fizycznie, ale czy prowadzisz elektroniczną ewidencję ruchów towarów. Można nie mieć magazynu „u siebie”, a mimo to prowadzić ewidencję magazynową w systemie.

Czwarty błąd to traktowanie braku ewidencji jako strategii. Brak elektronicznej ewidencji może oznaczać brak JPK_MAG, ale nie zwalnia z innych obowiązków wynikających z przepisów o KPiR, spisie z natury, kosztach czy VAT w JDG. To zupełnie inne obszary księgowości jednoosobowej firmy.

JPK_MAG – kiedy odpowiedź brzmi „TAK”

JPK_MAG może pojawić się w Twojej firmie wtedy, gdy prowadzisz elektroniczną gospodarkę magazynową. Dotyczy to sytuacji, w których zapisujesz przyjęcia i wydania towarów w systemie komputerowym, korzystasz z programów księgowych lub ERP z modułem magazynowym albo prowadzisz własną elektroniczną ewidencję ruchów towarów, także przy magazynie zewnętrznym lub fulfillmentowym. W takim przypadku urząd skarbowy ma prawo zażądać przekazania danych w strukturze JPK_MAG.

JPK_MAG – kiedy odpowiedź brzmi „NIE”

JPK_MAG zazwyczaj nie dotyczy Cię wtedy, gdy działasz w modelu dropshippingowym i nie prowadzisz własnej ewidencji magazynowej. Nie pojawia się również wtedy, gdy masz towar, ale nie prowadzisz elektronicznych dokumentów ani zapisów ruchów magazynowych, a księgi podatkowe nie są prowadzone w formie elektronicznej. Samo wyświetlanie stanów dostawcy, raporty informacyjne od operatora fulfillmentu czy brak modułu magazynowego w systemie nie tworzą jeszcze obowiązku JPK_MAG.

Na koniec warto zapamiętać jedną, prostą zasadę. JPK_MAG nie jest obowiązkiem „z góry”. Jest potencjalnym obowiązkiem „w reakcji”, który pojawia się tylko wtedy, gdy w Twojej JDG istnieją elektroniczne dane magazynowe i gdy urząd skarbowy zdecyduje się o nie zapytać. Jeśli rozumiesz tę różnicę, temat JPK_MAG przestaje być straszny i staje się po prostu kolejnym elementem świadomego prowadzenia księgowości ecommerce.