Checklist: Jak przygotować sklep internetowy do obowiązków EPR

Dlaczego dotyczy to właśnie e-commerce? W tradycyjnym handlu wiele obowiązków spoczywało na importerach czy dużych producentach. Jednak wraz z dynamicznym rozwojem sprzedaży internetowej pojawiła się potrzeba uregulowania kwestii związanych z masowym wykorzystaniem opakowań wysyłkowych, sprzętu elektronicznego czy produktów jednorazowego użytku. W rezultacie to właśnie sklepy online, które wysyłają towar bezpośrednio do klienta końcowego, bardzo często są traktowane jak producenci w rozumieniu przepisów EPR. Nie ma tu znaczenia, czy faktycznie sami coś wytwarzają – wystarczy, że pakują produkt w karton czy folię i kierują go do konsumenta.

Brak przygotowania do spełnienia tych obowiązków wiąże się z realnymi ryzykami. Najbardziej dotkliwą konsekwencją jest możliwość blokady sprzedaży na popularnych platformach marketplace, takich jak Allegro czy Amazon. Jeśli sprzedawca nie poda wymaganego numeru rejestrowego EPR, jego oferty mogą zostać automatycznie wstrzymane. Do tego dochodzą kary finansowe nakładane przez organy administracji – w Polsce są to urzędy marszałkowskie, a w innych krajach odpowiednie instytucje nadzorcze. Kary te mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych i stanowić poważne zagrożenie dla płynności finansowej małej firmy. Należy też pamiętać o kwestii wizerunku. Klienci coraz częściej zwracają uwagę na to, czy marki działają odpowiedzialnie i zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju. Sprzedawca, który ignoruje przepisy, ryzykuje nie tylko formalnymi sankcjami, ale również utratą zaufania odbiorców.

Przygotowanie sklepu do obowiązków EPR niesie ze sobą jednak także wyraźne korzyści. Przede wszystkim pozwala działać w zgodzie z prawem i bez obaw o blokady sprzedaży czy kontrole urzędowe. Po drugie, wpisuje się w rosnący trend społecznej odpowiedzialności biznesu. System EPR jest elementem gospodarki o obiegu zamkniętym, której celem jest ograniczenie ilości odpadów i ponowne wykorzystywanie surowców. Ma to wymiar nie tylko ekologiczny, ale także biznesowy – firmy, które potrafią komunikować swoje proekologiczne działania, zyskują przewagę konkurencyjną. Coraz więcej konsumentów wybiera marki, które otwarcie pokazują, że dbają o środowisko i spełniają wymagania związane z recyklingiem oraz gospodarką odpadami.

W praktyce wdrożenie EPR można potraktować jako kolejny krok w profesjonalizacji biznesu. Tak jak kiedyś przedsiębiorcy musieli zadbać o certyfikaty bezpieczeństwa płatności online czy zgodność z RODO, tak teraz przyszedł czas na odpowiedzialne zarządzanie kwestią opakowań i produktów. Odpowiednio przygotowany sklep internetowy nie tylko uniknie problemów prawnych, ale także będzie mógł świadomie komunikować klientom, że działa w sposób nowoczesny i zgodny z europejskimi standardami.

Określ, czy jesteś „producentem” w rozumieniu EPR

Kiedy e-sklep jest zazwyczaj uznawany za producenta

W regulacjach EPR pojęcie producenta nie odnosi się wyłącznie do podmiotu wytwarzającego towar. Producentem jest ten, kto po raz pierwszy wprowadza produkt lub opakowanie na rynek danego kraju. W praktyce e-sklep działający w modelu B2C często wpada w tę kategorię – zwłaszcza jeśli sprzedaje transgranicznie.

Kluczowe jest rozróżnienie sektorowe. W systemach dotyczących sprzętu elektrycznego i elektronicznego (WEEE) oraz baterii i akumulatorów ustawodawca unijny wprost wskazał, że sprzedaż na odległość do innego państwa członkowskiego sprawia, że sprzedawca staje się producentem w kraju odbiorcy. W takim przypadku wymagane jest zarejestrowanie się w systemie danego państwa lub wyznaczenie autoryzowanego przedstawiciela.

W przypadku opakowań sytuacja jest bardziej zróżnicowana, bo przepisy wciąż ustalane są głównie na poziomie krajowym. Zasadą jest, że producentem bywa ten, kto jako pierwszy wprowadza opakowanie na rynek – może to być pakujący, dystrybutor lub importer. Harmonizacja na poziomie UE nastąpi dopiero wraz z wejściem w życie rozporządzenia PPWR. Dlatego obecnie w jednych krajach obowiązek spoczywa głównie na podmiocie pakującym, a w innych na importerze.

Warto też dodać, że niektóre państwa wprowadzają progi zwolnień albo odrębne zasady dla sprzedaży B2B. Stąd stwierdzenie, że każdy sklep „zawsze” jest producentem, byłoby zbyt mocne. Lepiej mówić, że zazwyczaj w modelu sprzedaży do konsumenta e-sklep będzie traktowany jako producent i musi liczyć się z obowiązkami EPR.

Kategorie produktów objętych obowiązkami

Pierwszą i najbardziej oczywistą kategorią są opakowania wysyłkowe. Kartony, foliopaki, koperty bąbelkowe czy wypełniacze są traktowane jako odpady opakowaniowe i obciążają sprzedawcę, o ile to on po raz pierwszy wprowadza je na rynek danego kraju.

Druga grupa to sprzęt elektryczny i elektroniczny, objęty dyrektywą WEEE. Wystarczy, że sprzedajesz niewielkie urządzenia, akcesoria komputerowe czy gadżety elektroniczne – jeśli trafiają one do konsumenta w innym kraju UE, jesteś zobowiązany do rejestracji w tym państwie i do raportowania ilości wprowadzonych produktów.

Podobne zasady obowiązują w przypadku baterii i akumulatorów. Nawet niewielkie elementy, takie jak baterie do zegarków czy pilotów, wywołują obowiązek rejestracji. Nowe rozporządzenie bateryjne na poziomie UE dodatkowo podkreśla rolę sprzedawców działających na odległość i nakłada na nich te same obowiązki co na importerów.

Coraz większe znaczenie zyskują także tekstylia. To nowa kategoria wprowadzana do systemu EPR na poziomie unijnym – polityczne porozumienie w sprawie zmienionej dyrektywy ramowej o odpadach zapadło w 2025 r., a państwa członkowskie będą wdrażać własne systemy stopniowo. Już dziś obowiązki dotyczące tekstyliów istnieją m.in. we Francji czy w Holandii. Dla e-sklepów z odzieżą, obuwiem czy dodatkami oznacza to konieczność monitorowania zmian i przygotowania się do nowych wymagań.

Odrębną grupą są jednorazowe produkty z plastiku, regulowane dyrektywą SUP. Część z nich została całkowicie zakazana – dotyczy to na przykład plastikowych sztućców, słomek, talerzy czy pojemników z polistyrenu ekspandowanego. Dla innych wprowadzono obowiązki etykietowania, cele redukcji zużycia albo dodatkowe opłaty w ramach EPR. Sklepy oferujące takie produkty muszą więc sprawdzić, czy ich asortyment w ogóle może być sprzedawany, a jeśli tak – jakie dodatkowe zasady obowiązują.

Rejestracja w systemach EPR

Polska – BDO

Pierwszym krokiem do spełnienia obowiązków EPR na rynku krajowym jest rejestracja w Bazie Danych o Odpadach, czyli w systemie BDO. Wniosek składa się elektronicznie przez portal BDO, gdzie należy podać dane identyfikacyjne firmy, a także wskazać kategorie produktów i opakowań, które wprowadzasz na rynek. Procedura wymaga dołączenia podstawowych informacji, ale także określenia zakresu działalności – czy dotyczy ona opakowań, sprzętu elektrycznego, baterii czy innych kategorii. Po złożeniu i zatwierdzeniu wniosku otrzymuje się indywidualny numer rejestrowy.

Numer BDO to nie tylko wpis w systemie. To oficjalny identyfikator, którego użycie jest obowiązkowe w codziennej działalności. Powinien on pojawiać się na fakturach i paragonach, a także być udostępniony klientom w stopce sklepu internetowego. Co więcej, platformy sprzedażowe wymagają, aby sprzedawca przekazał im swój numer rejestrowy – w przeciwnym razie oferty mogą zostać ograniczone lub usunięte.

Rejestracje w innych krajach UE

Jeśli prowadzisz sprzedaż do konsumentów w innych państwach członkowskich, obowiązek rejestracji pojawia się również tam. Każdy kraj ma własne systemy i odrębne rejestry, w których musisz się zgłosić. W Niemczech dla opakowań funkcjonuje system LUCID, a dla sprzętu elektrycznego i elektronicznego osobny rejestr EAR. Baterie podlegają natomiast regulacjom BattG i wymagają dodatkowego wpisu.

We Francji sytuacja jest bardziej złożona, bo dla różnych kategorii produktów istnieją osobne systemy EPR. Sprzedawca musi ustalić, które z nich obejmują jego ofertę – dotyczy to na przykład tekstyliów, mebli, urządzeń elektrycznych czy opakowań. W Czechach i na Słowacji również obowiązuje konieczność rejestracji w lokalnych organizacjach odzysku, które nadzorują wywiązywanie się z obowiązków środowiskowych.

Warto pamiętać, że w modelu sprzedaży cross-border, gdy nie posiadasz siedziby w danym kraju, przepisy wymagają powołania autoryzowanego przedstawiciela. To lokalny podmiot, który formalnie reprezentuje cię przed urzędami i zajmuje się częścią obowiązków związanych z rejestracją i raportowaniem. Bez jego ustanowienia nie można legalnie prowadzić sprzedaży B2C w wielu państwach UE.

Uzyskanie numerów EPR i ich wdrożenie

Numer BDO w sklepie i na marketplace’ach

Po rejestracji w BDO przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer rejestrowy. To nie jest pusty formalizm – numer pełni funkcję oficjalnego identyfikatora zgodności z obowiązkami środowiskowymi w Polsce. Obowiązkowo należy go umieszczać na dokumentach sporządzanych w związku z działalnością gospodarczą, w szczególności na fakturach sprzedażowych. W przypadku paragonów sytuacja jest mniej jednoznaczna – materiały urzędowe podają je jako przykład dokumentu, gdzie numer może się znaleźć, ale w praktyce nie każda kasa fiskalna daje taką możliwość. Dlatego bezwzględnie trzeba go stosować na fakturach i dokumentach handlowych, a dodatkowo udostępniać w stopce strony lub regulaminie sklepu, co zapewnia transparentność wobec klientów.

Równie istotne jest przekazanie numeru platformom sprzedażowym. Allegro, Amazon i inne marketplace’y wymagają od sprzedawców, aby podali swoje numery rejestrowe EPR, a w niektórych kategoriach – np. baterii i produktów zawierających baterie – jest to warunek konieczny do utrzymania aktywnych ofert.

Konsekwencje braku numeru

Zignorowanie obowiązku posługiwania się numerem BDO i numerami EPR może prowadzić do dwóch rodzajów konsekwencji. Po pierwsze, sankcje administracyjne. W Polsce kary za brak rejestracji lub nieprawidłowe posługiwanie się numerem mogą sięgać nawet miliona złotych, choć ich wysokość zależy od rodzaju naruszenia i decyzji organu. Po drugie, ograniczenia na marketplace’ach. Allegro zapowiedziało, że od 18 sierpnia 2025 roku oferty w kategoriach baterii i produktów z bateriami, które nie mają przypisanego numeru EPR, będą ukrywane lub dezaktywowane. Amazon stosuje podobną politykę – sprzedawcy muszą podać numery rejestrowe lub udowodnić zgodność, w przeciwnym razie oferty mogą zostać zdjęte z platformy albo platforma sama rozliczy koszty zgodności na ich rachunek. W innych strumieniach EPR (np. opakowania, elektronika) wymogi są egzekwowane w wybranych krajach, a daty i zakres zależą od lokalnych regulacji.

Osobne numery dla poszczególnych krajów UE

Numer BDO jest ważny tylko w Polsce. Sprzedając transgranicznie musisz rejestrować się oddzielnie w każdym kraju, w którym kierujesz sprzedaż do konsumentów. W Niemczech istnieje obowiązek wpisu do rejestru LUCID dla opakowań oraz do stiftung ear dla sprzętu elektrycznego i elektronicznego. Brak takiej rejestracji oznacza zakaz sprzedaży – a jeśli sklep nie ma siedziby w Niemczech, konieczne jest wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela, który formalnie odpowiada za rejestrację i raportowanie.

We Francji każdy strumień EPR ma osobny rejestr i odrębny numer identyfikacyjny UIN nadawany przez agencję ADEME. To dotyczy opakowań, elektroniki, tekstyliów, mebli i wielu innych kategorii. Marketplace’y działające na rynku francuskim wprost wymagają od sprzedawców podania właściwego numeru UIN, aby kontynuować sprzedaż.

W Czechach, na Słowacji i w innych krajach również obowiązują odrębne systemy – rejestracja odbywa się poprzez lokalne organizacje odzysku i wymaga osobnych numerów dla każdej kategorii produktów. W każdym przypadku trzeba pamiętać, że numer wydany w jednym państwie nie zastępuje rejestracji w innym.

Opłaty i raportowanie

Jak naliczane są opłaty

Rejestracja w systemach EPR nie kończy się na samym uzyskaniu numeru identyfikacyjnego. Z obowiązkami wiążą się także regularne płatności, które finansują recykling i zagospodarowanie odpadów. W Polsce wyróżnia się przede wszystkim opłaty produktowe i opakowaniowe. Ich wysokość zależy od rodzaju materiału (np. karton, plastik, szkło, aluminium), a także od masy wprowadzanej na rynek. Stawki są ustalane przez Ministra Klimatu i Środowiska w formie rozporządzeń i podlegają aktualizacjom, dlatego każdy przedsiębiorca musi je monitorować na bieżąco, aby poprawnie wyliczać zobowiązania.

W innych krajach Unii Europejskiej zasada jest podobna, ale każdy kraj stosuje własne metody kalkulacji. W Niemczech system LUCID przewiduje opłaty zależne od masy i rodzaju materiału, w przypadku sprzętu elektronicznego rejestr EAR działa odrębnie. We Francji wprowadzono mechanizm ekomodulacji – jeśli opakowanie lub produkt jest łatwiej poddawany recyklingowi, opłata jest niższa. To oznacza, że ten sam produkt może generować różne koszty w zależności od tego, do jakiego kraju jest kierowana sprzedaż.

Terminy i rodzaje raportów

W Polsce obowiązuje system rocznych sprawozdań składanych w BDO do marszałka województwa. Raport dotyczy ilości i rodzaju wprowadzonych na rynek opakowań i produktów i musi być złożony do końca pierwszego kwartału roku następnego. Warto jednak pamiętać, że dla niektórych kategorii – np. sprzętu elektrycznego i baterii – przepisy przewidują także zaliczki kwartalne. Przedsiębiorca musi więc w trakcie roku odprowadzać opłaty cząstkowe, a na początku kolejnego roku złożyć pełne rozliczenie.

W krajach UE systemy są bardzo zróżnicowane. Przykładowo:

• Austria, Belgia, Estonia, Finlandia, Litwa, Łotwa, Holandia, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Hiszpania i Szwecja wymagają raportów rocznych,
• Czechy, Słowacja, Węgry i część kategorii we Francji oraz Bułgaria wprowadzają obowiązek raportowania kwartalnego,
• we Francji niektóre strumienie podlegają raportom rocznym, inne – kwartalnym, co sprawia, że przedsiębiorca sprzedający tam różne produkty musi prowadzić równoległą sprawozdawczość.

Kary za nieterminowość lub brak raportów

Konsekwencje niedopełnienia obowiązków sprawozdawczych w Polsce przewiduje ustawa o odpadach. Brak wpisu do rejestru BDO może skutkować karą od 5 tysięcy do nawet 1 miliona złotych. Brak złożenia sprawozdania w terminie to grzywna w granicach od 500 zł do 500 tysięcy złotych. Oprócz kar finansowych trzeba liczyć się z ryzykiem kontroli oraz z wpisaniem do rejestrów podmiotów nieprzestrzegających prawa, co może negatywnie odbić się na wiarygodności biznesowej.

W innych krajach Unii sankcje są równie dotkliwe. We Francji oprócz wysokich grzywien przewidziana jest możliwość blokady sprzedaży. W Niemczech sprzedaż bez rejestracji w systemie LUCID lub EAR jest wprost traktowana jako nielegalna, a to może skutkować zakazem oferowania produktów i postępowaniem karnym. Warto też pamiętać, że od 2023 roku same platformy – takie jak Amazon, eBay czy Allegro – zostały objęte odpowiedzialnością EPR w niektórych krajach, jednak aby wywiązać się z tego obowiązku, wymagają od sprzedawców numerów rejestrowych. W praktyce oznacza to, że brak numeru czy sprawozdania może doprowadzić do ukrycia lub dezaktywacji ofert w konkretnych kategoriach, np. baterii czy elektroniki.

Etykietowanie i dokumentacja

Gdzie umieszczać numer EPR

Numer rejestrowy, taki jak BDO w Polsce, nie jest tylko formalnością – należy nim się posługiwać w bieżącej działalności. Przepisy wymagają, aby widniał on na wszystkich dokumentach sporządzanych w związku z działalnością gospodarczą. Najczęściej chodzi o faktury, ale dotyczy to również innych dokumentów, np. umów czy zleceń. W przypadku paragonów numer może być dodawany tylko wtedy, gdy kasa fiskalna technicznie na to pozwala, dlatego w praktyce podstawą pozostają faktury oraz inne dokumenty handlowe i operacyjne.

W e-sklepie numer warto podać w stopce strony lub w regulaminie. Dzięki temu jest łatwo dostępny dla klientów i kontrahentów, co wspiera zasadę transparentności i ułatwia weryfikację, że sprzedawca działa zgodnie z prawem. W przypadku sprzedaży na marketplace’ach – takich jak Allegro, Amazon czy eBay – numery EPR muszą być wprowadzane do panelu sprzedawcy. Na razie najtwardszy obowiązek dotyczy kategorii baterii i produktów z bateriami od 18 sierpnia 2025 roku, ale w innych strumieniach (opakowania, sprzęt elektroniczny) wymogi są wdrażane stopniowo i zależą od kraju oraz platformy.

Jak przechowywać dowody rejestracji i opłat

Numer rejestrowy to jedno, ale obowiązek dowodowy to drugie. Sklep internetowy powinien gromadzić i przechowywać: potwierdzenia rejestracji w systemach krajowych, umowy z organizacjami odzysku, kopie raportów oraz dowody wpłat opłat produktowych i opakowaniowych. Dokumenty te należy archiwizować w formie papierowej lub elektronicznej i udostępniać w przypadku kontroli. Brak takich dowodów może być potraktowany przez organy nadzorcze jako brak rejestracji, nawet jeśli formalnie numer został nadany.

Wymogi GPSR a prezentacja danych w e-sklepie

Od grudnia 2024 roku wchodzi w życie rozporządzenie GPSR (UE 2023/988), które wzmacnia obowiązki sprzedawców internetowych w zakresie transparentności. Każdy produkt musi mieć przypisaną osobę odpowiedzialną, a dane kontaktowe tego podmiotu powinny być udostępnione konsumentowi. Numer EPR nie jest wprost wymagany przez GPSR, ale jego publikacja w sklepie może być elementem szerszej polityki transparentności. Pokazując go obok danych firmy, sprzedawca sygnalizuje, że działa zgodnie z przepisami środowiskowymi i jest wiarygodnym partnerem.

Weryfikacja na platformach e-commerce

Jakie wymagania mają Amazon, Allegro i inne marketplace’y

Najbardziej precyzyjnie zdefiniowane obowiązki dotyczą baterii i produktów zawierających baterie. Zgodnie z rozporządzeniem 2023/1542 (EU Batteries Regulation) od 18 sierpnia 2025 roku każdy sprzedawca musi przypisać właściwy numer EPR dla każdego kraju sprzedaży w UE/EOG. Allegro zapowiedziało, że brak numeru spowoduje ukrycie lub dezaktywację ofert w tych kategoriach, a Amazon wdrożył analogiczne zasady – oferty bez numerów będą dezaktywowane. Wymóg obejmuje zarówno same baterie, jak i produkty, które je zawierają (np. elektronika, zabawki, sprzęt AGD).

W innych strumieniach EPR (opakowania, WEEE, tekstylia) egzekwowanie jest zróżnicowane i zależy od kraju. W Niemczech sprzedaż jest możliwa tylko po rejestracji w LUCID (opakowania) i stiftung ear (EEE) – brak wpisu oznacza nielegalne wprowadzanie produktów na rynek. We Francji każda kategoria objęta EPR wymaga osobnego numeru UIN wydawanego przez ADEME (opakowania, elektronika, tekstylia itd.), a marketplace’y żądają podania tych numerów. W innych państwach, takich jak Czechy, Słowacja czy Austria, sprzedawcy muszą rejestrować się w lokalnych systemach i raportować zgodnie z lokalnym harmonogramem.

Systemy automatycznej kontroli

Allegro i Amazon wdrożyły automatyczne walidatory numerów EPR. W przypadku baterii logika jest twardo zaszyta w procesie wystawiania oferty – jeśli numer nie zostanie uzupełniony, listing nie przejdzie publikacji. Od 18 sierpnia 2025 roku brak przypisanego numeru EPR dla rynku docelowego skutkuje natychmiastowym ukryciem lub dezaktywacją ofert. W innych kategoriach platformy sprawdzają poprawność numeru (format, przypisanie do kraju i strumienia), a w razie braku zgodności stosują ograniczenia widoczności lub proszą sprzedawcę o uzupełnienie dokumentów. W Niemczech i Francji te mechanizmy są dodatkowo powiązane z krajowymi rejestrami, co pozwala marketplace’om potwierdzić autentyczność numerów.

Jak przygotować się do audytów i automatycznych blokad

Podstawą jest pełna i aktualna lista numerów EPR dla każdego kraju sprzedaży i każdej kategorii produktów. Sprzedawca powinien stworzyć mapę, która przypisuje SKU do odpowiedniego strumienia EPR – osobno dla opakowań, sprzętu elektronicznego, baterii czy tekstyliów. W przypadku produktów z bateriami trzeba jasno określić, czy bateria jest wymienna czy wbudowana, bo od tego zależą obowiązki sprawozdawcze.

W panelach marketplace warto korzystać z szablonów ofert z polami na numery EPR i systematycznie sprawdzać, czy wszystkie wymagane identyfikatory są przypisane. Dobrą praktyką jest prowadzenie centralnego rejestru numerów EPR i przypisywanie ich automatycznie w zależności od kraju dostawy.

Do audytu lub weryfikacji należy przygotować komplet dokumentów: potwierdzenia rejestracji, umowy z organizacjami odzysku, dowody opłat i kopie sprawozdań. Trzymanie ich w jednym folderze w formacie PDF umożliwia szybkie przesłanie plików w razie wezwania ze strony platformy. Warto także wdrożyć system przypomnień dla terminów raportów i płatności, aby uniknąć sytuacji, w której marketplace wykryje opóźnienie i automatycznie ograniczy widoczność ofert.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej

Obowiązek przypisania osoby odpowiedzialnej zgodnie z GPSR

Od 13 grudnia 2024 roku w całej Unii Europejskiej obowiązuje rozporządzenie GPSR (UE 2023/988), które zastąpiło wcześniejszą dyrektywę o ogólnym bezpieczeństwie produktów. Jednym z jego kluczowych elementów jest wymóg, aby każdy produkt wprowadzany na rynek UE miał przypisaną tzw. osobę odpowiedzialną (Responsible Person) z adresem na terenie Unii. To oznacza, że konsument, marketplace czy organ nadzoru zawsze muszą mieć możliwość skontaktowania się z konkretnym podmiotem, który odpowiada za zgodność produktu z prawem.

W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność nie zawsze spoczywa bezpośrednio na właścicielu sklepu internetowego. Jeżeli sprzedajesz produkty pochodzące od unijnego producenta, to on wyznacza osobę odpowiedzialną i umieszcza jej dane na produkcie, opakowaniu lub w dokumentacji. Jako sprzedawca online musisz jedynie upewnić się, że produkty, które oferujesz, są prawidłowo oznakowane i mają przypisaną taką osobę. Jeżeli jednak importujesz towary spoza UE albo działasz w modelu cross-border, wówczas obowiązek spoczywa na Tobie – musisz wyznaczyć autoryzowanego przedstawiciela w Unii, który formalnie pełni rolę osoby odpowiedzialnej.

Rola i zakres odpowiedzialności takiej osoby

Osoba odpowiedzialna gwarantuje, że produkt jest zgodny z wymogami bezpieczeństwa. Do jej obowiązków należy sprawdzenie, czy oznakowanie i etykiety są kompletne, czy dokumentacja techniczna jest gotowa do okazania organom kontrolnym oraz czy w razie potrzeby można szybko podjąć działania naprawcze, takie jak wycofanie produktu z rynku. Zgodnie z art. 21 GPSR dane tej osoby muszą znajdować się na produkcie, na jego opakowaniu lub w dokumencie towarzyszącym. W sprzedaży online coraz częściej praktyką jest także podawanie tych danych w sklepie internetowym, aby ułatwić konsumentom kontakt i zwiększyć przejrzystość.

W małych firmach funkcję osoby odpowiedzialnej często pełni właściciel sklepu. W większych przedsiębiorstwach rolę tę przypisuje się dedykowanemu pracownikowi działu jakości lub compliance. W sprzedaży transgranicznej (np. import z Azji do UE) powołuje się zewnętrznych pełnomocników – autoryzowanych przedstawicieli – którzy oficjalnie odpowiadają za zgodność produktów.

Warto podkreślić, że GPSR nie nakłada na osobę odpowiedzialną wprost obowiązków środowiskowych związanych z EPR. Jednak w praktyce wiele firm decyduje się, by ta sama osoba lub dział pilnował zarówno kwestii bezpieczeństwa produktu, jak i obowiązków środowiskowych, ponieważ ułatwia to koordynację i zapewnia spójność w kontaktach z organami czy platformami sprzedażowymi.

Monitorowanie zmian regulacyjnych

Nadchodzący Pakiet PPWR (2026) i jego znaczenie

Nowe rozporządzenie PPWR, czyli Packaging and Packaging Waste Regulation, zastąpi obowiązującą dotychczas dyrektywę 94/62/WE i będzie stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich. Zostało przyjęte w 2024 roku i od tego momentu formalnie obowiązuje, jednak zdecydowana większość jego przepisów zacznie być stosowana dopiero od 2026 roku. Co istotne, poszczególne regulacje mają różne okresy przejściowe, dlatego przedsiębiorcy muszą uważnie śledzić harmonogram wdrożenia. Dla e-commerce znaczenie PPWR jest ogromne, ponieważ po raz pierwszy wprost zapisano w prawie, że podmioty pakujące towary do wysyłki są traktowane jako wprowadzający opakowania do obrotu. Kończy to wieloletnie rozbieżności krajowe i powoduje, że sprzedawcy internetowi będą jednoznacznie odpowiedzialni za opakowania, których używają. Rozporządzenie wprowadza również ambitne cele redukcji opakowań jednorazowych i zwiększenia ich ponownego wykorzystania oraz recyklingu. W praktyce oznacza to konieczność przechodzenia na opakowania bardziej ekologiczne i wdrażania rozwiązań wielorazowych.

Dyrektywa WEEE i regulacje bateryjne

Równolegle aktualizowana jest dyrektywa WEEE dotycząca zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego. Zmiany w tym obszarze nie są tak radykalne jak w przypadku baterii, ale systematycznie pojawiają się dostosowania obejmujące nowe kategorie sprzętu i nowe wymagania techniczne. To sprawia, że sprzedawcy oferujący nawet niewielkie urządzenia elektroniczne muszą regularnie sprawdzać, czy ich obowiązki w zakresie rejestracji i raportowania nie uległy rozszerzeniu.

Znacznie większa rewolucja czeka jednak w obszarze baterii. Unijne rozporządzenie 2023/1542 obowiązuje od 2023 roku, ale jego kluczowe przepisy zaczną być stosowane od 18 sierpnia 2025 roku. Od tej daty każdy sprzedawca kierujący do konsumentów w UE baterie lub produkty je zawierające będzie musiał być zarejestrowany w kraju dostawy i posiadać odpowiedni numer EPR. Obowiązek obejmie zarówno sprzedaż lokalną, jak i transgraniczną, a marketplace’y takie jak Allegro i Amazon będą aktywnie blokować oferty bez przypisanego numeru. W Niemczech przepisy te będą funkcjonować równolegle z ustawą BattG, a we Francji zostaną włączone do systemu ADEME, co jeszcze mocniej skomplikuje rzeczywistość sprzedawców cross-border.

Gdzie śledzić zmiany prawne

Dynamiczny rozwój regulacji EPR sprawia, że monitorowanie zmian staje się obowiązkową częścią prowadzenia sklepu internetowego. Oficjalne źródła prawa, takie jak baza EUR-Lex, publikacje Komisji Europejskiej czy krajowe portale rejestrów (BDO w Polsce, LUCID i stiftung ear w Niemczech, ADEME we Francji), dostarczają najpełniejszych informacji. W praktyce wielu przedsiębiorców korzysta jednak także z opracowań branżowych – poradników publikowanych przez marketplace’y, serwisów e-commerce czy kancelarie prawne. Coraz popularniejsze są newslettery organizacji odzysku, które wysyłają przypomnienia o terminach raportowania i informują o nowych obowiązkach. Dzięki temu właściciel sklepu internetowego może nie tylko reagować na zmiany, ale także przygotować się do nich z wyprzedzeniem, unikając ryzyka blokad sprzedaży i wysokich kar finansowych.

Podsumowanie

Przygotowanie sklepu internetowego do obowiązków EPR może wydawać się z początku skomplikowane, ale w rzeczywistości sprowadza się do kilku jasno określonych kroków. Najpierw trzeba sprawdzić, czy w rozumieniu prawa pełnisz rolę producenta – w wielu przypadkach właściciele e-sklepów, nawet jeśli niczego nie wytwarzają, są traktowani jako wprowadzający produkty lub opakowania do obrotu. Następnie konieczna jest rejestracja w odpowiednich systemach, takich jak BDO w Polsce czy LUCID w Niemczech, oraz uzyskanie właściwych numerów EPR dla poszczególnych rynków. Kolejnym elementem jest regularne raportowanie i opłacanie składek produktowych i opakowaniowych, które finansują recykling. Nie można też zapominać o obowiązkach formalnych – umieszczaniu numerów EPR w dokumentach i w sklepie, przechowywaniu dowodów rejestracji oraz dostosowaniu się do nowych regulacji, takich jak GPSR.

Teraz jest dobry moment, aby podjąć konkretne działania. Sprawdź, czy Twoja firma jest już zarejestrowana w systemach krajowych i czy posiadasz aktualne numery EPR dla wszystkich rynków, na których prowadzisz sprzedaż. Uporządkuj dokumentację, przygotuj archiwum dowodów rejestracji i płatności, a także zaplanuj kalendarz raportowania i terminów płatności, aby nie narazić się na kary ani blokady ofert. Jeśli sprzedajesz za granicę, upewnij się, że w każdym kraju, w którym masz klientów, Twoje produkty są legalnie wprowadzane do obrotu.

Na koniec warto podkreślić, że EPR to nie jednorazowy obowiązek, lecz proces, który będzie się rozwijał w kolejnych latach wraz z wejściem w życie nowych regulacji, takich jak PPWR czy rozporządzenie bateryjne. Dlatego nie wystarczy jednorazowe wdrożenie – potrzebny jest stały monitoring zmian prawnych i śledzenie komunikatów zarówno urzędowych, jak i publikowanych przez platformy e-commerce. Tylko w ten sposób można zapewnić, że sklep internetowy pozostaje zgodny z prawem, a jego oferty są widoczne i dostępne dla klientów. Z perspektywy biznesowej to element tak samo ważny jak marketing czy obsługa klienta – brak zgodności może wstrzymać sprzedaż, podczas gdy właściwe podejście do EPR wzmacnia wiarygodność marki i zwiększa jej atrakcyjność w oczach coraz bardziej świadomych konsumentów.