10 884,75 GBP zaległych zwrotów VAT. Jak pomogliśmy Nupo ApS odzyskać pieniądze z HMRC i zrezygnować z papierowych czeków
Spis treści
Z takim problemem mierzyła się Nupo ApS, duńska spółka rozliczająca VAT w Wielkiej Brytanii. Na koncie firmy znajdowały się nadpłaty za trzy kolejne kwartały 2025 roku. Łącznie było to 10 884,75 GBP. Mimo upływu czasu pieniądze nie docierały do klienta, a ustalenie statusu poszczególnych kwot wymagało bezpośredniego kontaktu z HM Revenue & Customs.
Dodatkową komplikacją była forma zwrotu. Nupo ApS nie posiadało rachunku bankowego w Wielkiej Brytanii, dlatego w systemie HMRC wypłata miała zostać zrealizowana za pomocą papierowego czeku. Z perspektywy zagranicznej firmy było to rozwiązanie dalekie od wygodnego: przesyłka mogła długo docierać, czek mógł zostać wysłany na nieaktualny adres, a jego realizacja w duńskim banku wiązała się z wysokimi opłatami.
Przejęliśmy całą sprawę. Sprawdziliśmy trzy zaległe nadpłaty, zaktualizowaliśmy dane adresowe klienta, wielokrotnie kontaktowaliśmy się z HMRC i ustaliliśmy status każdej kwoty. Nie poprzestaliśmy jednak na doprowadzeniu do wysyłki czeków. Znaleźliśmy lepszą możliwość: wypłatę bezpośrednio na zagraniczne konto bankowe Nupo ApS.
Ostatecznie klient otrzymał pełne 10 884,75 GBP przelewem bankowym. Jednocześnie zmieniliśmy sposób realizacji przyszłych zwrotów VAT, dzięki czemu kolejne należności mogą trafiać bezpośrednio na konto firmy — bez papierowej korespondencji, dodatkowych opłat i ryzyka zagubienia czeku.
Trzy nadpłaty były widoczne w rozliczeniach, ale pieniędzy nadal nie było
Sprawa rozpoczęła się na początku lutego 2026 roku. Nupo ApS zwróciło się do nas z prośbą o pomoc w odzyskaniu nadpłat VAT za drugi, trzeci i czwarty kwartał 2025 roku. Firma wiedziała, że wykazała kwoty do zwrotu, ale żadna z nich nie wpłynęła na jej konto.
Wartość poszczególnych należności wynosiła:
- 1 968,03 GBP za drugi kwartał 2025 roku,
- 5 300,64 GBP za trzeci kwartał 2025 roku,
- 3 616,08 GBP za czwarty kwartał 2025 roku.
Łącznie klient oczekiwał więc na 10 884,75 GBP. Była to już kwota wystarczająco wysoka, aby jej brak wpływał na bieżącą płynność firmy. Klient podkreślał, że sprawa jest pilna, i chciał wiedzieć, czy HMRC rozpoczęło procedurę wypłaty wszystkich trzech należności.
W brytyjskim systemie samo wykazanie kwoty do zwrotu nie zawsze oznacza, że środki automatycznie dotrą do zagranicznego podatnika w oczekiwanej formie. W przypadku Nupo ApS konieczne było sprawdzenie, co dokładnie wydarzyło się z każdym rozliczeniem i czy HMRC rozpoczęło już proces wypłaty.
Nie mogliśmy założyć, że trzy nadpłaty znajdują się na tym samym etapie. Każdy kwartał mógł mieć odrębny status: jedna kwota mogła być w trakcie realizacji, inna nadal oczekiwać na dodatkowe działanie, a kolejna nie być prawidłowo widoczna w systemie.
Sprawdziliśmy każdą kwotę osobno
Po otrzymaniu zgłoszenia przejrzeliśmy konto klienta w HMRC. W pierwszej kolejności widoczna była informacja dotycząca zwrotu 3 616,08 GBP za czwarty kwartał. System wskazywał, że płatność jest przetwarzana.
Sytuacja pozostałych dwóch kwot nie była jednak jasna. Nadpłaty za drugi i trzeci kwartał nie pojawiały się w taki sam sposób, mimo że klient potwierdzał, iż ich nie otrzymał. Konieczne było więc rozpoczęcie bezpośrednich wyjaśnień z HMRC.
Od tego momentu nie traktowaliśmy sprawy jako jednego ogólnego wniosku o zwrot 10 884,75 GBP. Ustalaliśmy oddzielnie, co stało się z każdą z trzech należności. Pozwalało to uniknąć sytuacji, w której urząd uznałby temat za częściowo rozwiązany tylko dlatego, że rozpoczęto obsługę jednej kwoty.
Początkowo HMRC wskazywało, że zwrot za czwarty kwartał został już skierowany do realizacji w formie czeku. Nadal nie było natomiast wyjaśnienia, dlaczego klient nie otrzymał pieniędzy za wcześniejsze okresy. Dlatego kontynuowaliśmy kontakt z urzędem i nie zamykaliśmy zgłoszenia po pierwszej informacji widocznej w systemie.
Papierowy czek był rozwiązaniem formalnie poprawnym, ale biznesowo niepraktycznym
Nupo ApS nie posiadało brytyjskiego rachunku bankowego. W takiej konfiguracji standardowym rozwiązaniem stosowanym w tej sprawie przez HMRC był papierowy czek, przesyłany pocztą na adres podatnika.
Na pierwszy rzut oka taki sposób wypłaty mógł wydawać się akceptowalny. Klient był nawet gotowy otrzymać jeden czek obejmujący wszystkie trzy kwartały. Zależało mu jednak na połączeniu kwot, ponieważ realizacja każdego zagranicznego czeku wiązała się z osobną i wysoką opłatą bankową.
To pokazuje istotną różnicę pomiędzy formalnym wykonaniem zwrotu a rozwiązaniem, które rzeczywiście odpowiada potrzebom przedsiębiorcy. Dla urzędu wystawienie czeku może oznaczać zakończenie procesu. Dla zagranicznej firmy jest to dopiero początek kolejnego problemu: oczekiwania na przesyłkę, przekazania dokumentu do banku, poniesienia opłat oraz czekania na zaksięgowanie środków.
W przypadku trzech osobnych czeków koszty i formalności powtarzałyby się trzykrotnie. Pojawiało się również ryzyko, że część przesyłek dotrze w innym terminie albo nie dotrze wcale.
Nieaktualny adres dodatkowo zwiększał ryzyko
W trakcie prowadzenia sprawy okazało się, że w systemie HMRC widniał wcześniejszy adres Nupo ApS. Była to szczególnie ważna informacja, ponieważ czek za czwarty kwartał miał zostać wysłany właśnie pocztą.
Nieaktualne dane mogły tłumaczyć, dlaczego korespondencja nie docierała prawidłowo, i jednocześnie zwiększały ryzyko, że kolejny dokument płatniczy zostanie skierowany w niewłaściwe miejsce. Klient przekazał nam aktualne dane spółki, a my zaktualizowaliśmy adres w systemie HMRC.
Sama zmiana adresu nie rozwiązywała jednak problemu z już rozpoczętymi wypłatami. Jeżeli czek został wystawiony wcześniej, mógł nadal trafić na stary adres. Konieczne było więc dalsze monitorowanie sprawy i ustalenie, czy dokument rzeczywiście został wysłany, czy można go anulować oraz w jaki sposób obsłużyć pozostałe nadpłaty.
Ten etap dobrze pokazuje, dlaczego aktualność danych podatnika ma znaczenie nie tylko przy rejestracji VAT. Adres zapisany w systemie urzędu może wpływać na doręczanie pism, pytań, decyzji, a w Wielkiej Brytanii również papierowych instrumentów płatniczych.
Przejęliśmy kontakt z HMRC i prowadziliśmy sprawę do skutku
Klient nie musiał samodzielnie kontaktować się z brytyjską administracją ani ustalać, pod jaki numer powinien zadzwonić i jak wyjaśnić historię trzech rozliczeń. Przejęliśmy komunikację z HMRC, monitorowaliśmy konto i ponawialiśmy próby uzyskania informacji.
Kontakt z urzędem nie zakończył się na jednym zapytaniu. W pierwszych tygodniach nie otrzymaliśmy pełnej odpowiedzi dotyczącej wszystkich kwot. Konieczne były kolejne działania, w tym ponawiane próby kontaktu telefonicznego. Sprawdzaliśmy, dlaczego nadpłaty za drugi i trzeci kwartał nie były widoczne tak samo jak zwrot za czwarty kwartał oraz czy ich wypłata wymaga osobnego wniosku.
W międzyczasie klient regularnie pytał o postęp. Było to zrozumiałe — firma oczekiwała na ponad 10 tys. GBP, a przez dłuższy czas nie miała jasności, kiedy i w jakiej formie środki do niej trafią.
Naszym zadaniem było nie tylko przesyłanie klientowi informacji otrzymanych z systemu, ale również sprawdzanie, czy odpowiedź HMRC rzeczywiście obejmuje wszystkie okresy. Gdy urząd wskazywał status jednej płatności, nadal wracaliśmy do pozostałych dwóch. Gdy czek został oznaczony jako wysłany, weryfikowaliśmy, czy dotarł i czy można zastąpić go wygodniejszą formą płatności.
Nie chodziło o samo uzyskanie odpowiedzi. Chodziło o doprowadzenie do momentu, w którym pełna kwota znajdzie się po stronie klienta.
Ustaliliśmy, że HMRC może wypłacić pieniądze na duńskie konto
Przełom nastąpił pod koniec kwietnia. W wyniku kontaktu z HMRC uzyskaliśmy potwierdzenie, że wszystkie nadpłaty mogą zostać wypłacone bezpośrednio na zagraniczny rachunek bankowy Nupo ApS.
Było to rozwiązanie znacznie lepsze niż papierowy czek. Nie wymagało posiadania rachunku w Wielkiej Brytanii, a jednocześnie pozwalało ominąć koszty realizacji brytyjskiego czeku w duńskim banku. Eliminowało również ryzyko związane z wysyłką dokumentu pocztą.
Co ważne, nie chodziło wyłącznie o zmianę sposobu wypłaty trzech zaległych kwot. HMRC umożliwiało skonfigurowanie zagranicznego rachunku jako metody otrzymywania również przyszłych zwrotów VAT. Dzięki temu jednorazowa interwencja mogła przynieść klientowi trwałą korzyść.
Zebraliśmy dane potrzebne do złożenia wniosku
Aby ustawić przelew na zagraniczny rachunek, HMRC wymagało dodatkowych informacji. Potrzebne były dane osoby, w imieniu której składany był wniosek, jej stanowisko, adres e-mail i dane kontaktowe, a także pełne informacje dotyczące spółki oraz banku.
Wyjaśniliśmy klientowi, że choć cały proces obsługujemy w jego imieniu, zgłoszenie musi zostać powiązane z właścicielem firmy albo jej pracownikiem. Następnie zebraliśmy dane Nupo ApS, informacje o osobie uprawnionej oraz szczegóły duńskiego rachunku prowadzonego w GBP, w tym numer IBAN i kod SWIFT.
Po skompletowaniu informacji przygotowaliśmy i złożyliśmy formalny wniosek o wypłatę środków na zagraniczne konto. Klient nie musiał samodzielnie przechodzić przez brytyjski formularz ani ustalać, jakie dane należy wpisać w poszczególnych polach.
27 kwietnia mogliśmy potwierdzić, że wniosek został przekazany do HMRC. Poinformowaliśmy również klienta, jak będzie wyglądał dalszy proces i czego powinien się spodziewać.
Nowa metoda płatności rozwiązała również problem wystawionych czeków
Zmiana sposobu wypłaty była szczególnie ważna, ponieważ część zwrotów mogła być już przetwarzana w formie papierowych czeków. HMRC wskazało, że niezrealizowane dokumenty płatnicze zostaną anulowane, a odpowiadające im kwoty ponownie wystawione jako przelew bankowy.
Oznaczało to, że klient nie musiał czekać na przesyłkę, a następnie ponosić kosztów jej realizacji. Nawet jeżeli proces czekowy został już rozpoczęty, możliwe było przekierowanie środków na nową metodę płatności.
Przekazaliśmy Nupo ApS najważniejsze informacje dotyczące dalszej procedury. Ustawienie nowej metody mogło potrwać kilka dni roboczych, a anulowanie niewykorzystanych czeków i ponowne skierowanie pieniędzy do wypłaty — nieco dłużej. HMRC nie miało przesyłać osobnego powiadomienia o realizacji przelewu, dlatego należało obserwować rachunek bankowy.
Nie zakończyliśmy sprawy po złożeniu formularza. Ustaliliśmy termin ponownego sprawdzenia konta HMRC i skontaktowaliśmy się z klientem, aby potwierdzić, czy środki faktycznie wpłynęły.
Pełne 10 884,75 GBP trafiło na konto klienta
13 maja 2026 roku Nupo ApS potwierdziło, że otrzymało przelewem bankowym zwroty za drugi, trzeci i czwarty kwartał 2025 roku. Tym samym wszystkie trzy kwoty, których dotyczyła prowadzona przez nas sprawa, zostały wypłacone.
Na rachunek klienta trafiło łącznie:
- 1 968,03 GBP za drugi kwartał,
- 5 300,64 GBP za trzeci kwartał,
- 3 616,08 GBP za czwarty kwartał.
Łączny efekt wyniósł 10 884,75 GBP odzyskanego VAT.
Pieniądze zostały wypłacone w wygodnej dla klienta formie, bez konieczności realizowania zagranicznych czeków. Nupo ApS nie musiało prowadzić rozmów z HMRC, wyjaśniać historii kolejnych deklaracji ani samodzielnie konfigurować zagranicznego rachunku w systemie brytyjskiej administracji.
Osobny zwrot dotyczący pierwszego kwartału 2026 roku nie był częścią tej zakończonej sprawy. Wymagał wcześniejszego uwzględnienia korekty w kolejnym rozliczeniu, dlatego miał zostać obsłużony w późniejszym terminie. Pozwoliło nam to jasno rozdzielić kwoty już wypłacone od tych, które podlegały innemu procesowi.
Najważniejszym efektem nie był tylko jednorazowy przelew
Odzyskanie 10 884,75 GBP było bezpośrednim i mierzalnym wynikiem naszych działań. Klient odzyskał środki, na które czekał od kilku kwartałów, i mógł ponownie wykorzystać je w działalności operacyjnej.
Sprawa przyniosła jednak również drugi efekt, który będzie odczuwalny przy kolejnych rozliczeniach. Duński rachunek Nupo ApS został zgłoszony jako metoda otrzymywania przyszłych zwrotów VAT z HMRC.
Od tego momentu kolejne kwoty mogą być kierowane bezpośrednio na rachunek bankowy firmy. Klient nie musi za każdym razem czekać na papierowy dokument, sprawdzać, czy przesyłka dotarła na właściwy adres, ani ponosić opłat za realizację czeku za granicą.
W praktyce oznacza to krótszą drogę pomiędzy zaakceptowaniem zwrotu przez urząd a faktycznym dostępem firmy do pieniędzy. Zmniejsza się również liczba etapów, na których proces może się zatrzymać: odpada przesyłka pocztowa, ręczne dostarczenie czeku do banku oraz jego późniejsze rozliczenie.
Dlaczego udało nam się doprowadzić sprawę do końca?
Sprawdziliśmy wszystkie okresy, a nie tylko ostatnią deklarację
Początkowo w systemie wyraźnie widoczny był przede wszystkim zwrot za czwarty kwartał. Gdybyśmy skupili się tylko na nim, sprawa mogłaby zostać uznana za częściowo rozwiązaną, mimo że klient nadal czekał na ponad 7 tys. GBP za wcześniejsze okresy.
Zweryfikowaliśmy osobno drugi, trzeci i czwarty kwartał. Dzięki temu każda nadpłata pozostała elementem prowadzonej sprawy aż do chwili, gdy klient potwierdził otrzymanie całej kwoty.
Nie poprzestaliśmy na pierwszej odpowiedzi HMRC
Kontakt z urzędem wymagał czasu i ponawiania prób. Brak natychmiastowej informacji nie oznaczał, że klient powinien sam wrócić do tematu za kilka miesięcy. Kontynuowaliśmy wyjaśnienia, korzystaliśmy z kontaktu telefonicznego i monitorowaliśmy zmiany widoczne na koncie.
Takie sprawy często nie rozwiązują się po jednym formularzu. Konieczne jest ustalenie, do którego działu trafiło zgłoszenie, czy wypłata została już uruchomiona oraz co stało się z dokumentami, które urząd uznaje za wysłane, ale których podatnik nie otrzymał.
Poszukaliśmy rozwiązania lepszego niż standardowa procedura
Klient początkowo był gotowy przyjąć papierowy czek, ponieważ wydawało się, że jest to jedyna dostępna możliwość. Zależało mu jedynie na tym, aby trzy kwoty zostały połączone i nie powodowały potrójnych kosztów bankowych.
My poszliśmy krok dalej. Ustaliliśmy bezpośrednio z HMRC, że zwrot może trafić na zagraniczny rachunek. Dzięki temu klient nie musiał wybierać pomiędzy trzema kosztownymi czekami a jednym nieco mniej kosztownym. Mógł całkowicie zrezygnować z tej formy wypłaty.
Zajęliśmy się całym procesem, nie tylko wnioskiem
Nasze działania objęły sprawdzenie nadpłat, aktualizację adresu, kontakt z HMRC, zebranie danych, przygotowanie zgłoszenia, ustawienie zagranicznego rachunku oraz późniejsze potwierdzenie wpływu pieniędzy.
To ważne rozróżnienie. Samo wysłanie formularza nie gwarantuje, że sprawa zakończyła się skutecznie. Proces można uznać za zamknięty dopiero wtedy, gdy klient rzeczywiście otrzymał należne środki.
Co z tego case study wynika dla firm rozliczających VAT w Wielkiej Brytanii?
Nadpłata wykazana w deklaracji nie zawsze oznacza szybki wpływ na konto
Firma może prawidłowo przygotować deklarację i nadal długo czekać na środki. W zależności od ustawień konta, posiadanych danych bankowych i statusu podatnika konieczne może być wykonanie dodatkowych czynności.
Dlatego po wykazaniu zwrotu warto sprawdzić nie tylko samą deklarację, ale również status płatności w systemie. Jeżeli pieniądze nie wpływają w oczekiwanym terminie, potrzebna może być bezpośrednia interwencja w HMRC.
Dane firmy powinny być regularnie aktualizowane
Zmiana siedziby, adresu korespondencyjnego czy osoby kontaktowej powinna zostać odzwierciedlona również w zagranicznych systemach podatkowych. Nieaktualne dane mogą sprawić, że ważne dokumenty, pytania albo czeki zostaną wysłane w niewłaściwe miejsce.
W przypadku Nupo ApS aktualizacja adresu była jednym z pierwszych elementów porządkowania sprawy. Bez niej nawet skuteczne uruchomienie wypłaty nie gwarantowałoby, że papierowy dokument dotrze do klienta.
Papierowy czek generuje koszty, których można uniknąć
Dla firmy działającej poza Wielką Brytanią czek może oznaczać wysoką opłatę bankową, dłuższy czas oczekiwania i dodatkową pracę administracyjną. Jeżeli zwroty pojawiają się regularnie, koszty powtarzają się przy każdym dokumencie.
Możliwość wypłaty na zagraniczny rachunek warto więc zweryfikować, zamiast automatycznie przyjmować standardową formę zaproponowaną przez urząd. W przypadku Nupo ApS jedna zmiana usprawniła nie tylko trzy zaległe wypłaty, ale również kolejne zwroty.
Trzeba oddzielać poszczególne okresy i procedury
Na koncie podatnika może jednocześnie znajdować się kilka kwot na różnych etapach obsługi. Jedna może być gotowa do wypłaty, druga wymagać dodatkowego wniosku, a trzecia pozostawać powiązana z planowaną korektą deklaracji.
Dlatego nie warto opisywać całego salda jako jednego zwrotu bez wcześniejszej analizy. W sprawie Nupo ApS trzy kwartały 2025 roku zostały odzyskane w ramach zakończonego procesu, natomiast należność za pierwszy kwartał 2026 roku wymagała oddzielnego działania po złożeniu korekty.
Od zaległych czeków do sprawnego przelewu bankowego
Historia Nupo ApS zaczęła się od trzech nadpłat, których klient nie mógł skutecznie odzyskać. Łącznie 10 884,75 GBP pozostawało po stronie brytyjskiego urzędu, a firma nie wiedziała, kiedy otrzyma pieniądze ani czy dotrą one w jednym, czy w kilku czekach.
Dodatkowo HMRC posiadało nieaktualny adres spółki, co zwiększało ryzyko, że papierowa korespondencja trafi w niewłaściwe miejsce. Nawet prawidłowo doręczony czek oznaczałby dla klienta wysokie opłaty i kolejne oczekiwanie na realizację przez bank.
Przejęliśmy sprawę od początku do końca. Ustaliliśmy status wszystkich należności, zaktualizowaliśmy dane firmy i prowadziliśmy bezpośredni kontakt z HMRC. Następnie znaleźliśmy możliwość wypłaty środków na duński rachunek, zebraliśmy wymagane informacje i złożyliśmy odpowiedni wniosek.
W maju klient potwierdził otrzymanie pełnej kwoty za trzy kwartały 2025 roku. Jednocześnie został przygotowany wygodniejszy model obsługi kolejnych zwrotów.
To właśnie w takich przypadkach wsparcie w rozliczeniach VAT wykracza poza samo przygotowanie deklaracji. Liczy się nie tylko to, czy zwrot został wykazany, ale również czy pieniądze naprawdę dotarły do przedsiębiorcy — w sposób, który nie generuje kolejnych kosztów i problemów.
Czekasz na zwrot VAT z zagranicznego urzędu?
W międzynarodowej sprzedaży samo powstanie nadpłaty nie zawsze kończy proces. Konieczne może być sprawdzenie salda, złożenie dodatkowego wniosku, aktualizacja danych albo bezpośredni kontakt z lokalną administracją. Jeżeli urząd korzysta z formy płatności niedostosowanej do zagranicznego przedsiębiorcy, warto również sprawdzić, czy istnieje wygodniejsza alternatywa.
W amavat wspieramy firmy e-commerce w rozliczeniach zagranicznego VAT, komunikacji z urzędami oraz odzyskiwaniu należnych środków. Prowadzimy sprawy do momentu, w którym zwrot przestaje być tylko pozycją widoczną w deklaracji i faktycznie trafia do klienta.
Elżbieta Dąbrowska
