Czym różni się księgowość uproszczona od pełnej i którą wybrać w JDG e-commerce

Dlaczego to takie istotne? Bo od tego zależy, jak skomplikowane będą Twoje obowiązki, ile czasu zajmą Ci rozliczenia i ile zapłacisz za obsługę księgową. To decyzja, która wpływa na Twój komfort pracy i koszty już od pierwszego dnia prowadzenia firmy. Jeżeli wybierzesz opcję zbyt rozbudowaną, możesz niepotrzebnie przepłacać i tracić czas na dokumenty, które wcale nie są Ci teraz potrzebne. Jeżeli z kolei wybierzesz formę zbyt prostą, w przyszłości może się okazać, że brakuje Ci szczegółowych danych finansowych albo będziesz musiał w pośpiechu przechodzić na bardziej skomplikowane rozwiązania.

Młodzi przedsiębiorcy, którzy zakładają jednoosobową działalność gospodarczą w e-commerce, zwykle mają w głowie jedno: chcą sprzedawać. Myślą o produktach, marketingu, social mediach, reklamach i o tym, jak zdobywać klientów. Formalności są traktowane jako coś, co trzeba „odhaczyć”, a najlepiej byłoby, żeby zajmowały jak najmniej miejsca w codziennym życiu. To naturalne, bo nikt nie zakłada sklepu online po to, by siedzieć godzinami w papierach. Dlatego wybór formy księgowości powinien być jak najbardziej dopasowany do tej sytuacji: prosty, szybki i niedrogi.

E-commerce w Polsce to branża, która rośnie w błyskawicznym tempie. Coraz więcej osób decyduje się sprzedawać online, często zaczynając od niewielkich projektów. Dla takich przedsiębiorców kluczowe jest to, by nie komplikować sobie życia na starcie. W tym miejscu pojawia się pytanie: uproszczona księgowość czy pełna? Oba rozwiązania są legalne i dostępne, ale różnią się od siebie w stopniu skomplikowania, kosztach i możliwościach. Żeby podjąć dobrą decyzję, trzeba wiedzieć, czym dokładnie się różnią i kiedy która opcja ma sens.

W dalszej części artykułu przeanalizujemy oba rozwiązania krok po kroku. Pokażemy, jak działa księgowość uproszczona, czym jest pełna księgowość i w jakich sytuacjach sprawdzi się lepiej jedno, a kiedy drugie. Dzięki temu będziesz mógł świadomie wybrać formę, która najlepiej odpowiada Twojej sytuacji, zamiast zgadywać albo sugerować się przypadkowymi opiniami z internetu.

Czym jest księgowość uproszczona (mała księgowość)?

Na czym polega uproszczona księgowość

Jeśli zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawiasz się nad tym, jak ogarnąć księgowość JDG, najczęściej pierwszym wyborem jest tak zwana księgowość uproszczona, nazywana też małą księgowością. To system, który został stworzony właśnie z myślą o niewielkich firmach i osobach, które chcą działać szybko, bez nadmiaru papierologii. W praktyce polega na tym, że rozliczasz tylko to, co naprawdę najważniejsze, czyli przychody i koszty.

Najbardziej znanym narzędziem w uproszczonej księgowości jest KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów. To specjalny rejestr, w którym zapisujesz wszystkie przychody ze sprzedaży oraz wydatki poniesione w związku z prowadzeniem firmy. Dzięki temu urząd skarbowy wie, ile zarobiłeś i jakie miałeś koszty, a na tej podstawie możesz obliczyć podatek dochodowy. Alternatywą dla KPiR jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W tym wariancie nie odliczasz kosztów, tylko płacisz podatek od całego przychodu, a stawka zależy od rodzaju działalności.

Jakie dokumenty są potrzebne

Dokumenty, których potrzebujesz przy uproszczonej księgowości, są dość proste i łatwo dostępne. To przede wszystkim faktury sprzedażowe, paragony, rachunki od kontrahentów i rejestry związane z podatkiem VAT, jeśli zdecydujesz się być VAT-owcem. Dodatkowo prowadzi się ewidencję środków trwałych, na przykład komputerów czy maszyn, które wykorzystujesz w działalności, oraz ewidencję wyposażenia, jeśli kupujesz sprzęt tańszy, ale też związany z firmą. W porównaniu z pełną księgowością ten zestaw dokumentów jest naprawdę okrojony i łatwiejszy do ogarnięcia.

Zalety uproszczonej księgowości

Dlaczego młody biznes online powinien rozważyć uproszczoną księgowość? Przede wszystkim dlatego, że jest dużo tańsza niż pełne księgi rachunkowe. Eksperci podatkowi liczą za nią znacznie mniej, a część osób decyduje się nawet prowadzić KPiR samodzielnie w specjalnych programach online. To też ogromna oszczędność czasu, bo miesięczne rozliczenia zajmują dosłownie chwilę. Uproszczona księgowość pozwala też lepiej skupić się na sprzedaży, reklamie i obsłudze klientów zamiast na papierach.

Wady uproszczonej księgowości

Oczywiście są też minusy. Największy z nich to brak szczegółowych raportów finansowych. Nie zobaczysz tutaj pełnego obrazu swojej firmy w formie bilansu czy rachunku zysków i strat. Masz wgląd tylko w podstawowe liczby, więc jeśli planujesz w przyszłości rozmowy z inwestorami albo bankiem o większy kredyt, taka księgowość może nie dać Ci wszystkich danych, jakich potrzebujesz. Dla osoby, która dopiero zaczyna, to nie jest problem, ale przy dynamicznym rozwoju może się okazać, że trzeba będzie zmienić system.

Przykład z życia

Żeby łatwiej to zobrazować, wyobraź sobie właściciela sklepu internetowego z ubraniami, który sprzedaje głównie w Polsce. Miesięcznie wystawia około pięćdziesięciu faktur. Taki biznes nie potrzebuje skomplikowanych raportów ani analizy przepływów pieniężnych. W zupełności wystarczy uproszczona księgowość – jest tania, szybka i nie angażuje właściciela w nadmiar formalności. To idealne rozwiązanie na początek, które pozwala rozwijać sklep, nie martwiąc się o księgowe detale.

Czym jest pełna księgowość?

Na czym polega pełna księgowość

Pełna księgowość to rozbudowany system prowadzenia finansów firmy. W odróżnieniu od uproszczonej, tutaj ewidencja prowadzona jest zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Oznacza to, że każda operacja gospodarcza trafia na co najmniej dwa konta księgowe – po stronie „Winien” i „Ma”. Dzięki temu wszystkie przepływy pieniędzy, należności i zobowiązań są dokładnie udokumentowane i można stworzyć pełen obraz sytuacji finansowej firmy.

Pełna księgowość obejmuje prowadzenie księgi głównej, ksiąg pomocniczych oraz przygotowywanie sprawozdań finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat czy rachunek przepływów pieniężnych. To dokumenty, które nie tylko wymagane są przez prawo, ale też pozwalają właścicielowi firmy albo inwestorowi zobaczyć całościowy obraz biznesu – nie tylko przychody i koszty, ale też to, jakie są aktywa, pasywa, należności i zobowiązania.

W praktyce dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą może to brzmieć skomplikowanie. Prowadzenie pełnych ksiąg wymaga dobrej znajomości przepisów i doświadczenia, dlatego zdecydowana większość firm korzysta w tym zakresie z pomocy eksperta podatkowego albo zatrudnia księgowego. Samodzielne prowadzenie jest możliwe, ale rzadko spotykane – głównie w przypadku osób z wykształceniem księgowym.

Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa

Pełna księgowość nie zawsze jest wyborem – w wielu przypadkach jest wymagana przez prawo. Obowiązek jej prowadzenia dotyczy spółek kapitałowych, czyli spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych i prostych spółek akcyjnych. Obejmuje też fundacje i stowarzyszenia, które prowadzą działalność gospodarczą.

Drugim przypadkiem, kiedy JDG musi przejść na pełną księgowość, jest przekroczenie limitu przychodów. Jeżeli firma osiągnie więcej niż 2 miliony euro przychodów netto w roku obrotowym, od kolejnego roku jest zobowiązana prowadzić pełne księgi rachunkowe. To oznacza, że nawet mały e-sklep zaczynający od uproszczonej księgowości może z czasem być zmuszony do zmiany, jeśli jego sprzedaż mocno urośnie.

Zalety pełnej księgowości

Największą zaletą pełnej księgowości jest to, że daje bardzo dokładny obraz finansów firmy. Właściciel widzi nie tylko, ile zarobił i jakie miał koszty, ale też jak wyglądają przepływy pieniężne, jakie są zobowiązania wobec kontrahentów czy jakie środki trwałe posiada firma. To ogromne ułatwienie w planowaniu i podejmowaniu decyzji biznesowych.

Pełna księgowość jest też konieczna, jeśli planujesz rozwój na większą skalę, wejście na rynki zagraniczne albo pozyskanie inwestora. Banki i fundusze inwestycyjne wymagają pełnych raportów finansowych, żeby ocenić wiarygodność i stabilność firmy. Dla biznesu e-commerce, który działa na wielu rynkach, taka szczegółowa kontrola finansów to praktycznie niezbędne narzędzie.

Wady pełnej księgowości

Minusem pełnej księgowości są przede wszystkim wyższe koszty. Eksperci podatkowi pobierają za nią dużo więcej niż za uproszczoną księgowość, a w przypadku większych firm często konieczne jest zatrudnienie księgowego na etat.

Drugą wadą są formalności i skomplikowanie całego systemu. Wymaga on tworzenia wielu raportów i sprawozdań oraz dokładnego ewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych. To sprawia, że w praktyce przedsiębiorca nie jest w stanie prowadzić pełnej księgowości samodzielnie, chyba że ma odpowiednie przygotowanie.

Przykład z życia

Wyobraź sobie sklep internetowy z elektroniką, który sprzedaje produkty na Amazonie w kilku krajach Europy. Sprzedaż rośnie tak szybko, że firma zaczyna rozważać wejście inwestora, który chce mieć wgląd w szczegółowe dane finansowe. Formalnie przepisy wymuszą pełną księgowość dopiero po przekroczeniu progu przychodów lub ze względu na formę prawną, ale w praktyce właściciel decyduje się na nią wcześniej. Dzięki temu ma przejrzyste raporty, które zwiększają wiarygodność w oczach inwestora i pozwalają łatwiej zarządzać rozwijającym się biznesem.

Którą formę wybrać w e-commerce?

JDG i małe sklepy internetowe

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz korzystać z uproszczonej księgowości tak długo, jak długo Twoje przychody mieszczą się w ustawowym limicie. Ten limit to równowartość 2 milionów euro przychodów netto za poprzedni rok obrotowy, przeliczana na złote według kursu NBP z 30 września. Oznacza to, że dopiero po przekroczeniu tego progu w kolejnym roku musisz przejść na pełną księgowość.

Na starcie w e-commerce to bardzo wygodne rozwiązanie. Mały sklep internetowy, który wystawia kilkadziesiąt faktur miesięcznie i ma proste koszty (np. towar, przesyłki, reklama), świetnie funkcjonuje na uproszczonej księgowości. Dzięki temu oszczędzasz czas i pieniądze, bo nie musisz zatrudniać księgowego na etat ani płacić wysokich stawek ekspertom podatkowym.

Spółki kapitałowe i większe biznesy

W przypadku spółki z o.o., spółki akcyjnej czy prostej spółki akcyjnej wybór jest prosty – pełna księgowość jest obowiązkowa od pierwszego dnia działalności. Prawo traktuje te spółki jako bardziej złożone organizacje, które muszą prowadzić przejrzyste raportowanie finansowe. Dzięki temu wspólnicy, inwestorzy czy kontrahenci mają pewność, że sytuacja finansowa firmy jest jasna i udokumentowana.

To oczywiście oznacza więcej formalności i wyższe koszty księgowości, ale w zamian dostajesz szczegółowe raporty i dokumenty, które mogą być nieocenione przy rozmowach o finansowaniu czy planowaniu rozwoju.

E-commerce na start

Dla osoby, która dopiero zakłada JDG i rozpoczyna sprzedaż online, uproszczona księgowość jest najlepszym wyborem. Jest prosta w obsłudze, tańsza i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – czyli sprzedaży i marketingu. Wyobraź sobie sklep z rękodziełem czy odzieżą, który dopiero wchodzi na rynek. Uproszczona księgowość w zupełności wystarczy, by rozliczyć przychody i podatki, a cała biurokracja zajmuje dosłownie kilka minut w miesiącu.

Warto jednak dodać, że niektórzy przedsiębiorcy, nawet przy niewielkich przychodach, wybierają pełną księgowość dobrowolnie. Dlaczego? Bo chcą mieć jeszcze większą przejrzystość finansową albo przygotowują się do współpracy z inwestorami. To rzadziej spotykana praktyka, ale taka możliwość istnieje.

Biznes w fazie rozwoju i skalowania

Kiedy firma zaczyna się dynamicznie rozwijać, sprzedajesz w wielu krajach, współpracujesz z dużymi kontrahentami albo Twoje przychody zbliżają się do progu 2 milionów euro, uproszczona księgowość przestaje być wystarczająca. Nawet jeśli formalnie nadal możesz ją prowadzić, brak szczegółowych raportów i sprawozdań staje się dużym ograniczeniem.

Pełna księgowość pozwala nie tylko spełnić wymogi prawa, ale też realnie wspiera zarządzanie firmą. Dzięki niej możesz dokładnie analizować koszty, sprawdzać przepływy pieniężne i podejmować decyzje o kolejnych krokach w rozwoju. Przykład to sklep z elektroniką, który działa już na Amazonie w kilku krajach. Inwestor zainteresowany firmą może oczekiwać przejrzystych danych, a pełna księgowość pozwala je przygotować. Warto jednak zaznaczyć, że formalny obowiązek pojawia się dopiero po przekroczeniu limitu przychodów lub w związku z wybraną formą prawną, a decyzja o wcześniejszym wdrożeniu pełnych ksiąg zależy od właściciela.

Jeśli prowadzisz JDG i dopiero zaczynasz sprzedaż online, najlepszym wyborem będzie uproszczona księgowość. To tanie, proste i w zupełności wystarczające rozwiązanie, dopóki Twoje przychody mieszczą się w ustawowym limicie. Pełna księgowość jest obowiązkowa przy spółkach kapitałowych i po przekroczeniu progu 2 milionów euro, ale możesz też zdecydować się na nią wcześniej, jeśli chcesz mieć bardziej szczegółową kontrolę nad finansami.

W praktyce młody przedsiębiorca w e-commerce najczęściej startuje od uproszczonej księgowości i dopiero wraz ze wzrostem obrotów lub zmianą formy prawnej przechodzi na pełne księgi.

Jak podjąć decyzję krok po kroku?

Sprawdź formę prawną firmy

Pierwszym krokiem jest ustalenie formy prawnej działalności. Jeśli wybrałeś jednoosobową działalność gospodarczą, masz większą elastyczność – możesz korzystać z uproszczonej księgowości (np. KPiR lub ryczałt), ale jeśli chcesz, możesz także dobrowolnie zdecydować się na pełną księgowość. To rzadko spotykane rozwiązanie, ale niektórzy przedsiębiorcy wybierają je np. wtedy, gdy od początku planują rozwój z udziałem inwestorów albo chcą mieć bardzo szczegółowy obraz finansów.

W przypadku spółek kapitałowych – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej czy prostej spółki akcyjnej – wybór jest jednoznaczny. Tu od pierwszego dnia prowadzenia działalności obowiązkowa jest pełna księgowość, niezależnie od tego, jakie są Twoje przychody.

Zweryfikuj swoje przychody

Drugi krok to spojrzenie na przychody – nie tylko obecne, ale także prognozowane. Ustawowy limit to równowartość 2 milionów euro przychodów netto w skali roku, liczona według kursu NBP z 30 września roku poprzedniego. To ważne, bo oznacza, że nie przechodzisz na pełne księgi „w trakcie roku”, ale dopiero od następnego roku obrotowego.

Przykład: jeśli Twój sklep w 2024 roku przekroczy równowartość 2 mln euro, od 1 stycznia 2025 roku musisz już prowadzić pełną księgowość. Dzięki temu masz czas, by się przygotować – np. znaleźć eksperta podatkowego i wdrożyć nowe procedury.

Oceń, czy potrzebujesz szczegółowych raportów

Trzeci krok to zastanowienie się, jakie dane finansowe są Ci potrzebne. Uproszczona księgowość daje podstawowe informacje – widzisz przychody i koszty, możesz łatwo policzyć podatek dochodowy, masz prostą ewidencję dla VAT. Wprawdzie nie ma obowiązku sporządzania rozbudowanych raportów, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby na podstawie KPiR przygotowywać sobie proste zestawienia, np. miesięczny cash flow.

Jeżeli jednak rozwijasz biznes i potrzebujesz szczegółowej analizy finansów, uproszczona forma może szybko stać się niewystarczająca. Pełna księgowość daje dostęp do bilansu, rachunku zysków i strat oraz przepływów pieniężnych, czyli dokumentów, które dają pełen obraz sytuacji. To szczególnie ważne, gdy chcesz pozyskać kredyt, rozmawiasz z inwestorem albo zarządzasz sprzedażą na wielu rynkach jednocześnie.

Porównaj koszty obsługi księgowej

Czwarty krok to realne policzenie kosztów. Uproszczona księgowość dla JDG jest stosunkowo tania – u ekspertów podatkowych ceny zaczynają się często od około 300 zł miesięcznie (u nas cena wynosi od 250 złotych, taki fun fact) i rosną w zależności od liczby dokumentów. Niektóre osoby decydują się prowadzić KPiR samodzielnie w programach online, co pozwala dodatkowo obniżyć koszty.

Pełna księgowość to już inna skala. W przypadku spółki z o.o. czy większej JDG trzeba się liczyć z wydatkiem rzędu minimum 1 000 zł miesięcznie, a w praktyce często więcej, jeśli liczba faktur i dokumentów jest duża. Do tego dochodzą koszty dodatkowych raportów czy sprawozdań, które przygotowuje księgowy. To ważny argument, który trzeba uwzględnić w biznesplanie.

Skonsultuj wybór z księgowym

Na koniec warto porozmawiać z profesjonalistą. Dobrym pomysłem jest rozmowa z co najmniej dwoma czy trzema ekspertami, żeby porównać oferty. Zyskasz wtedy lepsze rozeznanie w cenach i w tym, jakie dodatkowe wsparcie możesz otrzymać – np. pomoc w rozliczeniach podatkowych, automatyzację ze sklepem czy konsultacje przy planowaniu inwestycji. *wink wink* Nasza oferta zaczyna się już od 250 złotych na miesiąc i ma w sobie wszystko, czego możesz potrzebować.

Podsumowanie – co wybrać na start w e-commerce?

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z jednoosobową działalnością gospodarczą i pierwszym sklepem internetowym, wybór formy księgowości nie musi być trudny. W zdecydowanej większości przypadków najlepszym rozwiązaniem na start jest księgowość uproszczona. Jest tańsza, prostsza i nie wymaga od Ciebie ani dużej wiedzy księgowej, ani długich godzin spędzonych nad dokumentami. Dzięki niej możesz spokojnie prowadzić sklep, wystawiać faktury i rozliczać podstawowe koszty, a cała biurokracja zajmuje Ci naprawdę niewiele czasu. To dokładnie to, czego potrzebujesz na pierwszym etapie działalności – prostoty i oszczędności.

Pełna księgowość pojawia się na horyzoncie dopiero wtedy, gdy Twój biznes zaczyna rosnąć w szybkim tempie albo gdy forma prawna tego wymaga, jak w przypadku spółki z o.o., spółki akcyjnej czy prostej spółki akcyjnej. Wtedy rzeczywiście warto ją wdrożyć, bo daje Ci szczegółowy obraz finansów, ułatwia rozmowy z inwestorami i pozwala na bardziej świadome zarządzanie rosnącą firmą. Na samym początku jednak to zbyt skomplikowane rozwiązanie, które generowałoby tylko niepotrzebne koszty i dodatkowe formalności.

Dlatego jeśli jesteś młodym przedsiębiorcą i dopiero ruszasz z e-commerce, nie komplikuj sobie życia od pierwszego dnia. Postaw na uproszczoną księgowość, która da Ci spokój i wolną głowę. Dzięki temu będziesz mógł skoncentrować się na tym, co naprawdę najważniejsze – na sprzedaży, marketingu i budowaniu marki swojego sklepu. A kiedy Twój biznes się rozwinie i przyjdzie moment na większe wyzwania, zawsze możesz przejść na pełną księgowość.