Amazon EPR – obowiązki sprzedawców w krajach UE

Amazon nie wprowadził tego wymogu z własnej woli. Platforma musi działać zgodnie z europejskimi przepisami, a to oznacza, że odpowiedzialność spada również na sprzedawców. Jeśli nie przedstawisz wymaganych dokumentów EPR, Amazon ma pełne prawo zawiesić Twoje oferty albo nawet całe konto. To nie są strachy na lachy – w ostatnich latach wielu sprzedawców boleśnie przekonało się, że ignorowanie EPR oznacza zatrzymanie sprzedaży praktycznie z dnia na dzień. Do tego dochodzą jeszcze kary finansowe, które w niektórych krajach mogą sięgać nawet kilkuset tysięcy euro.

Dlatego znajomość i wdrożenie zasad EPR nie jest opcją, tylko koniecznością. Możesz traktować to jako dodatkowy obowiązek biurokratyczny, ale tak naprawdę chodzi o bezpieczeństwo Twojego biznesu. Jeśli chcesz spokojnie rozwijać sprzedaż na Amazonie i nie martwić się o blokady czy niespodziewane wezwania do zapłaty, musisz wiedzieć, jakie masz obowiązki i jak krok po kroku je spełnić. To właśnie temu będzie poświęcony ten artykuł – dostaniesz tutaj pełen obraz sytuacji, bez skomplikowanego prawniczego języka, w formie przewodnika dla przedsiębiorców takich jak Ty.

Czym jest EPR i dlaczego dotyczy sprzedawców Amazon w UE

Definicja Extended Producer Responsibility

Extended Producer Responsibility, czyli EPR, to zasada przenosząca odpowiedzialność za produkt na tego, kto po raz pierwszy wprowadza go na rynek danego kraju w Unii Europejskiej. W języku prawnym mówi się o „placing on the market”, czyli o pierwszym udostępnieniu towaru na danym rynku, a nie o każdej pojedynczej transakcji. Dla sprzedawcy Amazon ta różnica teoretyczna w praktyce nie ma większego znaczenia – jeśli wysyłasz towary do Niemiec czy Francji, jesteś stroną odpowiedzialną i to ty musisz zadbać o spełnienie obowiązków EPR.

Kto jest traktowany jako producent w e-commerce

W handlu internetowym pojęcie producenta obejmuje znacznie więcej niż tradycyjnie. Producentem może być oczywiście firma wytwarzająca swoje towary, ale równie dobrze sprzedawca, który importuje produkty i wysyła je do klientów w UE. Jeśli wprowadzasz produkty zapakowane albo takie, które po czasie stają się odpadem, w oczach prawa stajesz się producentem. To dotyczy zarówno dużych marek, jak i małych polskich sklepów korzystających z Amazon FBA czy FBM.

Jakie grupy produktów podlegają EPR

Najbardziej jednolite w całej Unii są trzy grupy: opakowania, sprzęt elektryczny i elektroniczny oraz baterie i akumulatory. Te kategorie podlegają obowiązkowi EPR praktycznie w każdym kraju. Tekstylia natomiast to obszar, w którym widać różnice między państwami. Francja, Holandia czy Szwecja już od kilku lat stosują przepisy w tym zakresie, a od 2025 roku dołączy do nich Hiszpania. W innych krajach EPR dla tekstyliów dopiero będzie wprowadzany krok po kroku. W efekcie, jeśli sprzedajesz np. odzież na Amazonie, musisz sprawdzać przepisy w poszczególnych państwach, bo obowiązki mogą się różnić.

Amazon a weryfikacja EPR

Od 2022 roku Amazon w Niemczech i Francji wymaga od sprzedawców podania dowodu rejestracji w systemach EPR. W praktyce oznacza to, że musisz uzyskać numer LUCID dla opakowań w Niemczech albo numer identyfikacyjny ADEME we Francji i wpisać go w Seller Central. W innych krajach Amazon na razie nie blokuje sprzedaży za brak rejestracji, ale stopniowo takie wymagania będą rozszerzane. To oznacza, że przedsiębiorcy już dziś powinni przygotować się na weryfikację i zadbać o rejestrację tam, gdzie to konieczne, zanim dojdzie do problemów z aktywnością konta.

Główne obowiązki sprzedawcy w ramach EPR

EPR można sprowadzić do trzech filarów: finansowania systemu recyklingu, organizacji odbioru wybranych produktów po zużyciu oraz przekazywania właściwych informacji. Wszystkie te elementy razem tworzą ramy, w których musi działać każdy sprzedawca na Amazonie w krajach UE.

Obowiązki finansowe

Najważniejszą częścią EPR są opłaty. Sprzedawca ma obowiązek zawrzeć umowę z organizacją odzysku albo urzędem państwowym i na podstawie faktycznej sprzedaży wnosić składki. To właśnie te pieniądze finansują funkcjonowanie całego systemu recyklingu w danym kraju. Wysokość składek zależy od masy i rodzaju materiałów, które faktycznie wprowadzasz na rynek. W praktyce oznacza to, że kartonowe pudełka kosztują mniej niż plastikowe foliopaki, a lekkie, łatwe do recyklingu opakowania są tańsze od ciężkich i wielowarstwowych. Coraz częściej stosuje się też system eco-modulacji, w którym sprzedawca może zapłacić mniej, jeśli jego opakowania są przyjazne środowisku, albo więcej, jeśli wybiera materiały trudne w recyklingu. To nie jest abstrakcja – organizacje takie jak francuska Citeo publikują szczegółowe cenniki, gdzie różnice między materiałami mogą być znaczące. Ważne, żeby pamiętać, że raporty składa się ex post, czyli zawsze rozliczasz się z realnych danych, a nie z prognoz sprzedaży.

Obowiązki informacyjne

Trzeci element EPR to informacja. Klient musi wiedzieć, co zrobić z produktem po jego zużyciu, a państwo musi mieć dane o tym, co trafia na rynek. Dlatego sprzedawcy są zobowiązani do oznakowania swoich produktów i opakowań. W przypadku elektroniki czy baterii obowiązkowy jest symbol przekreślonego kosza, który mówi jasno, że nie można wyrzucać sprzętu razem z odpadami komunalnymi. We Francji funkcjonuje dodatkowo znak Triman oraz system Info-Tri, które precyzyjnie wskazują, jak posegregować opakowanie. Te oznaczenia muszą znaleźć się na produkcie, na opakowaniu albo w dokumentacji, którą klient otrzymuje przy zakupie. Sama informacja na stronie internetowej nie wystarcza.

Obowiązki informacyjne obejmują też raportowanie. Co roku trzeba przesłać do organizacji odzysku lub organów państwowych szczegółowe sprawozdanie o tym, ile produktów i w jakich opakowaniach faktycznie wprowadziłeś na rynek. To na podstawie tych danych naliczane są składki. Jeśli liczby się nie zgadzają, sprzedawca może być narażony na kary finansowe i dodatkowe kontrole.

Najbardziej czułym punktem są jednak numery rejestracyjne. Amazon, jako platforma sprzedażowa, od 2022 roku musi sprawdzać, czy sprzedawcy są zarejestrowani w systemach EPR w Niemczech i we Francji. W Niemczech chodzi o numer LUCID dla opakowań i numer EAR dla elektroniki, a we Francji o identyfikatory wydawane przez ADEME. Jeśli nie wpiszesz tych numerów w Seller Central, twoje oferty zostaną automatycznie zablokowane. Amazon działa tu bez taryfy ulgowej – brak rejestracji to brak sprzedaży. W innych krajach Unii podobne wymogi dopiero wchodzą w życie, ale wszystko wskazuje na to, że w najbliższych latach ten model zostanie rozszerzony na całą UE.

Obowiązki związane z odbiorem

Drugim filarem EPR jest obowiązek organizacji odbioru, znany też jako take-back. To szczególnie istotne w przypadku elektroniki i baterii. Regulacje mają zapewnić, że produkty, które po kilku latach stają się odpadem, nie skończą na wysypisku, tylko trafią do recyklingu. Najlepszym przykładem są Niemcy, gdzie każdy sprzedawca posiadający powierzchnię sprzedaży lub magazynową powyżej czterystu metrów kwadratowych musi odbierać od klientów zużyty sprzęt. Obowiązują tu dwie zasady – przy zakupie nowego urządzenia klient może oddać stare tego samego rodzaju, a dodatkowo ma prawo zwrócić małe urządzenia o długości do dwudziestu pięciu centymetrów nawet bez zakupu.

W praktyce dla sprzedawców internetowych oznacza to konieczność współpracy z partnerami, którzy zajmują się zbiórką i recyklingiem. Mała polska firma, która sprzedaje ekspresy do kawy do Niemiec, nie jest w stanie samodzielnie zorganizować odbioru zużytych urządzeń w Berlinie czy Hamburgu. Dlatego najczęściej podpisuje umowę z PRO lub specjalistycznym dostawcą usług, który przejmuje te obowiązki w jej imieniu. Podobnie wygląda to w przypadku baterii – klienci muszą mieć możliwość zwrotu zużytych ogniw, a sprzedawca odpowiada za to, żeby ten system faktycznie działał.

Jak spełnić wymagania EPR krok po kroku

Proces dostosowania się do przepisów EPR można opisać w kilku etapach. Choć szczegóły różnią się w zależności od kraju, sama ścieżka wygląda bardzo podobnie – od ustalenia, które kategorie produktów podlegają pod przepisy, po coroczne raportowanie i opłacanie składek.

Zidentyfikowanie kategorii objętych przepisami

Na początku trzeba sprawdzić, które produkty w twojej ofercie są objęte EPR w danym kraju. W całej Unii obowiązkowe są trzy grupy: opakowania, sprzęt elektryczny i elektroniczny (EEE) oraz baterie. Tekstylia to kategoria, która dopiero wchodzi w życie – we Francji, Holandii i Szwecji przepisy obowiązują już teraz, a Hiszpania dołączy od 2025 roku. Jeśli więc sprzedajesz ubrania czy buty, musisz sprawdzić, w których krajach mają one już status produktów EPR.

Rejestracja w systemie EPR

Kolejny krok to rejestracja w odpowiednim systemie. W praktyce wygląda to tak, że podpisujesz umowę z PRO (Producer Responsibility Organisation) lub rejestrujesz się w krajowym systemie. W Niemczech sprzedawca musi zarejestrować się w LUCID dla opakowań i dodatkowo w Stiftung EAR, jeśli sprzedaje elektronikę. We Francji sprawa jest bardziej rozbudowana – ADEME nadaje numery identyfikacyjne UIN, ale żeby je otrzymać, sprzedawca musi wybrać i podpisać umowę z właściwą PRO zatwierdzoną przez ADEME, np. Citeo dla opakowań czy inne organizacje dla elektroniki i baterii.

Na etapie rejestracji firmy często deklarują prognozowane ilości produktów czy materiałów, które planują wprowadzać na rynek. Trzeba jednak podkreślić, że to tylko punkt wyjścia – ostateczne opłaty i raporty bazują zawsze na faktycznych danych. Prognoza służy głównie do wyliczenia zaliczek, które później są rozliczane w oparciu o realną sprzedaż.

Uzyskanie numeru rejestracyjnego

Po rejestracji sprzedawca otrzymuje numer identyfikacyjny. To on jest dowodem, że firma znajduje się w krajowym systemie EPR. W Niemczech jest to numer LUCID dla opakowań i numer EAR dla elektroniki, a we Francji UIN nadawany przez ADEME osobno dla każdej kategorii – osobny numer dla opakowań, osobny dla elektroniki, baterii czy tekstyliów. Samo podpisanie umowy z PRO nie wystarczy, dopóki nie masz aktywnego numeru UIN w systemie ADEME.

Wprowadzenie numeru w panelu Amazon Seller Central

Amazon, zgodnie z europejskimi przepisami, musi sprawdzać, czy sprzedawcy są zgodni z EPR. Dlatego w Seller Central znajdziesz zakładkę „Compliance Information for Extended Producer Responsibility”, gdzie należy wpisać uzyskane numery. W Niemczech od 1 lipca 2022 brak numeru LUCID oznacza, że twoje oferty zostaną zablokowane. We Francji Amazon jest prawnie zobowiązany do gromadzenia UIN dla każdej kategorii. Od 2023 i 2024 roku obowiązek EPR stopniowo rozszerza się także na kolejne kraje UE, więc przedsiębiorcy muszą się liczyć z tym, że docelowo cały system będzie paneuropejski.

Raportowanie i opłaty

Ostatnim etapem są regularne raporty i opłacanie tzw. eco-contribution. Sprzedawca musi zgłaszać faktyczne ilości materiałów i produktów, które wprowadził na rynek. To na tej podstawie organizacje odzysku i urzędy wyliczają składki. Częstotliwość raportowania zależy od kraju. W Niemczech raporty składane są zazwyczaj raz w roku, we Francji część kategorii – np. opakowania – rozlicza się rocznie, ale są też takie, jak meble czy zabawki, które wymagają raportów kwartalnych. Coraz częściej Amazon wymaga też od sprzedawców przedstawienia dowodu złożenia raportów, aby upewnić się, że cała procedura została zakończona zgodnie z prawem.

Wymagania EPR na kluczowych rynkach Amazon w UE

Chociaż EPR jest unijną zasadą, to każdy kraj wdrożył ją na swój sposób. Różnice w procedurach i systemach mogą zaskoczyć sprzedawców Amazon, zwłaszcza że Amazon w Niemczech i we Francji już od 2022 roku weryfikuje numery rejestracyjne i blokuje oferty przy braku zgodności. Austria również stosuje rygorystyczne zasady, a kolejne kraje stopniowo zaostrzają kontrole.

Niemcy

Niemcy uchodzą za kraj o najbardziej sformalizowanym systemie. Sprzedawca wprowadzający produkty w opakowaniach musi zarejestrować się w bazie LUCID zgodnie z ustawą VerpackG oraz podpisać umowę z jednym z systemów odzysku. Od 1 lipca 2022 roku Amazon i inne marketplace’y mają obowiązek blokować oferty sprzedawców, którzy nie posiadają numeru LUCID i nie wykażą udziału w PRO.

W przypadku elektroniki wymagany jest dodatkowy wpis do Stiftung EAR, który prowadzi rejestr WEEE. Tu dochodzi również obowiązek odbioru zużytego sprzętu – dotyczy on sprzedawców posiadających co najmniej czterysta metrów kwadratowych powierzchni sprzedaży lub magazynu. Klienci mogą wówczas oddać stare urządzenie przy zakupie nowego (zasada jeden do jednego), a małe urządzenia o długości do dwudziestu pięciu centymetrów nawet bez zakupu (zasada jeden do zera).

Francja

Francja wprowadziła jeden z najszerszych katalogów kategorii EPR – obejmuje dziewiętnaście różnych grup, w tym opakowania, elektronikę, baterie i tekstylia. ADEME, centralna instytucja, nadaje numery identyfikacyjne UIN osobno dla każdej kategorii, a sprzedawca musi mieć podpisaną umowę z odpowiednią organizacją odzysku (na przykład Citeo dla opakowań).

Obowiązkowe jest również oznakowanie produktowe: znak Triman i system Info-Tri muszą znaleźć się na opakowaniu, produkcie albo w dokumentacji. To wymóg prawny, a nie dobrowolna praktyka. Amazon zbiera UIN od sprzedawców i przypisuje je do ofert – brak numeru skutkuje zdjęciem produktu ze sprzedaży.

Austria

W Austrii obowiązki są równie restrykcyjne, choć system jest mniej znany polskim przedsiębiorcom. Sprzedawcy muszą uzyskać numer rejestracyjny w krajowych systemach zgodnych z VerpackVO w zakresie opakowań (np. Altstoff Recycling Austria – ARA) oraz zarejestrować się w systemach E-cycling w przypadku elektroniki i baterii. Procedura obejmuje podpisanie umowy z PRO, regularne raportowanie ilości faktycznie wprowadzonych produktów i terminowe opłaty. Amazon wymaga, aby te numery zostały wpisane w panelu Seller Central.

Hiszpania

Hiszpania stosuje EPR dla opakowań, elektroniki i baterii, a od 2025 roku dołączy również kategoria tekstyliów. Sprzedawcy muszą rejestrować się w lokalnych PRO, składać raporty i wnosić składki na podstawie faktycznych danych. Choć Amazon jeszcze nie blokuje tu ofert z automatu tak jak w Niemczech i Francji, to system kontroli jest w trakcie rozszerzania.

Polska

W Polsce system EPR formalnie działa, ale jest w fazie reformy i dostosowywania do pełnych wymogów unijnych. Obowiązki dotyczą przede wszystkim opakowań, a centralnym rejestrem jest Baza Danych Odpadowych (BDO). Sprzedawcy muszą wpisywać się do BDO, prowadzić ewidencję i raportować ilości faktycznie wprowadzonych materiałów. Docelowo, od 2025 roku, system ma być zharmonizowany z unijnym i obejmować pełny zakres obowiązków tak jak w Niemczech czy Francji.

Szwecja

Szwecja od 2022 roku rozszerzyła system EPR również na tekstylia. Sprzedawcy odzieży i obuwia muszą więc uwzględnić dodatkowe obowiązki i przygotować się do raportowania tej kategorii obok standardowych opakowań, elektroniki i baterii.

Konsekwencje braku zgodności z EPR

Zawieszenie ofert i blokada konta

Najbardziej dotkliwą konsekwencją jest blokada sprzedaży na Amazonie. W Niemczech od 1 lipca 2022 roku, a we Francji od 1 stycznia 2022, Amazon jest prawnie zobowiązany do zdejmowania ofert sprzedawców, którzy nie podadzą numerów rejestracyjnych. W Niemczech chodzi o numer LUCID dla opakowań, a we Francji o numery UIN nadawane przez ADEME dla wszystkich kategorii objętych EPR. To nie jest decyzja biznesowa Amazona, tylko obowiązek ustawowy. Marketplace, jeśli nie zablokuje takich ofert, sam ponosi odpowiedzialność solidarną za brak zgodności sprzedawcy. Dlatego Amazon nie robi wyjątków, nawet dla małych firm.

Dla przedsiębiorcy oznacza to utratę sprzedaży praktycznie z dnia na dzień. Co gorsza, przywrócenie ofert po rejestracji i uzupełnieniu numerów nie cofa skutków blokady. Oferty tracą swoje miejsce w rankingach wyszukiwania i Buy Boxie, a odbudowanie pozycji wymaga często kosztownych kampanii reklamowych i wielu miesięcy pracy.

Wysokie kary finansowe

Drugą konsekwencją są kary nakładane przez państwowe organy nadzorujące EPR. W Niemczech i we Francji brak rejestracji w systemach takich jak LUCID czy brak umowy z PRO może kosztować nawet dwieście tysięcy euro. W przypadku uporczywego naruszania przepisów kary mogą być jeszcze wyższe. Ważne jest też to, że sankcje mogą być naliczane za każdy okres sprawozdawczy, w którym sprzedawca był niezgodny – na przykład za każdy rok lub kwartał, w zależności od kategorii produktów i systemu raportowania.

Zaległe opłaty i odsetki

Nie można zapominać, że obowiązek uczestniczenia w systemie EPR działa wstecz. Jeśli sprzedawca prowadził sprzedaż bez rejestracji, po wykryciu nieprawidłowości musi zapłacić wszystkie należne składki, często wraz z odsetkami i kosztami postępowania egzekucyjnego. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli w danym momencie firma ureguluje swoje obowiązki i otrzyma numer, pozostaje jej rachunek do zapłaty za wcześniejsze okresy działalności. Dla wielu małych biznesów to dodatkowy cios finansowy, który może poważnie zachwiać płynnością.

Rekomendacje i dalsze kroki dla sprzedawców

Współpraca z partnerami i platformami EPR

Samodzielna rejestracja w systemach EPR, podpisywanie umów z PRO, prowadzenie raportów i składanie deklaracji w różnych językach to spore obciążenie. Dlatego większość sprzedawców cross-border na Amazonie decyduje się na współpracę z wyspecjalizowanymi firmami. Takie podmioty zajmują się kompleksową obsługą: od rejestracji w odpowiednich rejestrach, przez przygotowanie i składanie raportów, aż po kontakt z lokalnymi organizacjami odzysku. To rozwiązanie, które oszczędza czas i ogranicza ryzyko błędów. Dla mniejszych biznesów to praktycznie standardowa ścieżka, bo samodzielne ogarnięcie wszystkich formalności w kilku krajach na raz jest prawie niemożliwe.

Monitorowanie zmian w prawie UE

EPR nie jest systemem zamkniętym – przepisy stale ewoluują. Unia Europejska przygotowuje projekt PPWR – Packaging and Packaging Waste Regulation, który od 2026 roku ma zastąpić dotychczasową dyrektywę opakowaniową. Rozporządzenie wprowadzi szereg nowych obowiązków. Sprzedawcy będą musieli spełniać określone cele w zakresie recyklingu i ponownego użycia, a część jednorazowych opakowań zniknie z rynku (na przykład miniaturowe kosmetyki hotelowe czy jednorazowe pojemniki w gastronomii). Planowane jest także jednolite oznakowanie opakowań w całej Unii, co ma ułatwić segregację odpadów i zmniejszyć chaos informacyjny.

Dla przedsiębiorców oznacza to, że system, który dziś obowiązuje w Niemczech i we Francji, wkrótce stanie się standardem w całej UE. Warto więc śledzić zmiany i już teraz przygotowywać się na nowe wymogi – także te, które jeszcze nie są egzekwowane w danym kraju.

Wczesne przygotowanie dokumentacji i raportów

Ostatnia rekomendacja jest prosta, ale kluczowa: im wcześniej zaczniesz gromadzić dane o swoich produktach i opakowaniach, tym łatwiej będzie ci przejść przez obowiązkowe raportowanie. Systemy w większości krajów działają elektronicznie, a korekty są możliwe, ale często obarczone dodatkowymi kosztami czy opłatami manipulacyjnymi. Lepiej więc od razu dbać o dokładność danych, niż później poprawiać błędy.

W praktyce oznacza to, że już dziś warto stworzyć arkusz lub bazę, w której będziesz zapisywać masy opakowań i rodzaje użytych materiałów dla wszystkich produktów. Dzięki temu, gdy przyjdzie czas na złożenie raportu, będziesz gotowy, a nie zaskoczony. To też najlepszy sposób, żeby uniknąć nagłej blokady sprzedaży przez Amazon, kiedy weryfikacja EPR obejmie kolejne kraje.

Zakończenie

EPR nie jest dodatkiem ani chwilową modą – to obowiązek prawny, który dotyczy każdego sprzedawcy działającego na Amazonie w krajach Unii Europejskiej. Ignorowanie go prowadzi do blokad ofert, wysokich kar finansowych i zaległości wobec organów środowiskowych. Z drugiej strony, traktowanie EPR poważnie daje coś więcej niż tylko spokój – to gwarancja bezpieczeństwa sprzedaży i dowód, że twoja firma działa odpowiedzialnie. Klienci coraz częściej zwracają uwagę na kwestie środowiskowe, a przestrzeganie przepisów buduje zaufanie i wzmacnia markę.

Jeśli sprzedajesz cross-border, nie czekaj na pierwsze ostrzeżenie Amazona. Sprawdź, jakie obowiązki dotyczą twoich produktów w poszczególnych krajach, zarejestruj się w odpowiednich systemach i przygotuj dokumentację. Wczesne działanie oszczędzi ci stresu, pieniędzy i utraty pozycji na rynku. Amazon będzie tylko zaostrzał kontrolę, więc pełna zgodność z EPR to jedyna droga, by sprzedawać bezpiecznie i rozwijać biznes w całej Europie.

Brzmi skomplikowanie? Nie martw się – jesteśmy tu dla Ciebie! Skontaktuj się z nami i razem ustalimy dalsze kroki.