VAT-OSS a VAT w Niemczech – czy potrzebujesz obu?
Spis treści
Wielu właścicieli e-sklepów w pewnym momencie zaczyna zadawać sobie pytanie: czy wystarczy korzystać z unijnej procedury VAT-OSS, czy jednak konieczna będz
ie też rejestracja VAT w Niemczech? Odpowiedź nie zawsze jest oczywista, bo zależy od kilku czynników – rodzaju sprzedaży, miejsca magazynowania towarów czy wartości obrotów.
W tym artykule wyjaśnimy dokładnie, jak działa VAT-OSS i czym różni się od klasycznej rejestracji VAT w Niemczech. Pokażemy na przykładach, w jakich sytuacjach jedno rozwiązanie wystarczy, a kiedy oba muszą iść ze sobą w parze. Podpowiemy również, jakie są praktyczne konsekwencje wyboru każdej z opcji i na co powinieneś zwrócić uwagę, planując sprzedaż do niemieckich klientów. Dzięki temu łatwiej podejmiesz decyzję, która uchroni Cię przed problemami z urzędami skarbowymi i pozwoli bez stresu rozwijać biznes na największym rynku e-commerce w Unii Europejskiej.
VAT-OSS – uproszczenie rozliczeń VAT w UE
Czym jest VAT-OSS
Od 1 lipca 2021 roku w Unii Europejskiej zaczęły obowiązywać nowe przepisy w ramach tzw. pakietu e-commerce. Najważniejszą zmianą dla sprzedawców online było rozszerzenie wcześniejszego systemu MOSS (Mini One Stop Shop, stosowanego głównie dla usług elektronicznych) na szerszy zakres transakcji i przekształcenie go w VAT-OSS.
W praktyce oznacza to jedno elektroniczne „okienko”, które pozwala przedsiębiorcy rozliczać VAT należny od sprzedaży B2C prowadzonej do konsumentów w innych krajach Unii. Zamiast rejestrować się osobno w każdym państwie członkowskim, składasz jedną kwartalną deklarację w Polsce, a Twój urząd skarbowy przekazuje rozliczenia dalej do państw konsumpcji.
Kiedy stosuje się VAT-OSS
OSS ma zastosowanie w sytuacji, gdy prowadzisz sprzedaż wysyłkową towarów (tzw. WSTO) do konsumentów w UE albo świadczysz na ich rzecz określone usługi. Kluczowy jest tutaj limit 10 000 euro netto – to łączna wartość takich transakcji (towary WSTO + usługi TBE, czyli telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne) liczona razem dla całej Unii. Limit ten odnosi się zarówno do bieżącego, jak i poprzedniego roku kalendarzowego.
Jeżeli go przekroczysz, miejscem opodatkowania Twojej sprzedaży staje się kraj konsumenta. Wtedy masz dwie opcje – rejestrować się lokalnie w każdym państwie, do którego sprzedajesz, albo właśnie skorzystać z OSS. Warto dodać, że do OSS możesz wejść dobrowolnie nawet poniżej progu. Jeśli to zrobisz, musisz stosować go konsekwentnie do wszystkich objętych nim transakcji.
Zalety procedury OSS
Największą zaletą OSS jest to, że wszystko załatwiasz w Polsce, a nie w pięciu czy dziesięciu różnych państwach. Składasz jedną kwartalną deklarację OSS i wpłacasz podatek do polskiego urzędu skarbowego, a on już rozdziela należności do odpowiednich krajów. Deklarację trzeba złożyć do końca miesiąca następującego po danym kwartale, np. za drugi kwartał – do 31 lipca.
Dzięki temu oszczędzasz czas, zmniejszasz ilość formalności i łatwiej panujesz nad rozliczeniami. To naprawdę duże ułatwienie, szczególnie jeśli dopiero rozwijasz sprzedaż zagraniczną i nie chcesz na starcie tonąć w administracji.
O czym pamiętać, wybierając OSS
Mimo że OSS brzmi jak idealne rozwiązanie, trzeba wiedzieć, że nie wszystko obejmuje. Procedura dotyczy sprzedaży B2C, ale nie zastępuje Twojej krajowej deklaracji VAT – tę wciąż musisz składać normalnie w Polsce. OSS nie obejmuje też transakcji krajowych w państwie, w którym faktycznie znajduje się towar. Jeśli na przykład korzystasz z magazynu Amazon FBA w Niemczech, sprzedaż z tego magazynu będzie wymagała lokalnej rejestracji VAT w Niemczech.
Warto wspomnieć również, że OSS nie dotyczy importów spoza Unii. Dla przesyłek o wartości do 150 euro obowiązuje inny schemat – IOSS (Import One Stop Shop).
Podsumowując: OSS jest potężnym narzędziem, które w wielu przypadkach pozwala uprościć rozliczenia i uniknąć rejestracji w wielu krajach. Jednak nie jest to rozwiązanie uniwersalne, bo są sytuacje, w których i tak będziesz musiał zarejestrować się lokalnie w innym państwie, np. właśnie w Niemczech.
Kiedy potrzebujesz rejestracji VAT w Niemczech
VAT-OSS to świetne narzędzie do rozliczeń cross-border, ale nie zastępuje wszystkich lokalnych obowiązków. Są sytuacje, w których rejestracja VAT w Niemczech jest nieunikniona. Warto je znać, bo błędy w tej sferze mogą szybko wywołać problemy z niemieckim Finanzamt.
Magazynowanie towarów na terenie Niemiec
Jeśli zdecydujesz się na magazyn w Niemczech – niezależnie od tego, czy jest to Amazon FBA, operator logistyczny 3PL czy własny magazyn – musisz zarejestrować się do VAT w Niemczech. Dlaczego? Bo każda sprzedaż krajowa z tego magazynu (DE→DE) nie wchodzi w OSS i wymaga lokalnego rozliczenia.
Ale uwaga – nie każda transakcja z magazynu w Niemczech jest automatycznie „krajowa”. Jeśli wysyłasz towar z Niemiec do klientów w innych państwach UE (np. DE→FR albo DE→ES), to są to tzw. fernverkäufe, które możesz raportować przez OSS. Niemiecki numer VAT i tak będzie Ci jednak potrzebny, żeby rozliczać sprzedaż krajową w Niemczech i inne lokalne obowiązki, np. przemieszczenia własnych towarów czy consignment stock.
Przekroczenie progu 10 000 euro
Nie ma czegoś takiego jak „próg sprzedaży do Niemiec”. Obowiązuje wspólny próg unijny 10 000 euro netto rocznie dla łącznych WSTO (wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość) i usług TBE (telekomunikacyjne, nadawcze, elektroniczne). Limit liczy się łącznie w skali całej UE, zarówno w bieżącym, jak i poprzednim roku kalendarzowym.
Jeśli go przekroczysz, miejscem opodatkowania Twojej sprzedaży jest kraj konsumenta. Wtedy masz dwie możliwości: możesz rejestrować się oddzielnie w każdym kraju konsumpcji albo skorzystać z VAT-OSS i rozliczać wszystko przez jedno „okienko” w Polsce. W praktyce większość e-sprzedawców wybiera OSS, bo jest po prostu wygodniejszy.
Sprzedaż B2B i usługi lokalne
OSS dotyczy wyłącznie sprzedaży B2C. W relacjach B2B z niemieckimi firmami zwykle działa mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge na podstawie § 13b UStG), więc sama sprzedaż B2B nie zmusza Cię do rejestracji VAT w Niemczech. Wyjątkiem są sytuacje, w których wykonujesz krajowe dostawy w Niemczech – wtedy lokalna rejestracja jest obowiązkowa.
Jeśli chodzi o usługi B2C, to ogólna zasada mówi, że miejscem opodatkowania jest kraj usługodawcy. Wyjątki pojawiają się w przypadku usług związanych z nieruchomościami, wstępem na wydarzenia czy krótkoterminowym wynajmem środków transportu – w takich przypadkach opodatkowanie następuje tam, gdzie faktycznie odbywa się usługa, czyli np. w Niemczech.
VAT-OSS vs. VAT w Niemczech – praktyczne porównanie
Na papierze może się wydawać, że trzeba wybrać tylko jedno rozwiązanie: albo VAT-OSS, albo lokalna rejestracja VAT w Niemczech. W praktyce jednak oba systemy bardzo często się uzupełniają, a nie wykluczają. Wszystko zależy od tego, jak sprzedajesz, gdzie przechowujesz swoje towary i kto jest Twoim klientem.
Sprzedaż B2C poniżej 10 000 euro
Jeśli całkowita wartość Twojej sprzedaży wysyłkowej (WSTO) oraz usług TBE do konsumentów w całej UE nie przekracza 10 000 euro netto rocznie (liczone razem w bieżącym i poprzednim roku), możesz rozliczać VAT w Polsce. To oznacza, że nie musisz wchodzić w OSS ani rejestrować się w Niemczech. Masz jednak możliwość dobrowolnego zgłoszenia się do OSS – dzięki temu od razu uporządkujesz swoje rozliczenia w całej UE i unikniesz konieczności pilnowania momentu przekroczenia progu.
Sprzedaż B2C powyżej 10 000 euro
Po przekroczeniu wspólnego unijnego limitu 10 000 euro miejscem opodatkowania sprzedaży staje się kraj konsumenta. Masz wtedy dwie opcje: albo rejestrujesz się lokalnie w Niemczech i rozliczasz VAT bezpośrednio tam, albo korzystasz z OSS w Polsce, który obejmie również sprzedaż do Niemiec. Zazwyczaj e-sprzedawcy wybierają OSS, bo jest znacznie wygodniejszy i ogranicza formalności. Ale jeśli i tak musisz mieć niemiecki numer VAT (np. z powodu Amazon FBA), wtedy naturalnym rozwiązaniem jest łączenie obu systemów – OSS do wysyłek z Niemiec do innych krajów UE, a lokalne deklaracje w Niemczech do sprzedaży krajowej.
Magazyn w Niemczech (np. Amazon FBA)
Jeśli przechowujesz swoje produkty w magazynie na terenie Niemiec, lokalna rejestracja VAT jest obowiązkowa. Każda sprzedaż krajowa (DE→DE) musi być zgłaszana w niemieckich deklaracjach. Natomiast wysyłki z tego magazynu do konsumentów w innych krajach UE (np. DE→FR czy DE→ES) można już raportować przez OSS. To klasyczny przykład, w którym korzysta się z obu rozwiązań jednocześnie.
Sprzedaż usług B2C do Niemiec
Tutaj trzeba rozróżnić kilka sytuacji. OSS obejmuje wybrane usługi B2C, w tym elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze, więc jeśli np. sprzedajesz kurs online niemieckim klientom indywidualnym, możesz rozliczyć go w OSS. Natomiast ogólna zasada w VAT mówi, że miejsce świadczenia usług B2C to kraj usługodawcy – a więc jeśli świadczysz typowe usługi IT z Polski, to są one opodatkowane w Polsce, a nie w Niemczech. Wyjątki dotyczą np. usług związanych z nieruchomościami, wstępem na wydarzenia czy krótkoterminowym wynajmem środków transportu – w takich przypadkach miejsce opodatkowania przenosi się do Niemiec i lokalna rejestracja może być wymagana.
Sprzedaż B2B do Niemiec
OSS nie obejmuje transakcji B2B. W praktyce większość dostaw towarów i usług dla niemieckich firm rozlicza się przez mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge). To oznacza, że nie musisz mieć niemieckiego numeru VAT tylko dlatego, że sprzedajesz firmie w Niemczech. Obowiązek rejestracji pojawi się dopiero wtedy, gdy wykonujesz czynności lokalne w Niemczech, np. krajową sprzedaż z magazynu.
Wniosek
Widać więc, że w praktyce rzadko jest to wybór „albo-albo”. OSS pozwala znacząco uprościć rozliczenia w sprzedaży transgranicznej B2C, ale nie rozwiązuje wszystkich sytuacji. Jeśli działasz na poważnie na rynku niemieckim, często będziesz korzystać zarówno z OSS, jak i z lokalnej rejestracji VAT w Niemczech. To najlepszy sposób, żeby mieć pełną zgodność z przepisami i jednocześnie nie utonąć w biurokracji.
Jak wygląda procedura rejestracji VAT w Niemczech
Rejestracja VAT w Niemczech to proces, którego nie da się uniknąć, jeśli planujesz poważnie działać na tamtejszym rynku. Choć na pierwszy rzut oka może brzmieć skomplikowanie, w rzeczywistości sprowadza się do kilku kroków – warto jednak wiedzieć, jak wygląda to w praktyce i z jakimi formalnościami trzeba się liczyć.
Uzyskanie niemieckiego numeru VAT
Pierwszym etapem jest złożenie formularza „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” – czyli kwestionariusza podatkowego. Dla firm z zagranicy dostępna jest wersja dostosowana specjalnie do podmiotów spoza Niemiec. W ramach tego wniosku niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt) może poprosić o dodatkowe dokumenty, np. odpis z rejestru przedsiębiorców, umowę najmu magazynu, a często także pełnomocnictwo, jeśli korzystasz z usług doradcy podatkowego.
Sam proces może potrwać od kilku tygodni do nawet dwóch–trzech miesięcy, w zależności od obciążenia urzędu i kompletności złożonych dokumentów. Po pozytywnej rejestracji otrzymujesz Steuernummer oraz USt-IdNr, czyli niemiecki numer VAT-UE, który jest niezbędny do wystawiania faktur i składania deklaracji.
Składanie deklaracji VAT
Po rejestracji musisz regularnie raportować swoją sprzedaż i rozliczać podatek. W Niemczech obowiązuje zasada, że przez pierwsze dwa lata po rejestracji deklaracje VAT składa się co miesiąc. Dopiero po tym okresie – i przy niższych obrotach – urząd może zezwolić na składanie deklaracji kwartalnych.
Deklaracje przesyła się elektronicznie przez system ELSTER. Oprócz deklaracji okresowych istnieje też obowiązek złożenia rocznej deklaracji VAT (Umsatzsteuererklärung), która podsumowuje wszystkie transakcje w danym roku podatkowym.
Faktury z niemieckim VAT
Sprzedając w Niemczech, musisz wystawiać faktury zgodne z niemieckimi przepisami. Oprócz zastosowania właściwej stawki VAT (standardowo 19% lub obniżona 7%), faktura musi zawierać m.in. Twój numer Steuernummer lub USt-IdNr, dane kontrahenta oraz odpowiednie adnotacje, jeśli transakcja podlega mechanizmowi reverse charge.
Warto pamiętać, że niemieckie przepisy traktują błędy w fakturach bardzo rygorystycznie – źle wystawiona faktura może sprawić, że Twój kontrahent nie będzie mógł odliczyć VAT, co w praktyce może prowadzić do poważnych problemów biznesowych.
Dodatkowe obowiązki raportowe
Rejestracja w Niemczech oznacza także obowiązki sprawozdawcze wykraczające poza same deklaracje VAT.
Jednym z nich jest EC Sales List (Zusammenfassende Meldung, ZM). Dotyczy ona wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów oraz niektórych usług B2B opodatkowanych w kraju odbiorcy. ZM składa się oddzielnie od deklaracji VAT, zazwyczaj co miesiąc.
Drugim potencjalnym obowiązkiem jest Intrastat. Raporty Intrastat dotyczą fizycznych przepływów towarów między krajami UE i składa się je dopiero po przekroczeniu określonych progów. Te progi są ustalane corocznie – przykładowo dla przywozu w Niemczech wynosiły one 500 000 euro. Jeśli Twoja firma nie osiąga takich wartości, obowiązek sprawozdawczy nie powstaje.
Czy warto korzystać z obu rozwiązań równocześnie?
VAT-OSS i lokalna rejestracja w Niemczech nie są dla siebie alternatywą, tylko raczej dwoma narzędziami, które odpowiadają na różne potrzeby. Jeśli chcesz prowadzić sprzedaż międzynarodową na poważnie, najczęściej będziesz korzystać z obu systemów jednocześnie.
OSS dla sprzedaży międzynarodowej
Procedura OSS świetnie sprawdza się w sprzedaży transgranicznej B2C. Składasz jedną deklarację kwartalną w Polsce i rozliczasz w niej wszystkie transakcje B2C do konsumentów z innych krajów UE. Deklaracja OSS musi być złożona do końca miesiąca po zakończeniu kwartału, np. za drugi kwartał do 31 lipca. To znacznie prostsze niż osobne rejestracje w każdym kraju konsumpcji.
OSS jednak ma swoje ograniczenia – nie zastępuje Twojej krajowej deklaracji VAT w Polsce i nie obejmuje transakcji lokalnych w Niemczech. Dodatkowo OSS w ogóle nie dotyczy B2B, więc współpraca z niemieckimi firmami nie przechodzi przez ten system.
VAT w Niemczech dla obowiązków lokalnych
Niemiecka rejestracja VAT jest konieczna w sytuacjach, w których masz lokalną obecność na rynku – np. magazynujesz towary w Niemczech, sprzedajesz je bezpośrednio konsumentom (DE→DE) albo masz krajowe dostawy dla niemieckich firm.
Deklaracje VAT w Niemczech mają inną częstotliwość niż w OSS. Na początku prawie zawsze składa się je co miesiąc w pierwszych dwóch latach, a dopiero później urząd może zezwolić na tryb kwartalny. Do tego dochodzi obowiązkowa roczna deklaracja VAT (Umsatzsteuererklärung).
W Niemczech pojawiają się też dodatkowe raporty, których OSS nie zastępuje. Chodzi o EC Sales List (Zusammenfassende Meldung, ZM) – czyli informację o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów i usług B2B – oraz o Intrastat, który dotyczy fizycznych przepływów towarów i obowiązuje dopiero po przekroczeniu określonych progów wartości.
Praktyczny przykład – polski e-sprzedawca z magazynem FBA
Wyobraźmy sobie polskiego właściciela sklepu internetowego, który sprzedaje elektronikę. Towary wysyła do magazynu Amazon FBA w Niemczech. Stamtąd trafiają one zarówno do klientów w Niemczech, jak i do innych krajów UE.
W takiej sytuacji sam OSS nie wystarczy. Sprzedaż krajowa w Niemczech musi być rozliczana w lokalnych deklaracjach VAT – i to początkowo co miesiąc. Z kolei sprzedaż z tego magazynu do klientów we Francji czy Hiszpanii można rozliczyć w OSS. Dodatkowo przedsiębiorca musi składać ZM i, jeśli przekroczy progi, raporty Intrastat.
Wniosek
Widać więc jasno, że w praktyce nie chodzi o wybór „albo-albo”. Najczęściej e-sprzedawcy korzystają zarówno z OSS, jak i z lokalnej rejestracji VAT w Niemczech. OSS upraszcza sprzedaż międzynarodową, a niemiecki numer VAT pozwala działać legalnie i zgodnie z prawem na rynku lokalnym.
Nasza specjalna oferta – rejestracja VAT w Niemczech
Jeśli myślisz o wejściu na rynek niemiecki lub już prowadzisz sprzedaż i wiesz, że rejestracja VAT w Niemczech jest nieunikniona, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość. Obecnie prowadzimy specjalną ofertę na rejestrację VAT w Niemczech – dzięki niej możesz szybciej i taniej uzyskać swój niemiecki numer USt-IdNr, a do tego zyskujesz wsparcie w całym procesie.
Dlaczego to ważne? Bo niemieckie urzędy często wymagają dodatkowych dokumentów, a sama rejestracja potrafi trwać tygodniami. Współpracując z nami, nie musisz martwić się o formalności – pomagamy przygotować wniosek, kompletujemy wymagane załączniki i odpowiadamy na pytania Finanzamt. Dzięki temu oszczędzasz czas i unikasz błędów, które mogłyby wydłużyć proces.
Jeżeli zastanawiasz się, czy rejestracja w Niemczech dotyczy właśnie Ciebie, po prostu się z nami skontaktuj. Sprawdzimy Twój model sprzedaży i podpowiemy, czy potrzebujesz lokalnego numeru VAT, OSS, czy obu rozwiązań jednocześnie.
Podsumowanie
VAT-OSS to ogromna wygoda w rozliczaniu sprzedaży B2C w całej Unii Europejskiej. Dzięki niemu możesz jednym zgłoszeniem ogarnąć transakcje do wielu krajów i uniknąć nadmiaru formalności.
VAT w Niemczech to z kolei konieczność w wielu praktycznych scenariuszach – gdy korzystasz z magazynów takich jak Amazon FBA, prowadzisz sprzedaż krajową do konsumentów w Niemczech albo przekraczasz unijny próg 10 000 euro.
Wniosek jest prosty: najlepiej stosować oba mechanizmy równocześnie. OSS daje Ci wygodę i centralizację rozliczeń międzynarodowych, a niemiecki numer VAT zapewnia zgodność z lokalnym prawem i pełne możliwości działania na tamtejszym rynku.
