Kiedy muszę zatrudnić księgową, a kiedy wystarczy samodzielne rozliczanie

Każdy przedsiębiorca staje więc przed wyborem. Albo prowadzi księgowość samodzielnie, albo korzysta ze wsparcia księgowej lub eksperta podatkowego, które zajmuje się rozliczeniami w jego imieniu – przy czym formalna odpowiedzialność za poprawność dokumentów nadal spoczywa na przedsiębiorcy. Obie opcje są możliwe i legalne. Jedna jest tańsza i daje większą kontrolę, ale wymaga czasu i cierpliwości. Druga kosztuje więcej, ale pozwala spać spokojnie, bo ktoś inny pilnuje przepisów, terminów i dokumentów.

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, które sprawdzi się u każdego. Wybór zależy od tego, jak wygląda twój biznes, jak szybko chcesz się rozwijać i ile jesteś w stanie poświęcić na naukę oraz śledzenie przepisów. Jeśli dopiero zaczynasz, to pewnie zastanawiasz się, czy w ogóle warto płacić księgowej, skoro wszystko można dziś zrobić w programach online. Z drugiej strony, jeśli planujesz rozwój w e-commerce i myślisz o sprzedaży zagranicznej, to szybko możesz poczuć, że przepisy zaczynają cię przytłaczać.

Ten tekst powstał po to, żeby ci to ułatwić. Krok po kroku przejdziemy przez to, kiedy samodzielne rozliczanie ma sens, a kiedy lepiej od razu oddać księgowość w ręce specjalisty. Nie będzie tu skomplikowanych terminów ani prawniczego żargonu. Wszystko w prostych słowach, tak żebyś na końcu mógł sam odpowiedzieć sobie na pytanie: „Czy dam radę ogarnąć to sam, czy lepiej zapłacić i mieć święty spokój?”.

Samodzielne rozliczanie – kiedy ma sens?

Mała skala działalności

Na początku prowadzenia firmy w e-commerce sprzedaż rzadko liczona jest w setkach zamówień miesięcznie. Bardziej realistyczny scenariusz to kilkanaście albo kilkadziesiąt faktur miesięcznie – część sprzedażowych, część kosztowych. W takim układzie samodzielne rozliczanie jest naprawdę możliwe do ogarnięcia. Większość programów online do księgowości łączy w sobie wystawianie faktur, prowadzenie KPiR oraz przypomnienia o terminach podatków i składek.

Wyobraź sobie, że prowadzisz mały sklep z ubraniami online i w miesiącu masz około trzydziestu transakcji. Do tego kilka faktur kosztowych – np. zakup materiałów, opłaty za kuriera, hosting strony. Wszystko można spokojnie zebrać i zaksięgować w ciągu kilku godzin, o ile robisz to regularnie. Na takim etapie korzystanie z biura rachunkowego, które pobiera po pół tysiąca złotych miesięcznie, może być po prostu zbyt dużym obciążeniem.

Niskie przychody i uproszczona księgowość

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może korzystać z uproszczonej formy księgowości – księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Obowiązek przejścia na pełne księgi rachunkowe pojawia się dopiero po przekroczeniu 2 milionów euro przychodów rocznie. To bardzo wysoka granica (około 9,2 mln zł w 2025 roku), więc dla ogromnej większości mikroprzedsiębiorców i osób zaczynających e-commerce KPiR będzie wystarczające.

Dzięki temu formalności są naprawdę ograniczone – nie musisz przygotowywać sprawozdań finansowych czy prowadzić szczegółowej ewidencji, jak w przypadku spółek. Masz tylko obowiązek ewidencjonowania przychodów i kosztów, pilnowania terminów podatku dochodowego i składek ZUS.

Brak pracowników

Samodzielne rozliczanie działa najprościej wtedy, gdy rozliczasz tylko siebie. Twoje obowiązki ograniczają się wtedy do własnego ZUS-u, podatku dochodowego i ewentualnego VAT-u. W momencie, kiedy zatrudniasz pierwszą osobę, sprawa robi się trudniejsza – pojawiają się listy płac, składki za pracowników, PIT-11 czy deklaracje ZUS RCA/DRA. To wymaga dodatkowej wiedzy i systematyczności. Dlatego dla osób, które działają samodzielnie, księgowość na własną rękę jest dużo bardziej realna.

Czas i chęci

Samodzielne prowadzenie księgowości nie polega tylko na tym, że raz w miesiącu siadasz do komputera i wprowadzasz faktury. W praktyce trzeba pamiętać o kilku różnych obowiązkach: comiesięczne opłacanie składek ZUS, terminowe zaliczki na podatek dochodowy oraz – jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT – składanie pliku JPK_V7. Każdy z tych elementów wymaga dyscypliny i dobrej organizacji czasu.

Jeśli masz chęci do nauki i lubisz mieć kontrolę nad finansami, to samodzielne rozliczanie może być dobrym wyborem. Regularne zaglądanie do programu księgowego daje ci jasny obraz tego, jak idzie firma – od razu widzisz, ile faktycznie zarabiasz, jakie są koszty i ile pieniędzy musisz odłożyć na podatki. Dla wielu osób to bezcenne doświadczenie, bo uczy patrzenia na biznes nie tylko przez pryzmat sprzedaży, ale też finansów.

Korzyści z samodzielnego rozliczania

Najważniejszą korzyścią są koszty – program księgowy to zwykle 50–100 zł miesięcznie, czasem nawet mniej, jeśli wybierzesz prostsze rozwiązania. To zdecydowanie taniej niż profesjonalna pomoc, które za podstawową obsługę JDG pobiera od 300do 500 zł miesięcznie, a w przypadku firm na VAT jeszcze więcej. U nas taka przyjemność kosztuje jedynie 250 złotych za miesiąc. Taki fun fact z naszej strony.

Drugą zaletą jest pełna kontrola. Wszystko robisz sam, więc doskonale wiesz, jakie są przepływy finansowe w twojej firmie. Nie zdajesz się na raporty z zewnątrz – w każdej chwili masz dostęp do najświeższych danych. To daje poczucie bezpieczeństwa i ułatwia planowanie rozwoju.

Trzeci plus to nauka. Nawet jeśli w przyszłości zdecydujesz się oddać księgowość do eksperta, będziesz wiedział, jak zadawać pytania i sprawdzać, czy wszystko zostało zrobione poprawnie. To buduje twoją niezależność jako przedsiębiorcy.

Minusy i ryzyka

Samodzielne rozliczanie to jednak także odpowiedzialność i potencjalne ryzyka. Największym problemem są ciągle zmieniające się przepisy. W ostatnich latach pojawiły się takie obowiązki jak JPK_V7, a od 2026 roku obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nawet jeśli prowadzisz niewielką działalność, musisz wiedzieć, jak z tego korzystać.

Kolejne wyzwanie to rozliczenia zagraniczne. Jeśli zaczynasz sprzedawać do klientów w innych krajach Unii Europejskiej, pojawiają się przepisy dotyczące VAT OSS czy Intrastat. Nawet kilka transakcji miesięcznie potrafi sprawić, że sprawa robi się dużo bardziej skomplikowana.

Nie można też zapominać o błędach. Spóźnienie z zaliczką na podatek, pomyłka w kwocie VAT albo niewłaściwe zaksięgowanie kosztów – każda z tych rzeczy może skończyć się odsetkami, a w skrajnych przypadkach kontrolą i karą. Odpowiedzialność zawsze ponosi przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy prowadzi księgowość sam, czy przez profesjonalistów.

Zatrudnienie księgowej – kiedy to się opłaca?

Samodzielne prowadzenie księgowości sprawdza się głównie wtedy, gdy biznes jest mały i prosty. Ale w miarę rozwoju firmy pojawiają się nowe obowiązki, które szybko mogą przerosnąć jedną osobę. Wtedy zatrudnienie księgowej przestaje być luksusem i staje się praktycznym rozwiązaniem, które oszczędza czas, nerwy i minimalizuje ryzyko kosztownych błędów.

Biznes się rozwija

Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie można jeszcze wszystko ogarniać samemu. Ale gdy zamówień robi się kilkaset, a sprzedaż idzie też za granicę, sytuacja diametralnie się zmienia. Rozliczanie transakcji zagranicznych w e-commerce oznacza konieczność stosowania VAT OSS. Ten system jest obowiązkowy dopiero po przekroczeniu 10 000 euro rocznie w sprzedaży B2C do innych krajów Unii, ale można zgłosić się do niego dobrowolnie. Niezależnie od wyboru, same przepisy VAT w handlu międzynarodowym są bardziej skomplikowane niż te krajowe.

Do tego dochodzi Intrastat, czyli obowiązek raportowania handlu wewnątrzunijnego. Warto podkreślić, że nie dotyczy on każdej sprzedaży zagranicznej, ale dopiero po przekroczeniu progów statystycznych. W 2025 roku próg podstawowy to 5 mln zł dla przywozu i 2,7 mln zł dla wywozu. Jeśli twoja firma rozwinie się na tyle, że osiągnie takie obroty, to ogarnianie tego samemu staje się naprawdę trudne.

Masz pracowników

W momencie, gdy zatrudniasz ludzi, księgowość zaczyna obejmować nie tylko twoje własne rozliczenia, ale też obowiązki kadrowo-płacowe. Chodzi m.in. o naliczanie list płac, składki ZUS RCA/DRA, raporty na PUE ZUS i przygotowywanie PIT-11 dla pracowników. To już zupełnie inna skala formalności, która wymaga dużej wiedzy i systematyczności. Księgowa albo ekspert podatkowy mają odpowiednie systemy, które automatyzują te procesy i pilnują terminów.

Wysokie przychody

Jest jeszcze kwestia przepisów dotyczących rachunkowości. Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych pojawia się, gdy roczny przychód netto przekroczy 2 miliony euro. Od 2025 roku próg ten rośnie do 2,5 miliona euro. Ważne jest jednak, że liczy się wynik za poprzedni rok obrotowy, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. To oznacza, że jeśli w danym roku przekroczysz tę granicę, od kolejnego musisz prowadzić pełne księgi. Samodzielne rozliczanie w takim przypadku praktycznie odpada, bo pełna księgowość jest dużo bardziej złożona.

Chcesz spać spokojnie

Zmiany w prawie podatkowym w Polsce są częste i potrafią być chaotyczne. Dobrym przykładem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), którego obowiązek przesunięto na 2026 rok. Śledzenie takich nowelizacji wymaga czasu i wiedzy. Księgowa zajmuje się tym na bieżąco i dba, żeby dokumenty były przygotowane zgodnie z aktualnymi przepisami. Dzięki temu możesz spać spokojnie, wiedząc, że ktoś czuwa nad poprawnością rozliczeń.

Nie masz czasu ani głowy

Wielu przedsiębiorców dochodzi w pewnym momencie do wniosku, że ich czas jest zbyt cenny, żeby spędzać go na papierach. Wolisz rozwijać swój sklep internetowy, dopracowywać produkty, prowadzić kampanie reklamowe albo obsługiwać klientów. Tymczasem terminy podatków i składek są nieubłagane. Księgowa pomaga pilnować terminów i poprawności dokumentów, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co realnie rozwija biznes

Porównanie – samodzielnie czy księgowa?

Decyzja o tym, czy prowadzić księgowość samodzielnie, czy powierzyć ją księgowej, sprowadza się do prostego pytania: co jest dla ciebie ważniejsze – oszczędność pieniędzy czy oszczędność czasu i nerwów? Obie drogi mają swoje plusy i minusy, które stają się szczególnie widoczne, gdy zestawi się je obok siebie.

Samodzielne rozliczanie kusi przede wszystkim niskimi kosztami. Programy księgowe online są tanie i coraz bardziej intuicyjne, więc nawet ktoś, kto nigdy wcześniej nie miał styczności z podatkami, może sobie z nimi poradzić. Dodatkowo daje to poczucie pełnej kontroli – to ty wpisujesz każdą fakturę, to ty sprawdzasz saldo i to ty wiesz dokładnie, ile wynoszą podatki. Masz pełny wgląd w dane finansowe na bieżąco, bez konieczności czekania na raporty. Dla wielu początkujących przedsiębiorców to też świetna szkoła – poznajesz mechanikę działania biznesu od podstaw, uczysz się, jak działają podatki i jak planować wydatki.

Z drugiej strony takie rozwiązanie wymaga systematyczności i dyscypliny. To nie jest tylko kwestia wprowadzenia kilku faktur w wolny wieczór. Musisz pamiętać o terminach składek ZUS, zaliczkach na podatek dochodowy, a jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT – także o JPK_V7. Do tego dochodzi ryzyko zmian w przepisach, które w Polsce zdarzają się bardzo często. Każda pomyłka może oznaczać dodatkowe koszty lub konieczność tłumaczenia się przed urzędem skarbowym. Jeśli twoja firma zacznie się rozwijać i liczba transakcji wzrośnie, księgowość bardzo szybko z miłego dodatku stanie się ciężarem.

Zatrudnienie księgowej lub współpraca z ekspertem podatkowym to inna filozofia. Płacisz więcej, ale w zamian zyskujesz bezpieczeństwo i spokój. To księgowa dba o zgodność dokumentów z aktualnymi przepisami i pilnuje terminów. W razie kontroli wiesz, że nie jesteś sam. Największą zaletą jest jednak oszczędność czasu – nie musisz wgryzać się w przepisy, możesz poświęcić energię na rozwój sklepu internetowego, szukanie klientów i rozwijanie oferty.

To rozwiązanie szczególnie sprawdza się w momencie, gdy firma wchodzi w fazę rozwoju. Duża liczba faktur, sprzedaż zagraniczna, pierwsze zatrudnienia – to momenty, kiedy ryzyko błędów rośnie, a konsekwencje stają się poważne. Wtedy koszt księgowej to tak naprawdę inwestycja w spokój i bezpieczeństwo biznesu.

Jak podjąć decyzję?

Moment wyboru między samodzielnym rozliczaniem a zatrudnieniem księgowej to dla wielu początkujących przedsiębiorców pierwszy poważny dylemat. Nie da się ukryć, że decyzja, którą podejmiesz na starcie, wpłynie na to, jak będzie wyglądała codzienność twojego biznesu. Dlatego warto podejść do tego świadomie i przeanalizować kilka kluczowych kwestii.

Najpierw spójrz na skalę działalności. Jeśli w twoim sklepie internetowym miesięcznie pojawia się tylko kilkanaście czy kilkadziesiąt faktur, a ty jesteś jedyną osobą w firmie, samodzielne rozliczanie jest jak najbardziej realne. Wystarczy prosty program księgowy i trochę systematyczności. Sytuacja zmienia się, gdy liczba dokumentów zaczyna rosnąć do kilkuset miesięcznie. Wtedy już sama organizacja czasu staje się wyzwaniem, a każda pomyłka może pociągać za sobą poważne konsekwencje. Jeśli dodatkowo zatrudniasz pracowników, to praktycznie od razu warto przekazać księgowość specjalistce.

Kolejna rzecz to twój czas i chęci. Musisz sobie odpowiedzieć na pytanie, czy jesteś gotów regularnie poświęcać kilka godzin miesięcznie na pilnowanie faktur, składek ZUS i zaliczek podatkowych. Samodzielna księgowość daje poczucie kontroli i pozwala zaoszczędzić pieniądze, ale wymaga dyscypliny. Jeśli masz już napięty grafik i czujesz, że księgowość będzie dla ciebie kulą u nogi, lepiej od razu oddać ją w ręce księgowej.

Warto też ocenić kierunek rozwoju twojej firmy. Jeśli planujesz sprzedaż wyłącznie w Polsce i w małej skali, to pewnie jeszcze długo poradzisz sobie sam. Ale jeśli od początku myślisz o zagranicy, chcesz korzystać z VAT OSS albo przewidujesz szybki wzrost sprzedaży, to księgowa będzie ogromnym wsparciem. Podobnie w sytuacji, gdy rozważasz zatrudnianie ludzi – obowiązki kadrowo-płacowe to dodatkowa odpowiedzialność, której trudno się uczyć od zera.

Można to podsumować w prosty sposób. Jeśli dopiero zaczynasz, masz niewiele dokumentów i chcesz oszczędzić, spróbuj prowadzić księgowość samodzielnie. To dobre doświadczenie i okazja do nauki. Ale jeśli twoim celem jest szybki rozwój, skalowanie biznesu, sprzedaż zagraniczna czy zatrudnianie pracowników, lepiej od razu pomyśleć o księgowej. To koszt, który często przekłada się na większy spokój, bezpieczeństwo i więcej czasu na rozwój biznesu.

Podsumowanie – prosta odpowiedź

Na koniec odpowiedź w najprostszej możliwej formie. Jeśli twój biznes jest mały, masz tylko kilka czy kilkadziesiąt faktur w miesiącu i jesteś w stanie poświęcić trochę czasu na naukę i pilnowanie terminów – spokojnie możesz prowadzić księgowość samodzielnie. To oszczędność pieniędzy i dobra lekcja przedsiębiorczości.

Jeśli jednak twoja firma szybko się rozwija, liczba dokumentów rośnie, zaczynasz zatrudniać ludzi albo sprzedawać za granicę, wtedy zatrudnienie księgowej staje się najlepszym rozwiązaniem. To ona zajmie się formalnościami, a ty zyskasz spokój i czas na to, co naprawdę się liczy – rozwój sklepu i zdobywanie klientów.

Najważniejsze, żeby wybrać rozwiązanie, które pozwoli ci skupić się na biznesie, a nie na ustawach. Bo to właśnie twoja energia i pomysły będą napędzać firmę, a księgowość powinna być tylko narzędziem, które ci w tym pomaga, a nie przeszkodą.