EPR dla sklepów internetowych – czym jest i jak spełnić obowiązki środowiskowe w e-commerce?

To nie jest temat, który można zignorować. Brak numeru EPR nie oznacza tylko drobnej wpadki czy ostrzeżenia. Platformy sprzedażowe, takie jak Allegro, Amazon czy eBay, mogą po prostu zablokować twoje oferty, jeśli nie podasz odpowiednich danych. Do tego dochodzą kary finansowe, które potrafią zaboleć zwłaszcza w przypadku małych biznesów, gdzie każdy koszt jest odczuwalny. Innymi słowy – bez rejestracji i spełnienia wymogów EPR możesz zostać odcięty od sprzedaży, a tego przecież nikt nie chce.

W tym artykule przyjrzymy się dokładnie, czym jest EPR i dlaczego pojawił się w świecie e-commerce. Opowiemy, kogo obowiązują przepisy, jak wygląda rejestracja w polskim systemie BDO, jakie raporty trzeba składać i jak rozlicza się opłaty. Zajrzymy też do tematu sprzedaży zagranicznej i sprawdzimy, co się dzieje, gdy wysyłasz paczki do klientów w Niemczech, Francji czy innym kraju Unii Europejskiej. Wszystko krok po kroku, w prostym języku, bez zbędnego żargonu, tak żebyś po przeczytaniu wiedział dokładnie, co zrobić, żeby spać spokojnie i prowadzić swój sklep zgodnie z przepisami.

Czym jest EPR (Rozszerzona Odpowiedzialność Producenta)

Definicja i źródło w prawie unijnym

EPR, czyli rozszerzona odpowiedzialność producenta, to mechanizm zdefiniowany w unijnych przepisach o odpadach. Fundamentem jest Dyrektywa ramowa o odpadach 2008/98/WE, zwłaszcza artykuły 8 i 8a, które określają, że producenci mają finansowo odpowiadać za etap, w którym produkt staje się odpadem. Historycznie strumień opakowań został uregulowany przez dyrektywę 94/62/WE, a dziś tę ramę sektorową zastępuje rozporządzenie PPWR. PPWR weszło w życie 11 lutego 2025 roku i harmonizuje zasady dotyczące opakowań w całej Unii, przy czym większość obowiązków zacznie działać po około osiemnastu miesiącach. W praktyce oznacza to dwa filary jednocześnie: twarde wymogi dla etapu odpadu oraz coraz precyzyjniejsze zasady projektowania opakowań z myślą o ich późniejszym przetworzeniu.

Cele systemu EPR

Celem EPR jest realne zmniejszanie strumienia odpadów poprzez to, że firmy płacą za selektywną zbiórkę, transport i przetwarzanie tego, co same wprowadziły na rynek. Dzięki temu finansowanie recyklingu nie spada wyłącznie na gminy czy konsumentów, a infrastruktura odzysku może się rozwijać. Jednocześnie przepisy coraz mocniej przesuwają akcent w stronę projektowania. PPWR wymaga, by opakowania były nadawały się do recyklingu, a tam gdzie to możliwe wspiera ponowne użycie. W innych strumieniach, jak elektronika czy baterie, identyczna logika działa równolegle: koszt zagospodarowania zużytego sprzętu i ogniw jest po stronie producenta, a projekt powinien ułatwiać demontaż i przetwarzanie.

Dlaczego EPR jest szczególnie ważne w e-commerce

W sprzedaży online każde zamówienie generuje opakowanie, a to w świetle przepisów staje się odpadem, za który trzeba się rozliczyć. Klucz jest w definicji producenta na danym rynku. W wielu krajach za producenta uznaje się podmiot, który jako pierwszy wprowadza opakowanie do obrotu, a przy sprzedaży transgranicznej B2C często jest nim sprzedawca na odległość. To on musi się zarejestrować i raportować w państwie konsumenta. Stąd wymagania marketplace’ów o podawanie lokalnych numerów EPR i konsekwencje w postaci blokad ofert, jeśli numerów brakuje. W praktyce, nawet mały sklep internetowy powinien założyć, że EPR go dotyczy, bo działa na przecięciu dwóch światów jednocześnie: opakowań wysyłkowych i – jeśli to jego asortyment – elektroniki czy baterii. Dzięki spełnieniu obowiązków nie tylko unikasz kar i wstrzymań sprzedaży, ale też budujesz wizerunek marki, która bierze odpowiedzialność za swój ślad środowiskowy.

Kogo dotyczą przepisy EPR w e-commerce

Kategorie sprzedawców i produktów objętych obowiązkiem

W systemie EPR najważniejsze jest to, kto zostaje uznany za producenta. Nie chodzi tu jednak o producenta fabrycznego, ale o ten podmiot, który jako pierwszy wprowadza produkt lub opakowanie na rynek danego kraju. W praktyce w e-commerce bardzo często to właśnie sklep internetowy pełni rolę producenta w rozumieniu prawa, szczególnie w sytuacji sprzedaży transgranicznej bezpośrednio do konsumenta.

Obowiązki mogą więc dotyczyć sklepów, które wprowadzają na rynek różne kategorie produktów. Najpowszechniejsza jest sprzedaż towarów w opakowaniach, bo każda paczka wysyłkowa to potencjalny odpad. Ważną grupą jest również elektronika i sprzęt AGD objęty przepisami WEEE, a także baterie i akumulatory, które podlegają osobnym zasadom rozliczania. Coraz większe znaczenie zyskuje sektor tekstyliów, czyli ubrań i obuwia, a przepisy unijne rozszerzają odpowiedzialność również na jednorazowe produkty z plastiku, takie jak kubki czy sztućce. To pokazuje, że zakres EPR jest szeroki i w praktyce obejmuje zdecydowaną większość sklepów internetowych.

Co istotne, konkretne obowiązki różnią się w zależności od kraju. W Niemczech trzeba zarejestrować się między innymi w systemie LUCID dla opakowań, w rejestrze EAR dla elektroniki i w BattG dla baterii. We Francji z kolei funkcjonuje kilka odrębnych systemów i numery EPR trzeba uzyskać dla różnych kategorii produktów.

Konsekwencje braku rejestracji i numeru EPR

Brak rejestracji w odpowiednich systemach oznacza poważne konsekwencje. Organy krajowe mogą nałożyć kary finansowe, które w przypadku małych sklepów bywają szczególnie dotkliwe. Jeszcze bardziej bezpośrednim skutkiem jest jednak blokada sprzedaży na marketplace’ach. Platformy takie jak Amazon, eBay czy Allegro wymagają od sprzedawców numerów EPR i nie dopuszczają ofert, jeśli dane nie zostały podane. Wynika to z faktu, że same odpowiadają wobec regulatorów za zgodność działalności prowadzonej na ich platformach.

Dla właściciela sklepu internetowego oznacza to, że brak numeru EPR nie jest tylko kwestią formalną, którą można odłożyć na później. To realne ryzyko utraty sprzedaży i ograniczenia dostępu do kluczowych kanałów dystrybucji. Dlatego właśnie rejestracja i raportowanie to obowiązek, którego lepiej nie lekceważyć, bo w przeciwnym razie można zostać wyłączonym z gry praktycznie z dnia na dzień.

Obowiązki środowiskowe sprzedawcy internetowego w Polsce

Rejestracja w BDO

W Polsce centralnym narzędziem do realizacji obowiązków EPR jest Baza Danych o Odpadach, w skrócie BDO. To system, do którego wpisują się firmy wprowadzające na rynek produkty i opakowania. W praktyce oznacza to, że większość sklepów internetowych sprzedających własne towary w paczkach musi uzyskać wpis. Nie zawsze jednak obowiązek jest automatyczny. Jeżeli korzystasz z operatora logistycznego, który formalnie przejmuje odpowiedzialność za opakowania, możesz być zwolniony z rejestracji. To jednak sytuacja raczej wyjątkowa, bo w większości przypadków to sklep internetowy uznawany jest za podmiot wprowadzający opakowania do obrotu i to on odpowiada za rejestrację.

Sam wniosek o wpis do BDO składa się elektronicznie poprzez dedykowany portal. We wniosku określasz dane firmy i kategorie produktów czy opakowań, które wprowadzasz na rynek. Po akceptacji otrzymujesz indywidualny numer rejestrowy. Ten numer pełni rolę identyfikatora twojej działalności i musi być umieszczany w dokumentach firmowych. Jeśli sprzedajesz za pośrednictwem marketplace’ów, numer EPR przekazujesz również do panelu sprzedawcy, ponieważ platformy są zobowiązane do weryfikacji zgodności sprzedawców z przepisami.

Opłaty i sprawozdawczość

Po rejestracji pojawia się kolejny obowiązek, czyli rozliczanie się z ilości opakowań wprowadzanych do obrotu. Wysokość opłat zależy od rodzaju materiału – karton, plastik, szkło czy aluminium mają różne stawki określone w przepisach. Co ważne, przedsiębiorca nie musi samodzielnie organizować recyklingu. W praktyce wiele sklepów zawiera umowy z organizacjami odzysku, które przejmują część obowiązków i zajmują się zapewnieniem odpowiednich poziomów recyklingu. To jednak nie zwalnia ze wszystkiego – nawet jeśli współpracujesz z organizacją odzysku, nadal musisz prowadzić ewidencję i składać coroczne sprawozdanie.

Termin raportowania jest ściśle określony. Sprawozdanie za poprzedni rok kalendarzowy należy złożyć do 15 marca. Nie można tego przesunąć ani odłożyć na później – system działa na sztywnych zasadach, a każdy dzień zwłoki to ryzyko sankcji.

Konsekwencje niewywiązania się z obowiązków

Niedopełnienie obowiązków EPR w Polsce traktowane jest bardzo poważnie. Za brak rejestracji w BDO albo niezłożenie sprawozdania przewidziane są grzywny sięgające nawet miliona złotych. To kwota, która dla małego sklepu internetowego oznaczałaby praktyczny koniec działalności. Dlatego tak ważne jest, aby nie tylko uzyskać numer rejestrowy, ale także pamiętać o terminowym raportowaniu i rzetelnym prowadzeniu dokumentacji.

Dzięki temu twój sklep działa zgodnie z prawem i nie naraża się ani na kary finansowe, ani na blokady sprzedaży na platformach, które wymagają podania numeru EPR. W dłuższej perspektywie pozwala to też budować wizerunek firmy, która traktuje poważnie kwestie środowiskowe i działa w duchu odpowiedzialności.

Jak uzyskać numer EPR i spełnić obowiązki – krok po kroku

Weryfikacja oferty

Cały proces zaczyna się od sprawdzenia, jakie towary i opakowania faktycznie wprowadzasz na rynek. W e-commerce najczęściej są to kartony, foliopaki czy koperty bąbelkowe, ale równie dobrze mogą to być baterie, urządzenia elektroniczne albo odzież. To ważny etap, bo właśnie od tego zależy, w jakim zakresie podlegasz obowiązkom EPR. W praktyce w większości przypadków sklep internetowy traktowany jest jako podmiot wprowadzający opakowania do obrotu, a to oznacza, że bez względu na skalę działalności trzeba liczyć się z rejestracją i późniejszym raportowaniem.

Rejestracja w BDO

Kiedy już wiesz, że podlegasz pod EPR, musisz zarejestrować się w Bazie Danych o Odpadach. To obowiązek wynikający z dwóch kluczowych ustaw: ustawy o odpadach z 14 grudnia 2012 roku oraz ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi z 13 czerwca 2013 roku. Wniosek składa się przez internet, w specjalnym systemie BDO, gdzie podaje się dane firmy i wskazuje rodzaje produktów czy opakowań wprowadzanych do obrotu. Po zatwierdzeniu otrzymujesz numer rejestrowy, który staje się podstawą twojego dalszego funkcjonowania w systemie.

Z samym wpisem wiąże się też opłata roczna. Dla mikroprzedsiębiorców to 200 zł, a dla pozostałych firm 800 zł. To drobna kwota w porównaniu do konsekwencji, jakie mogą wyniknąć z braku rejestracji.

Kalkulacja i wpłata opłat

Posiadanie numeru to dopiero początek. Kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji ilości opakowań i produktów objętych systemem, a następnie naliczanie i uiszczanie stosownych opłat. Stawki różnią się w zależności od rodzaju materiału – inne są dla kartonu, inne dla plastiku czy szkła. W praktyce wielu sprzedawców korzysta z usług organizacji odzysku, które przejmują część obowiązków związanych z recyklingiem. Nie oznacza to jednak pełnego zwolnienia z odpowiedzialności, bo sklep i tak musi prowadzić dokumentację i kontrolować, jakie ilości trafiają do obrotu.

Wprowadzenie numeru EPR na platformach

Kiedy numer jest już aktywny, trzeba go zgłosić również na platformach sprzedażowych. Allegro, Amazon czy eBay wymagają uzupełnienia tego pola w panelu sprzedawcy, ponieważ same odpowiadają przed regulatorami za zgodność swoich użytkowników z przepisami. Brak numeru w praktyce oznacza, że twoje oferty zostaną zablokowane, nawet jeśli wszystkie inne warunki sprzedaży są spełnione.

Coroczna sprawozdawczość

Najważniejszym obowiązkiem, o którym wielu sprzedawców zapomina, jest składanie corocznych raportów. W BDO istnieje specjalny moduł, w którym do 15 marca każdego roku trzeba złożyć sprawozdanie dotyczące produktów, opakowań oraz gospodarowania odpadami powstałymi po ich wykorzystaniu. Dokument obejmuje dane za rok poprzedni i na jego podstawie naliczane są ostateczne opłaty. Brak sprawozdania oznacza nie tylko sankcje finansowe, ale może również skutkować wszczęciem postępowania administracyjnego.

Konsekwencje niewywiązania się z obowiązków

Państwo traktuje te przepisy poważnie. Za brak wpisu do BDO grozi kara administracyjna sięgająca nawet miliona złotych. Niezłożenie sprawozdania w terminie to kolejne ryzyko – od kar finansowych po formalne postępowania, które mogą sparaliżować działalność sklepu. W praktyce więc uzyskanie numeru EPR, prowadzenie ewidencji, terminowe raportowanie i uiszczanie opłat to nie są formalności, które można odłożyć na bok. To warunek konieczny, żeby działać legalnie i bezpiecznie rozwijać swój biznes.

EPR w sprzedaży międzynarodowej (cross-border)

Obowiązki przy wysyłce do innych krajów UE

Sprzedaż poza Polskę wiąże się z dodatkowymi wymaganiami, bo w transgranicznym e-commerce to sprzedawca na odległość najczęściej traktowany jest jako producent w rozumieniu EPR. Odpowiadasz więc nie tylko za opakowanie, w którym wysyłasz zamówienie, ale także za produkty objęte systemem w kraju, do którego trafią. Problem polega na tym, że mimo wspólnych ram prawnych w Unii Europejskiej, rejestry i procedury są krajowe i różnią się między sobą. Dyrektywa ramowa o odpadach i akty sektorowe (np. WEEE czy regulacje dotyczące baterii) tworzą ogólne zasady, ale każdy kraj wdrożył je na swój sposób. Dopiero nowe rozporządzenie PPWR, które weszło w życie 11 lutego 2025 roku, zacznie częściowo harmonizować obowiązki dotyczące opakowań. Będzie ono stosowane od 2026, więc w najbliższych miesiącach sprzedawcy muszą działać według obecnych krajowych reguł.

Rejestracja w lokalnych systemach

Każdy rynek ma własne rejestry. W Niemczech obowiązkowa jest rejestracja w systemie LUCID dla opakowań, w rejestrze EAR dla elektroniki i w systemie BattG dla baterii. We Francji trzeba uzyskać numery EPR dla różnych kategorii – osobny dla opakowań, osobny dla tekstyliów, osobny dla mebli czy zabawek. Hiszpania ma krajowy rejestr opakowań, ale też rozwiązania regionalne, które powodują, że proces jest bardziej złożony. Sklep działający cross-border musi więc traktować każdy kraj osobno i pilnować osobnych rejestrów, procedur i terminów raportowania.

Rola upoważnionego przedstawiciela

Jeśli nie masz formalnej siedziby w danym kraju, musisz wyznaczyć tzw. upoważnionego przedstawiciela. To lokalny podmiot, który w twoim imieniu dokonuje rejestracji i zajmuje się sprawozdawczością. Jego obecność jest obowiązkowa, żeby twoja sprzedaż była legalna, bo organy krajowe muszą mieć partnera działającego na miejscu. To rozwiązanie ułatwia życie sprzedawcom internetowym, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami i koniecznością wyboru rzetelnego partnera, który dopilnuje formalności.

Umieszczanie numerów EPR w panelach sprzedażowych

Marketplace’y nie czekają, aż przepisy będą w pełni zharmonizowane – już dziś wymagają od sprzedawców numerów EPR. Amazon wymaga od polskich sprzedawców numeru LUCID przy ofertach kierowanych do Niemiec i odpowiednich numerów EPR we Francji dla wszystkich kategorii produktów. eBay i Allegro stosują podobne zasady i żądają od sprzedawców podania numerów, jeśli ich oferty są kierowane do klientów niemieckich lub francuskich. Inne platformy, takie jak Zalando czy Otto, także weryfikują zgodność sprzedawców z przepisami. Brak numerów EPR oznacza, że oferty po prostu znikają z widoku klientów.

Jak EPR może stać się atutem twojego sklepu

EPR a wizerunek marki

Na pierwszy rzut oka obowiązki związane z EPR mogą wydawać się jedynie biurokracją i dodatkowym kosztem. Tymczasem w świecie e-commerce, gdzie konkurencja jest ogromna, a klienci coraz bardziej świadomi, właśnie takie elementy mogą decydować o wyborze twojego sklepu. Spełnianie wymogów środowiskowych i otwarte komunikowanie tego faktu sprawia, że marka przestaje być anonimowym sprzedawcą w internecie, a zaczyna być postrzegana jako firma, która myśli długofalowo i odpowiedzialnie.

Klienci, szczególnie młodsi, chętnie kupują od marek, które nie tylko oferują atrakcyjny produkt, ale także dbają o wartości wykraczające poza sprzedaż. W praktyce oznacza to, że twoje działania związane z EPR mogą być traktowane jako dowód, że nie skupiasz się wyłącznie na szybkim zysku, ale masz świadomość swojego wpływu na otoczenie. To sygnał, że zależy ci na środowisku, co buduje dodatkową warstwę zaufania.

Wizerunek marki odpowiedzialnej środowiskowo to nie jest już nisza czy luksus. To powoli staje się standard, którego oczekują klienci. Dlatego warto nie tylko „odhaczyć” obowiązek rejestracji i sprawozdawczości, ale też aktywnie pokazywać, że twój sklep działa zgodnie z nowoczesnymi zasadami odpowiedzialnego biznesu.

Zielony marketing w praktyce

EPR daje ci narzędzie, które możesz wpleść w strategię komunikacji. Informacje o tym, że prowadzisz sklep zgodny z przepisami środowiskowymi, nie muszą chować się gdzieś na dole w regulaminie. Wręcz przeciwnie – warto je eksponować w miejscach, w których klient podejmuje decyzję o zakupie. To może być zakładka „O nas”, baner w stopce strony albo posty w social mediach, w których opowiadasz o tym, jak dbasz o środowisko.

Możesz też iść krok dalej i połączyć EPR z działaniami proekologicznymi, które są łatwo dostrzegalne dla klienta. Wysyłka w opakowaniach nadających się do recyklingu, rezygnacja z foliowych wypełniaczy czy informacja na etykiecie o numerze EPR to proste sygnały, że twój sklep działa odpowiedzialnie. Takie drobiazgi często zostają zapamiętane przez kupujących i wyróżniają twoją ofertę w gąszczu konkurencji.

Co istotne, zielony marketing nie polega na nachalnym chwytaniu się modnych haseł. Klienci szybko wyczuwają greenwashing, czyli powierzchowne udawanie ekologiczności. Dlatego warto pokazywać konkretne fakty: masz numer EPR, współpracujesz z organizacją odzysku, raportujesz ilości opakowań, a jednocześnie ograniczasz ich zużycie. Taka szczerość i transparentność sprawiają, że twoje komunikaty są wiarygodne i budują trwałą relację z odbiorcami.

Realne oszczędności i przewaga konkurencyjna

EPR to nie tylko obowiązek i koszt, ale też szansa na lepszą optymalizację biznesu. Skoro opłaty naliczane są od ilości i rodzaju użytych materiałów, naturalnym krokiem jest zastanowienie się, jak ograniczyć ich zużycie. Redukcja wielkości opakowań, stosowanie bardziej wytrzymałych materiałów czy eliminacja zbędnych elementów wypełnienia pozwala nie tylko zmniejszyć wysokość opłat, ale również obniżyć koszty logistyki i magazynowania.

Przykładowo, jeżeli zamówienia pakujesz w pudełka mniejsze i lżejsze niż dotychczas, płacisz mniej za przesyłkę, mniej za zużyte materiały i jednocześnie mniej w ramach EPR. To drobne zmiany, które w skali roku mogą przełożyć się na realne oszczędności, zwłaszcza przy rosnących kosztach prowadzenia biznesu online. W ten sposób spełnianie obowiązków środowiskowych łączy się z poprawą efektywności całej firmy.

Patrząc szerzej, optymalizacja pod kątem EPR daje też przewagę konkurencyjną. Wielu sprzedawców traktuje ten temat jako przykry obowiązek, który realizują w minimalnym zakresie. Jeśli ty podejdziesz do niego świadomie, nie tylko zmniejszysz koszty, ale też pokażesz klientom, że twój sklep działa nowocześnie i odpowiedzialnie. To różnica, która może zadecydować, czy klient wybierze twoją ofertę, czy kliknie w tę od konkurenta.

Zakończenie

EPR to system, który na początku może wydawać się zawiły, ale kiedy rozłożysz go na etapy, staje się dość przejrzysty. Najpierw musisz sprawdzić, jakie produkty i opakowania sprzedajesz i czy podlegasz obowiązkom. Później rejestrujesz się w BDO, uzyskujesz numer rejestrowy i dbasz o jego wpisanie na platformach sprzedażowych. Kolejnym krokiem jest prowadzenie ewidencji i obliczanie należnych opłat, a następnie składanie rocznych sprawozdań w terminie. Jeśli sprzedajesz za granicę, musisz pamiętać o dodatkowych rejestrach w krajach docelowych i w razie potrzeby wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela.

Cały ten proces nie sprowadza się tylko do uniknięcia kar i blokad ofert. To także okazja, by pokazać, że twój sklep działa w duchu odpowiedzialności i potrafi łączyć sprzedaż online z troską o środowisko. Klienci coraz częściej wybierają marki, które nie tylko dostarczają dobry produkt, ale też zwracają uwagę na wpływ swojej działalności na otoczenie.

Dlatego warto potraktować EPR nie jako przykry obowiązek, ale jako inwestycję w przyszłość swojego biznesu. Wdrażając zasady rozszerzonej odpowiedzialności producenta, zyskujesz spokój prawny, stabilność w sprzedaży i coś, co w dzisiejszym e-commerce ma ogromne znaczenie – wiarygodność w oczach klientów.

Jeśli chcesz zarejestrować się w BDO, poznać więcej szczegółów systemów EPR lub jeśli masz jakiekolwiek pytania – odezwij się do nas! Z chęcią pomożemy.