Ukryte koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)
Spis treści
Prowadzenie JDG to nie tylko oczywiste opłaty, które każdy mniej więcej kojarzy, takie jak comiesięczne składki czy podatek dochodowy. Na przedsiębiorcę czekają także ukryte koszty, których na początku nikt nie bierze pod uwagę. To właśnie one potrafią najbardziej zaskoczyć i sprawić, że wypracowany przychód znika szybciej, niż się tego spodziewaliśmy. W przypadku e-commerce, gdzie marże bywają niskie, a konkurencja duża, każdy dodatkowy wydatek wpływa bezpośrednio na płynność finansową i bezpieczeństwo biznesu.
Dlatego temat jest szczególnie ważny dla osób, które dopiero startują ze swoim sklepem internetowym czy usługą online. Ukryte koszty mogą szybko „zjadać” zyski i prowadzić do sytuacji, w której na papierze firma zarabia, a w praktyce właściciel nie ma środków, żeby swobodnie pokrywać bieżące wydatki. Brak przygotowania często oznacza konieczność finansowania się kredytem, opóźnianie inwestycji w marketing albo po prostu stres związany z tym, że pieniądze z konta znikają w niekontrolowany sposób.
W tym artykule pokażemy, jakie wydatki pojawiają się najczęściej, które z nich są obowiązkowe, a które wynikają z samej specyfiki e-commerce. Wyjaśnimy, dlaczego warto je uwzględniać w budżecie od samego początku i jak zaplanować swoje finanse tak, aby działalność gospodarcza nie stała się źródłem frustracji. Tekst został napisany z myślą o osobach, które nie mają dużego doświadczenia i nie chcą zagłębiać się w skomplikowaną terminologię. Będzie prostym przewodnikiem, opartym na realnych liczbach i praktycznych przykładach, które można łatwo odnieść do własnej sytuacji.
Dlaczego „darmowa rejestracja” to tylko początek
Darmowe założenie firmy
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej faktycznie nic nie kosztuje. Wpis do CEIDG można zrobić online i zajmuje to dosłownie kilka minut. To jednak dopiero start – prawdziwe wydatki pojawiają się już od pierwszego miesiąca prowadzenia firmy.
Obowiązkowe składki ZUS
Choć mówi się o „drogim ZUS-ie”, warto wiedzieć, że są ulgi, które pozwalają stopniowo wejść w pełne koszty. Przez pierwsze 6 miesięcy można korzystać z tzw. „ulgi na start” – wtedy płaci się tylko składkę zdrowotną. Od siódmego miesiąca pojawia się „preferencyjny ZUS” (tzw. Mały ZUS), który trwa 24 miesiące i oznacza niższe składki społeczne. Po tym czasie wchodzi tzw. duży ZUS, który obecnie przekracza 1600 zł miesięcznie plus składka zdrowotna. Warto pamiętać, że składka zdrowotna obowiązuje od pierwszego dnia działalności – nie ma od niej zwolnienia.
Podatki w JDG
Każdy przedsiębiorca musi płacić podatek dochodowy. Do wyboru są trzy formy: skala podatkowa (12% i 32%), podatek liniowy (19%) oraz ryczałt od przychodów (stawka zależy od rodzaju działalności, np. w e-commerce często 3% lub 8,5%). To, którą opcję wybierzesz, wpływa na wysokość obciążeń. Warto też pamiętać o kwocie wolnej od podatku – przy rozliczeniu na skali podatkowej wynosi 30 000 zł rocznie.
VAT – obowiązkowy czy nie?
Nie każdy musi być płatnikiem VAT od razu. Jeżeli Twoje przychody nie przekraczają 200 000 zł rocznie, możesz korzystać ze zwolnienia. Są jednak branże, w których VAT jest obowiązkowy od pierwszej faktury – na przykład doradztwo, elektronika czy sprzedaż transgraniczna w e-commerce. Nawet jeśli formalnie nie musisz być VAT-owcem, czasem warto się nim stać, aby odzyskiwać VAT z kosztów (np. reklamy, oprogramowania czy prowizji od transakcji).
Koszty dodatkowe, które zaskakują
Poza składkami i podatkami pojawiają się wydatki, których wielu początkujących przedsiębiorców w ogóle nie przewiduje. Należą do nich obsługa księgowa (od 50 zł miesięcznie online do 500 zł w biurach rachunkowych), prowizje od płatności online (zwykle 1–3% wartości transakcji), narzędzia do prowadzenia sklepu i księgowości, hosting, domena, a także ubezpieczenia. W przypadku e-commerce trzeba też sprawdzić obowiązki związane z wprowadzaniem opakowań – jeśli sprzedajesz towary, możesz podlegać przepisom BDO i EPR, co oznacza dodatkowe raporty i opłaty.
Pierwsze realne wydatki
Choć sama rejestracja jest darmowa, już w pierwszym miesiącu trzeba zapłacić składkę zdrowotną i przygotować się na rozliczenie podatku dochodowego. Jeżeli prowadzisz sprzedaż online, od razu pojawią się prowizje od transakcji i koszty narzędzi. Dlatego każdy, kto zakłada JDG, powinien od początku planować budżet tak, jakby co miesiąc musiał przeznaczyć kilkaset złotych tylko na obowiązkowe obciążenia i kolejne kilkaset na ukryte koszty.
Księgowość i wsparcie formalno-prawne
Ile kosztuje księgowość jednoosobowej firmy
W Polsce ceny księgowości dla JDG wahają się w przedziale od 50 zł do nawet 500 zł miesięcznie. Najtańsze rozwiązania to proste programy księgowe online, które przy ryczałcie ewidencjonowanym pozwalają prowadzić księgowość już od około 50 zł miesięcznie. Tradycyjne biura rachunkowe, które oferują pełną obsługę i biorą odpowiedzialność za rozliczenia, zaczynają zwykle od 300 zł i dochodzą do 500 zł, a czasem więcej, jeśli działalność jest skomplikowana. (Psst, nasza oferta zaczyna się już od 250 złotych!).
W przypadku e-commerce koszty są wyższe niż przy typowej działalności usługowej. Wynika to z dodatkowych obowiązków, takich jak obsługa VAT unijnego, procedury OSS, sprzedaż zagraniczna czy integracja z marketplace’ami. Biura rachunkowe, które mają doświadczenie w obsłudze sklepów internetowych, często liczą sobie więcej właśnie za tę specjalistyczną wiedzę.
Konsultacje podatkowe i prawne
Standardowa obsługa księgowa obejmuje rozliczanie dokumentów i składanie deklaracji. Gdy jednak pojawiają się bardziej szczegółowe pytania – np. dotyczące VAT w JDG przy sprzedaży za granicę, ulgi podatkowej czy rodzaju umowy z kontrahentem – trzeba skorzystać z dodatkowej konsultacji. Ceny zaczynają się od około 200 zł za godzinę w małych biurach, a w renomowanych kancelariach doradztwo może kosztować 400 zł i więcej. Warto to uwzględnić w budżecie, bo kilka godzin konsultacji w roku podnosi realne koszty prowadzenia działalności.
Biuro rachunkowe, księgowość online czy samodzielnie
Każdy przedsiębiorca musi wybrać, jak chce prowadzić swoją księgowość. Biuro rachunkowe jest najdroższym rozwiązaniem, ale daje poczucie bezpieczeństwa – księgowa odpowiada za dokumenty i reprezentuje Cię w razie kontroli urzędu skarbowego. Księgowość online to tańsza opcja (50–200 zł miesięcznie), często z dostępem do aplikacji i podstawowego wsparcia, ale odpowiedzialność za poprawność rozliczeń spoczywa w dużej mierze na właścicielu firmy. Najtańsze jest samodzielne prowadzenie księgowości, szczególnie przy ryczałcie ewidencjonowanym, ale wymaga systematycznego śledzenia przepisów i wiąże się z ryzykiem błędów.
Jak wybrać najlepsze rozwiązanie
Dla młodych przedsiębiorców działających w e-commerce najlepszym wyborem często okazuje się księgowość online w połączeniu z okazjonalnym wsparciem księgowej. Przy dużej liczbie transakcji lub sprzedaży zagranicznej lepszym rozwiązaniem jest jednak biuro rachunkowe, które zna specyfikę księgowości e-commerce i pomoże uniknąć problemów z podatkami czy VAT unijnym. Warto pamiętać, że księgowość działalności gospodarczej to nie tylko faktury, ale też wybór formy opodatkowania, wyliczanie ZUS, rozliczanie podatku dochodowego i bieżące doradztwo, które często decyduje o tym, czy biznes będzie działał płynnie finansowo.
Opłaty bankowe i prowizje
Konto firmowe – obowiązek czy praktyka
Rejestrując JDG, formalnie możesz korzystać z prywatnego rachunku bankowego. Prawo nie nakazuje jednoznacznie posiadania konta firmowego, chyba że korzystasz z mechanizmu podzielonej płatności (split payment). W praktyce jednak większość banków wymaga, aby przedsiębiorca otworzył konto firmowe, a dodatkowo oddzielenie finansów prywatnych od biznesowych ułatwia księgowość i rozliczenia podatkowe.
Koszt prowadzenia konta firmowego to zazwyczaj od 10 do 30 zł miesięcznie. Banki często oferują promocje typu „konto za 0 zł”, ale zwykle wiąże się to z warunkami – np. koniecznością wykonania kilku transakcji kartą w miesiącu albo zapewnienia określonego wpływu. Do tego dochodzą drobne opłaty za kartę płatniczą (zwykle 5–10 zł miesięcznie) czy za wpłaty i wypłaty gotówkowe.
Koszty przelewów zagranicznych i walutowych
Sprzedaż w e-commerce często oznacza transakcje międzynarodowe. Przelewy SEPA w euro kosztują zazwyczaj kilka złotych, ale przelewy SWIFT w innych walutach mogą wynosić od 30 do nawet 150 zł za transakcję – w zależności od banku i kraju. Oprócz tego dochodzi koszt kursu walutowego. Banki stosują własny spread, czyli różnicę między kursem rynkowym a tym, po którym wymieniają walutę. Spread potrafi wynosić 3–6%, co w praktyce bywa droższym obciążeniem niż sama opłata za przelew.
Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z fintechów takich jak Revolut Business, Wise czy Payoneer. Dzięki nim można płacić mniej za przelewy międzynarodowe i unikać wysokich spreadów walutowych. To realnie obniża koszty prowadzenia działalności, zwłaszcza gdy sprzedajesz za granicę.
Prowizje od płatności online
Największym kosztem w codziennej działalności e-commerce są prowizje pobierane przez operatorów płatności, takich jak PayU, Przelewy24, Stripe czy PayPal. Standardowa stawka to od 1,5 do 3% wartości transakcji. W praktyce oznacza to, że jeśli klient zapłaci 100 zł, na Twoje konto trafi od 97 do 98,50 zł.
Przy dużym wolumenie sprzedaży te kwoty robią różnicę. Jeśli miesięczny obrót wynosi 10 000 zł, a prowizja to 2%, oddajesz operatorowi 200 zł. Przy 50 000 zł sprzedaży prowizja wzrasta już do 1000 zł – co odpowiada kosztowi księgowości albo dodatkowej składce ZUS. Warto też wiedzieć, że przy większych obrotach można negocjować niższe stawki (nawet ok. 0,9–1,2%). Z drugiej strony niektórzy operatorzy, jak PayPal, pobierają więcej – nawet 2,9% plus stała opłata w danej walucie.
Jak liczyć realny koszt sprzedaży
Aby dobrze planować budżet, trzeba traktować prowizje i opłaty bankowe jako stały element kosztów działalności. Dla sklepu, który osiąga 10 000 zł miesięcznej sprzedaży, 200 zł prowizji może nie brzmieć groźnie. Ale przy rosnących obrotach, np. 100 000 zł miesięcznie, prowizje sięgają już 2000 zł – czyli realnie tyle, ile duży ZUS. To pokazuje, że ukryte koszty bankowe i prowizyjne mogą stać się jedną z największych pozycji w budżecie JDG.
Oprogramowanie i narzędzia online
Programy do faktur i księgowości
Jednym z pierwszych kosztów w JDG, obok ZUS i konta bankowego, są programy do faktur i księgowości online. Nawet jeśli korzystasz z biura rachunkowego, w praktyce to Ty wystawiasz faktury i przesyłasz je do księgowości. Najprostsze aplikacje do fakturowania kosztują od około 20 zł miesięcznie. Rozbudowane systemy, które obsługują VAT w JDG, sprzedaż zagraniczną i integracje z platformami e-commerce, to wydatek rzędu 100–150 zł miesięcznie. Warto też pamiętać, że od 2026 roku w Polsce wejdzie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dlatego już dziś dobrze jest wybierać programy kompatybilne z tym systemem, żeby uniknąć kosztownej wymiany narzędzi w przyszłości.
Hosting, domena i bezpieczeństwo strony
Prowadząc sklep internetowy czy stronę firmową, trzeba opłacać domenę i hosting. Standardowe ceny w Polsce to około 50–70 zł rocznie za domenę .pl i 100–200 zł rocznie za hosting, czyli łącznie około 200–300 zł rocznie. To koszt podstawowych rozwiązań. Jeśli planujesz sklep na platformach typu Shoper, Shopify czy WooCommerce z dodatkowymi integracjami, abonament może wynosić od 100 do 300 zł miesięcznie.
Kolejnym ważnym elementem jest certyfikat SSL, który szyfruje dane klientów. Niektóre firmy hostingowe oferują darmowe rozwiązania (np. Let’s Encrypt), ale w wielu przypadkach trzeba zapłacić od 50 do 200 zł rocznie. W e-commerce to obowiązek, nie opcja – brak SSL oznacza brak zaufania klientów i problemy z płatnościami online.
Pakiety biurowe i podstawowe narzędzia
Pakiety takie jak Microsoft 365 czy Google Workspace stały się standardem w małych firmach. Kosztują od 30 do 100 zł miesięcznie za jednego użytkownika i dają dostęp do profesjonalnej poczty w domenie firmowej, edytorów dokumentów, arkuszy i przestrzeni w chmurze. Jeśli pracujesz sam, to wydatek do udźwignięcia. Jeżeli planujesz zatrudniać zespół, koszty rosną proporcjonalnie do liczby pracowników.
Narzędzia niezbędne i te „na później”
Na samym początku działalności wystarczy mieć program do faktur, system księgowy zgodny z wybraną formą opodatkowania, hosting z domeną i pakiet biurowy. To minimum, które pozwala bezpiecznie prowadzić JDG.
Dopiero gdy biznes zacznie się rozwijać, warto zainwestować w dodatkowe narzędzia. Mogą to być systemy CRM do zarządzania klientami, integracje z marketplace’ami (Allegro, Amazon), moduły ERP do obsługi magazynu czy komunikatory dla zespołu. Trzeba też pamiętać o backupie danych i zabezpieczeniach przed atakami hakerskimi – kopie bezpieczeństwa w chmurze i oprogramowanie antywirusowe to kolejne kilkadziesiąt złotych miesięcznie, ale chronią firmę przed utratą danych i przestojem w sprzedaży.
Składki ZUS – pozornie niższe, ale stałe
Duży ZUS – z czego się składa
W 2025 roku pełny pakiet składek dla JDG, tzw. „duży ZUS”, to wydatek przekraczający 2 000 zł miesięcznie. Składają się na niego składki społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa i Fundusz Pracy) – razem około 1 600 zł – oraz obowiązkowa składka zdrowotna, której minimalna wysokość wynosi ponad 400 zł. Warto pamiętać, że składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania i realnych dochodów lub przychodów, więc w praktyce może być znacznie wyższa.
Ulga na start i preferencyjny ZUS
Państwo przewidziało pewne ułatwienia dla nowych przedsiębiorców. Pierwsze 6 miesięcy to tzw. „ulga na start”. W tym okresie nie trzeba płacić składek społecznych, a jedynym obowiązkowym kosztem jest składka zdrowotna. Po pół roku wchodzi w życie „preferencyjny ZUS”, nazywany też Małym ZUS-em. Oznacza on, że składki społeczne naliczane są od 30% minimalnego wynagrodzenia. W praktyce to około 300–400 zł miesięcznie plus składka zdrowotna. Różnica względem dużego ZUS-u jest ogromna – oszczędność przekracza 1 000 zł miesięcznie.
Składka zdrowotna – obowiązkowa od pierwszego dnia
Najważniejszy fakt, o którym często zapomina się na starcie, to składka zdrowotna. Płaci ją każdy przedsiębiorca od pierwszego dnia prowadzenia działalności, niezależnie od tego, czy korzysta z ulgi na start. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania:
- na skali podatkowej to 9% dochodu, ale nie mniej niż ok. 430 zł miesięcznie,
- na podatku liniowym to 4,9% dochodu, również z minimalną kwotą około 430 zł,
- na ryczałcie wysokość zależy od przychodów i dzieli się na trzy progi: około 430 zł, 720 zł lub 1 290 zł miesięcznie.
To sprawia, że składka zdrowotna może być jednym z większych kosztów w firmie – szczególnie dla osób, które szybko osiągają wysokie przychody
Mały ZUS Plus – dodatkowa ulga
Po upływie dwóch i pół roku prowadzenia działalności, kiedy kończy się okres preferencyjnych składek, przedsiębiorca teoretycznie powinien przejść na duży ZUS. Istnieje jednak możliwość skorzystania z tzw. „Małego ZUS Plus”. To rozwiązanie dla osób, których średni roczny przychód nie przekracza 120 tys. zł. W takim przypadku składki społeczne mogą być nadal obniżone i naliczane proporcjonalnie do dochodu.
Dlaczego ZUS trzeba traktować jak czynsz
Składki ZUS budzą emocje, ale nie da się ich całkowicie ominąć. Nawet jeśli przez jakiś czas płacisz mniej, zawsze pozostaje składka zdrowotna, a w dalszej perspektywie pełny pakiet. Dlatego najlepiej od samego początku traktować ZUS jako stały, nieunikniony koszt – podobnie jak czynsz czy rachunki za prąd. Dzięki temu łatwiej planować płynność finansową i uniknąć sytuacji, w której brak środków na ZUS staje się źródłem stresu.
Ubezpieczenia i zabezpieczenia
OC zawodowe i OC działalności
Najbardziej znaną polisą wśród przedsiębiorców jest OC działalności gospodarczej. Chroni ono przed skutkami finansowymi roszczeń klientów w sytuacji, gdy np. sprzedany produkt okazał się wadliwy i spowodował szkodę. W e-commerce nie jest to tylko teoria – reklamacje, zwroty i potencjalne procesy są codziennością. Standardowe OC kosztuje od 200 do 800 zł rocznie, ale w niektórych branżach, takich jak elektronika czy kosmetyki, składka może być wyższa. Warto też zwrócić uwagę na zakres ochrony – podstawowa polisa nie zawsze obejmuje sprzedaż zagraniczną, a w przypadku e-commerce cross-border trzeba wykupić dodatkowe rozszerzenie.
Ubezpieczenie majątku firmy
Drugim istotnym zabezpieczeniem jest ubezpieczenie majątku. Obejmuje ono sprzęt komputerowy, towary w magazynie, a także lokal, w którym prowadzisz działalność. Dla sklepów internetowych, które często działają w modelu „domowe biuro + mały magazyn”, taka polisa to koszt od 300 do 600 zł rocznie przy podstawowej ochronie. Im większe zapasy czy droższy sprzęt, tym składka rośnie. W e-commerce warto również rozważyć dodatkowe ubezpieczenie transportowe lub cargo, które chroni przesyłki w drodze do klientów – standardowe OC nie zawsze obejmuje ten obszar.
Polisa na życie i NNW
Właściciel JDG nie ma zabezpieczenia pracowniczego, dlatego polisa na życie i NNW to rozwiązanie, które daje spokój w przypadku choroby czy wypadku. Najtańsze polisy kosztują około 100–300 zł rocznie, ale w praktyce bardziej rozbudowane pakiety to wydatek rzędu 50–100 zł miesięcznie. W zamian można liczyć na realne wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, które bezpośrednio wpływają na ciągłość prowadzenia firmy.
Dodatkowe ubezpieczenia przydatne w e-commerce
Wraz z rozwojem działalności można rozważyć kolejne formy ochrony. Popularne staje się cyberubezpieczenie, które zabezpiecza firmę przed skutkami ataków hakerskich, wycieków danych czy blokady sklepu internetowego. Koszt zależy od wielkości firmy i zakresu ochrony, ale w e-commerce to coraz częściej konieczność. Inną opcją jest ubezpieczenie ochrony prawnej, które pokrywa koszty prawnika w przypadku sporów z klientami czy kontrahentami. Ciekawym dodatkiem bywa też assistance dla przedsiębiorców – obejmujące np. naprawę sprzętu komputerowego czy pomoc IT.
Jakie polisy wybrać na start
Na początku prowadzenia JDG w e-commerce wystarczą trzy podstawowe zabezpieczenia: OC działalności, ubezpieczenie majątku i polisa na życie/NNW. Dają one realną ochronę w sytuacjach, które najczęściej dotykają młodych przedsiębiorców. Cyberubezpieczenia i ochrona prawna mogą być rozszerzeniem, gdy sklep zacznie się rozwijać i ryzyko finansowe będzie większe.
Koszty BDO i EPR dla e-commerce
Kiedy powstaje obowiązek rejestracji
Każdy przedsiębiorca, który sprzedaje produkty w opakowaniach – niezależnie od tego, czy są to kartony, koperty foliowe czy folia bąbelkowa – podlega przepisom dotyczącym gospodarowania odpadami. W Polsce oznacza to obowiązek wpisu do BDO (Baza Danych o Odpadach) i prowadzenia ewidencji opakowań. Co ważne, nie musisz być producentem opakowań – wystarczy, że wysyłasz w nich towar do klienta. W praktyce więc prawie każda JDG w e-commerce podlega tym regulacjom.
Opłata roczna i koszt obsługi sprawozdań
Sama rejestracja w BDO jest darmowa, ale przedsiębiorcy płacą coroczną opłatę roczną: 100 zł w przypadku mikroprzedsiębiorców i 300 zł dla pozostałych firm. Do tego dochodzi obowiązek składania sprawozdania o ilości wprowadzonych na rynek opakowań. Zwykle robi się to raz w roku – do 15 marca za rok poprzedni. Większość właścicieli JDG zleca to księgowej lub firmie doradczej, co kosztuje około 300–600 zł rocznie. Jeśli działalność obejmuje różne rodzaje opakowań lub dodatkowe obowiązki EPR (np. baterie, sprzęt elektroniczny), cena może być wyższa.
Opłaty produktowe i recyklingowe
Poza sprawozdawczością mogą pojawić się także opłaty produktowe lub recyklingowe. Ich wysokość zależy od rodzaju i ilości opakowań, jakie wprowadzasz do obrotu. Dla małych JDG, które wysyłają kilkadziesiąt paczek miesięcznie, kwoty są zwykle symboliczne. Jednak formalny obowiązek istnieje zawsze – i nawet niewielkie błędy mogą skończyć się kontrolą i koniecznością dopłaty.
Dlaczego wielu przedsiębiorców nie wie o BDO i EPR
Przy zakładaniu firmy nikt nie informuje o obowiązkach środowiskowych, dlatego wielu sprzedawców dowiaduje się o nich dopiero w trakcie kontroli. Brak wpisu do BDO lub niezłożenie sprawozdania nie zwalnia z odpowiedzialności. Ustawa przewiduje wysokie kary – nawet do miliona złotych. W praktyce małe firmy częściej dostają grzywny rzędu kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych, ale to i tak suma, która może zrujnować młody biznes.
Obowiązki w skali międzynarodowej
Jeżeli sprzedajesz towary do innych krajów Unii Europejskiej, musisz pamiętać, że przepisy EPR obowiązują lokalnie. Oznacza to konieczność rejestracji i raportowania także w państwie, w którym sprzedajesz. Na przykład w Niemczech przedsiębiorca musi zgłosić się do systemu LUCID, we Francji raportowanie w zależności od kategorii produktów bywa kwartalne lub roczne. To dodatkowe koszty i formalności, które łatwo przeoczyć, a które są równie obowiązkowe jak w Polsce.
Rozwój i marketing – inwestycje, które łatwo pominąć
Kursy i szkolenia
W e-commerce wiedza dezaktualizuje się szybciej niż w wielu innych branżach. Algorytmy reklam, narzędzia sprzedażowe i strategie marketingowe zmieniają się niemal z roku na rok. Dlatego przedsiębiorcy muszą inwestować w szkolenia i kursy. Podstawowe kursy online z obsługi reklam na Facebooku czy prowadzenia kampanii w social media kosztują 300–500 zł. Bardziej zaawansowane szkolenia z Google Ads, SEO czy strategii sprzedaży wielokanałowej to już wydatek rzędu 1 500–2 000 zł, a w przypadku certyfikowanych programów – jeszcze więcej. To koszt, którego wielu młodych przedsiębiorców nie planuje, a który w praktyce może zadecydować o sukcesie sklepu.
Reklamy online
Największym i stałym wydatkiem jest budżet reklamowy. Minimalne 500 zł miesięcznie wystarczy, żeby przetestować reklamy w Google Ads czy Meta Ads (Facebook, Instagram). Jednak realne efekty przychodzą przy większych kwotach – 1 000–1 500 zł miesięcznie to absolutne minimum, a skuteczne kampanie w konkurencyjnych branżach wymagają budżetu na poziomie 2 000–5 000 zł. To koszt, który trzeba traktować jak inwestycję – bez niego sklep internetowy istnieje tylko „na papierze”, bo klienci po prostu nie wiedzą o jego istnieniu.
Marketing offline – materiały i wydarzenia
Choć e-commerce kojarzy się z internetem, promocja offline nadal ma znaczenie. Wizytówki, ulotki czy roll-upy na targach branżowych kosztują od 300 do 1 000 zł. To inwestycja jednorazowa, ale warto pamiętać, że udział w samych targach (wynajem stoiska, akredytacje, logistyka) może kosztować dodatkowe kilka tysięcy złotych. Dla młodej JDG nie zawsze jest to pierwszy wydatek, ale z czasem takie działania budują wiarygodność i kontakty biznesowe.
Inne kanały marketingu online
Marketing to nie tylko płatne reklamy. Coraz większe znaczenie mają SEO, czyli pozycjonowanie strony w Google (optymalizować można samemu, ale to czasochłonne – profesjonalna obsługa wynosi często od 1 000 zł miesięcznie), content marketing – tworzenie blogów, artykułów i treści w social media, a także e-mail marketing, gdzie trzeba płacić za narzędzia takie jak GetResponse czy MailerLite (50–200 zł miesięcznie). Do tego dochodzą narzędzia analityczne: Google Analytics, Hotjar czy systemy do śledzenia konwersji, które często wymagają płatnych abonamentów.
Koszt pracy własnej
Nawet jeśli nie wydajesz pieniędzy na agencję czy specjalistę, a samodzielnie prowadzisz reklamy i social media, to również jest koszt – koszt Twojego czasu. Każda godzina spędzona na ustawianiu kampanii czy pisaniu postów to godzina mniej na obsługę klientów czy rozwój produktów. To często niedoceniany element, ale w praktyce wpływa na rentowność JDG tak samo jak wydatki finansowe.
Dlaczego nie wolno pomijać marketingu
Wielu początkujących przedsiębiorców koncentruje się na obowiązkowych kosztach, takich jak ZUS, podatki czy księgowość. Tymczasem brak inwestycji w marketing prowadzi do sytuacji, w której sklep działa, ale nie generuje sprzedaży. Dlatego budżet na marketing i rozwój powinien być planowany od pierwszego dnia działalności, tak samo jak rachunki i składki. To nie dodatek, ale jeden z fundamentów sukcesu w e-commerce.
Media i domowe biuro
Jak rozliczyć koszty mieszkania w JDG
Prowadzenie JDG z własnego mieszkania to standard w e-commerce. Przedsiębiorca może wliczyć w koszty firmowe część wydatków takich jak czynsz, prąd, ogrzewanie, internet czy telefon – pod warunkiem, że faktycznie służą one działalności. Najczęściej stosuje się proporcję powierzchni. Jeśli np. na biuro przeznaczasz 20% mieszkania, możesz w takim samym procencie odliczać koszty mediów i czynszu.
Inne sposoby ustalania proporcji
Nie wszystkie wydatki muszą być rozliczane według powierzchni. Internet czy telefon można rozliczać według faktycznego wykorzystania – np. 70% dla celów firmowych i 30% prywatnie. Najbezpieczniej, jeśli faktura za internet czy telefon wystawiona jest bezpośrednio na firmę. Jeśli jednak dokument wystawiony jest na osobę prywatną, trzeba zachować spójne i logiczne wyliczenia, które można pokazać w razie kontroli.
Amortyzacja mieszkania
Poza bieżącymi rachunkami przedsiębiorca może również amortyzować część mieszkania wykorzystywaną w działalności. Oznacza to, że część wartości lokalu rozpisuje się w kosztach w kolejnych latach. To rozwiązanie ma jednak konsekwencje – przy sprzedaży mieszkania trzeba zapłacić podatek od proporcjonalnej części, która była amortyzowana w działalności. Dlatego warto skonsultować tę decyzję z księgową i rozważyć, czy opłaca się to w dłuższej perspektywie.
Różnice w zależności od formy opodatkowania
Możliwość rozliczania kosztów mieszkania dotyczy tylko tych form opodatkowania, gdzie bierze się pod uwagę koszty uzyskania przychodu – np. skali podatkowej czy podatku liniowego. Przy ryczałcie ewidencjonowanym nie ma możliwości odliczania kosztów, w tym mediów czy czynszu. To często zaskoczenie dla początkujących przedsiębiorców, którzy zakładają, że koszty można rozliczać zawsze.
VAT od mediów – dodatkowy aspekt
Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, ma prawo odliczyć również część VAT od wydatków na media – w takiej samej proporcji, w jakiej wykorzystuje je w działalności. Jeśli korzysta ze zwolnienia z VAT, odlicza tylko w podatku dochodowym. To ważne rozróżnienie, które pozwala realnie zmniejszyć obciążenia podatkowe.
Typowe błędy i jak ich unikać
Najczęstsze błędy początkujących przedsiębiorców to:
- zawyżanie proporcji (np. odliczanie 80% czynszu, mimo że firma zajmuje mały pokój),
- brak konsekwencji w rozliczeniach (np. raz faktura za internet jest kosztem, a innym razem już nie),
- brak dokumentacji potwierdzającej wydatki.
Podobne zasady dotyczą także innych wydatków, np. samochodu używanego częściowo prywatnie, częściowo firmowo. Również tu trzeba ustalić proporcję i stosować ją konsekwentnie.
Dlaczego warto robić to rozsądnie
Rozliczanie mediów i mieszkania w JDG pozwala obniżyć realny podatek, ale trzeba podchodzić do tego z rozsądkiem. Lepiej odliczyć mniejszą część, ale mieć pewność, że proporcja jest logiczna i możliwa do obrony w razie kontroli. Najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie zasad rozliczania wspólnie z księgową i trzymanie się ich konsekwentnie.
Przykładowy miesięczny budżet JDG
Składki ZUS
Największym stałym kosztem prowadzenia JDG są składki ZUS. W 2025 roku pełny pakiet to ponad 2 000 zł miesięcznie (ok. 1 600 zł składek społecznych + min. 400 zł składki zdrowotnej). Na początku można korzystać z ulg: przez pierwsze pół roku płacisz tylko składkę zdrowotną (ponad 400 zł/mies.), a przez kolejne 24 miesiące preferencyjny „mały ZUS”, gdzie całość wynosi ok. 700–900 zł. Jednak prędzej czy później trzeba przejść na pełne składki i uwzględniać je w budżecie.
Księgowość
Koszt obsługi księgowej to średnio 150–500 zł miesięcznie. Najprostsze rozwiązania online zaczynają się od 50 zł, ale w e-commerce, gdzie dochodzą kwestie VAT unijnego i OSS, realnie trzeba liczyć się z górną granicą widełek. Biuro rachunkowe z doświadczeniem w obsłudze sklepów internetowych bywa droższe, ale daje większe bezpieczeństwo.
Bank i prowizje
Konto firmowe to koszt od 0 do 30 zł miesięcznie – niektóre banki oferują darmowe rachunki pod warunkiem aktywności. Do tego dochodzą opłaty za przelewy zagraniczne i rachunki walutowe. Największym kosztem w e-commerce są jednak prowizje operatorów płatności – standardowo 1,5–3% od transakcji. Przy obrotach 20 000 zł miesięcznie to dodatkowe 300–600 zł, a przy 50 000 zł nawet ponad 1 000 zł.
Narzędzia online
Podstawowe narzędzia – program do faktur, hosting, domena, pakiet biurowy – kosztują 100–300 zł miesięcznie. Jednak w e-commerce często dochodzą dodatkowe opłaty: certyfikat SSL (50–200 zł rocznie), systemy integrujące sprzedaż (np. Baselinker), abonamenty platform sklepowych (Shoper, Shopify) czy backup danych. W efekcie koszty narzędzi mogą być znacznie wyższe niż w działalności usługowej.
Marketing i rozwój
Reklama online to wydatek, którego nie da się uniknąć. Minimalne 500 zł miesięcznie pozwala jedynie na testy. Realne kampanie w Google Ads czy Meta Ads kosztują 2 000–5 000 zł miesięcznie. Do tego trzeba doliczyć e-mail marketing (50–200 zł miesięcznie za system mailingowy), SEO (od 1 000 zł miesięcznie) czy content marketing (koszt copywritera, grafika, narzędzi). To pokazuje, że marketing szybko staje się jedną z największych pozycji w budżecie JDG.
Podatek dochodowy i inne koszty
Poza powyższymi wydatkami przedsiębiorca musi jeszcze zapłacić podatek dochodowy – na skali, liniowym albo ryczałcie. Nawet przy niewielkich dochodach to kilkaset zł miesięcznie. Do tego dochodzą koszty BDO i EPR dla e-commerce (300–600 zł rocznie + opłaty recyklingowe) oraz ubezpieczenia (OC działalności, majątek, NNW – od 500 do 1 500 zł rocznie).
Podsumowanie – ile naprawdę kosztuje JDG
Przy minimalnych wydatkach (mały ZUS, księgowość online, brak reklamy) koszty prowadzenia JDG to co najmniej 3 000 zł miesięcznie. W praktyce jednak, szczególnie w e-commerce, realne koszty są znacznie wyższe – zwłaszcza gdy doliczymy budżet reklamowy, prowizje od płatności i dodatkowe integracje. To pokazuje, że prowadzenie własnej firmy nigdy nie sprowadza się tylko do „darmowej rejestracji”, a prawdziwe wydatki mogą zaskoczyć już w pierwszym miesiącu.
Podsumowanie i rekomendacje
Najważniejsze ukryte koszty JDG
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce to nie tylko opłata składek ZUS i podatków. Do comiesięcznych wydatków dochodzą także koszty księgowości, banku i prowizji od płatności, narzędzi online, ubezpieczeń, a w e-commerce również BDO i EPR. Do tego trzeba doliczyć marketing, szkolenia i rozwój, które choć formalnie nie są obowiązkowe, w praktyce decydują o tym, czy biznes ma szansę przynieść zysk. Łącznie oznacza to, że nawet najprostsze JDG może kosztować ponad 3 000 zł miesięcznie – a w przypadku rozwijającego się sklepu internetowego dużo więcej.
Dlaczego potrzebna jest rezerwa finansowa
Pierwsze miesiące działalności to czas, kiedy koszty są stałe, a przychody często jeszcze nieregularne. ZUS, księgowość, narzędzia czy reklama trzeba opłacać niezależnie od tego, czy sprzedaż wystartowała czy nie. Dlatego tak ważne jest posiadanie rezerwy finansowej – najlepiej na kilka miesięcy prowadzenia działalności. Dzięki temu unikniesz stresu związanego z płynnością i będziesz mógł spokojnie rozwijać sklep, zamiast martwić się, czy wystarczy na ZUS i faktury.
Praktyczna rada – checklistę kosztów zrób przed startem
Zanim zarejestrujesz działalność, przygotuj prostą listę wszystkich kosztów, które mogą cię czekać. Uwzględnij ZUS, podatki, księgowość, narzędzia online, bank, reklamy, ubezpieczenia i opłaty środowiskowe. Dodaj też margines na niespodziewane wydatki. Taka checklista kosztów to najlepszy sposób, żeby uniknąć rozczarowania i mieć świadomość, że JDG to nie tylko formalność w CEIDG, ale realne, comiesięczne zobowiązania finansowe.
