Przewodnik po podatku VAT w Holandii: Kluczowe informacje dla sprzedawców e-commerce

Stawki VAT w Holandii

Podstawowa stawka VAT – 21%

Podstawowa stawka VAT w Holandii wynosi 21% i obejmuje większość towarów i usług, które nie są objęte niższą stawką ani zwolnieniami.

Zredukowana stawka VAT – 9%

Zredukowana stawka VAT wynosząca 9% dotyczy specyficznych produktów i usług:

• Żywność i napoje bezalkoholowe
• Usługi restauracyjne i cateringowe, z wyjątkiem alkoholu
• Wybrane artykuły rolne i ogrodnicze – od 2025 r. część produktów rolnych i określonych nasion została przeniesiona na stawkę 21%, ale wiele kwiatów, cebulek i roślin nadal korzysta ze stawki 9%
• Wybrane leki posiadające odpowiednie dopuszczenie oraz ściśle określone urządzenia medyczne i terapeutyczne
• Dzieła sztuki i przedmioty kolekcjonerskie, jeśli spełniają ustawowe warunki
• Prasa, książki, podręczniki, audiobooki i e-booki

Stawka VAT – 0%

Stawka zerowa VAT ma zastosowanie w przypadku określonych transakcji, w szczególności związanych z handlem i transportem międzynarodowym. Może dotyczyć między innymi niektórych usług związanych z międzynarodowym przewozem towarów oraz określonych dostaw transgranicznych, jeśli spełnione są warunki przewidziane w holenderskich przepisach.

Warto odróżnić stawkę 0% od zwolnienia z VAT. Przykładowo określone usługi świadczone przez kompozytorów, pisarzy czy dziennikarzy mogą być zwolnione z VAT, a nie opodatkowane stawką 0%. Różnica ma znaczenie praktyczne, ponieważ przy stawce 0% przedsiębiorca zasadniczo zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, natomiast przy zwolnieniu takie prawo może być ograniczone.

Uwaga: Od 1 stycznia 2026 r. usługi zakwaterowania krótkoterminowego, takie jak hotele, pensjonaty, apartamenty wakacyjne czy B&B, zostały przeniesione ze stawki 9% na stawkę standardową 21%. Wyjątkiem pozostają miejsca kempingowe, które nadal korzystają ze stawki 9%.

Rejestracja VAT w Holandii: Kiedy jest konieczna?

Obowiązek rejestracji

Zagraniczne firmy mogą być zobowiązane do rejestracji do VAT w Holandii w kilku sytuacjach, ale nie każda sprzedaż holenderskiemu klientowi automatycznie oznacza konieczność uzyskania lokalnego numeru VAT.

Magazynowanie towarów: Jeśli firma przechowuje własny zapas w Holandii, bardzo często pojawia się obowiązek lokalnej rejestracji do VAT. Wynika to między innymi z przemieszczenia własnych towarów do Holandii, powstania WNT oraz późniejszych lokalnych dostaw. Dotyczy to zarówno własnych magazynów, jak i korzystania z usług fulfillment.

Sprzedaż przekraczająca 10 000 EUR: Wspólny unijny próg 10 000 EUR nie jest holenderskim progiem rejestracyjnym. Dotyczy określonych WSTO oraz niektórych usług B2C i jest liczony łącznie dla wszystkich innych państw UE. Po jego przekroczeniu trzeba stosować VAT państwa konsumpcji, np. holenderski BTW, ale można go rozliczać przez procedurę VAT OSS w państwie siedziby, np. w Polsce, bez lokalnej rejestracji w Holandii wyłącznie z tego powodu.

Lokalna rejestracja staje się szczególnie istotna wtedy, gdy firma posiada zapas w Holandii, dokonuje tam WNT, wykonuje lokalne dostawy albo realizuje inne transakcje, których nie można rozliczyć przez OSS lub reverse charge.

Od 2025 r. przedsiębiorcy z siedzibą w innym państwie UE mogą również korzystać w Holandii z procedury EU-KOR, czyli unijnej procedury SME. Jest to możliwe między innymi wtedy, gdy całkowity obrót przedsiębiorcy w UE nie przekracza 100 000 EUR, a obrót w Holandii mieści się w krajowym limicie 20 000 EUR. Rejestracji dokonuje się przez państwo siedziby. Korzystając z EU-KOR, przedsiębiorca zasadniczo nie nalicza holenderskiego VAT i nie składa tam standardowych deklaracji VAT w odniesieniu do objętej zwolnieniem sprzedaży. Procedura nie obejmuje jednak wszystkich transakcji, np. opodatkowanego WNT.

Rejestracja VAT odbywa się w holenderskim urzędzie skarbowym. Btw-identificatienummer używany wobec kontrahentów i w transakcjach unijnych ma 14 znaków: prefiks „NL”, 9 cyfr, literę „B” i dwie kolejne cyfry, np. NL123456789B01.

Rejestracja VAT w Holandii: Krok po kroku

Wymagane dokumenty

Zagraniczna firma rejestrująca się do VAT w Holandii korzysta z formularza przeznaczonego dla przedsiębiorstw zagranicznych, czyli Aanmelding Onderneming buitenland. Zakres wymaganych dokumentów zależy od sytuacji konkretnego przedsiębiorcy i rodzaju prowadzonej działalności.

W praktyce urząd może oczekiwać między innymi dokumentów potwierdzających istnienie firmy, jej rejestrację w kraju siedziby, dane osób reprezentujących podmiot, charakter działalności oraz powód, dla którego potrzebny jest holenderski numer VAT. Mogą to być na przykład:

• Wyciąg z KRS lub CEIDG albo odpowiedniego zagranicznego rejestru
• Dokumenty potwierdzające status podatkowy firmy
• Umowa spółki, jeśli dotyczy
• Dokument tożsamości osoby reprezentującej przedsiębiorstwo
• Dokumenty potwierdzające charakter działalności i transakcje wykonywane w Holandii
• Podpisany formularz rejestracyjny

Nie ma jednego uniwersalnego katalogu wymagającego zawsze np. wyciągu bankowego za ostatnie trzy miesiące. Tego rodzaju dokumenty mogą pojawiać się w konkretnych procedurach weryfikacyjnych lub przy obsłudze przez usługodawcę, ale nie powinny być traktowane jako obowiązkowy zestaw dla każdej firmy.

Poprawne złożenie dokumentów może zakończyć się uzyskaniem numeru VAT w ciągu kilku tygodni, jednak nie jest to gwarantowany termin urzędowy. Czas rejestracji zależy od kompletności dokumentacji, rodzaju działalności oraz tego, czy Belastingdienst będzie potrzebował dodatkowych wyjaśnień.

Terminy składania deklaracji VAT

Deklaracje miesięczne, kwartalne i roczne

Deklaracje VAT w Holandii najczęściej składa się kwartalnie. Możliwe jest również rozliczanie miesięczne, a w określonych przypadkach także roczne. Miesięczny okres rozliczeniowy nie jest wyłącznie karą za opóźnienia – przedsiębiorca może również sam wnioskować o zmianę częstotliwości deklaracji, a urząd może ją zmienić w określonych sytuacjach.

Dla przedsiębiorców nieustanowionych w Holandii terminy składania deklaracji są późniejsze niż dla wielu lokalnych podatników. Kwartalna deklaracja za pierwszy kwartał 2026 roku powinna przykładowo zostać złożona do 31 maja 2026 roku. Nie chodzi więc o „ostatni dzień roboczy”, ale o konkretny termin kalendarzowy przypadający na ostatni dzień drugiego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

W Holandii można również uzyskać roczny okres rozliczeniowy, ale tylko po spełnieniu określonych warunków. Dotyczy to między innymi osób fizycznych lub spółek składających się wyłącznie z osób fizycznych, przy ograniczonej wartości podatku do zapłaty i transakcji wewnątrzwspólnotowych. Roczne rozliczenie nie jest dostępne dla każdego podatnika, a dodatkowe ograniczenia dotyczą między innymi przedsiębiorców korzystających z pozwolenia przewidzianego w art. 23.

Kary za nieprawidłowości i opóźnienia

Sankcje finansowe

Nieprzestrzeganie obowiązków podatkowych w Holandii może skutkować karami finansowymi, ale ich wysokość zależy od rodzaju naruszenia. Nie funkcjonuje jedna uniwersalna kara za „brak rejestracji” czy „błędne informacje”.

Za niezłożenie deklaracji VAT lub złożenie jej po terminie standardowa kara może wynosić 82 EUR.

W przypadku braku lub opóźnienia w zapłacie VAT standardowa kara wynosi zasadniczo 3% należnej kwoty, z minimalną wartością 50 EUR i maksymalną 6 709 EUR. Przy poważniejszych, powtarzających się lub zawinionych naruszeniach możliwe są dodatkowe sankcje.

Trzeba również rozróżnić dwa rodzaje odsetek. Od 2026 r. standardowa belastingrente dla VAT wynosi 5%, natomiast invorderingsrente, czyli odsetki związane z windykacją zaległości podatkowych, wynoszą 4,3%.

Jeżeli firma nie zarejestrowała się mimo istnienia obowiązku, skutki mogą obejmować zaległy VAT, odsetki, decyzje podatkowe oraz odpowiednie kary zależne od charakteru naruszenia. W praktyce możliwe jest uporządkowanie wcześniejszych obowiązków i rejestracja z wcześniejszym skutkiem, ale nie oznacza to automatycznego uniknięcia sankcji.

Odwrotne obciążenie (Reverse Charge) w Holandii

Mechanizm odwrotnego obciążenia stosowany jest w Holandii w celu uproszczenia rozliczeń VAT i przeciwdziałania oszustwom podatkowym. Polega on na przeniesieniu obowiązku rozliczenia VAT z dostawcy na nabywcę w określonych przypadkach.

W przypadku zagranicznego przedsiębiorcy wykonującego określone dostawy towarów lub usług w Holandii mechanizm reverse charge może znaleźć zastosowanie, jeżeli nabywcą jest holenderski przedsiębiorca lub odpowiednia osoba prawna zobowiązana do rozliczenia podatku.

W takich przypadkach sprzedawca nie wykazuje kwoty VAT na fakturze, lecz zamieszcza odpowiednią adnotację „btw verlegd” albo „VAT reverse-charged” oraz wskazuje VAT-ID klienta. Nie ma natomiast ogólnego obowiązku wpisywania stawki jako „n/a”.

Reverse charge może w określonych sytuacjach ograniczyć potrzebę lokalnego rozliczania VAT przez zagranicznego sprzedawcę, dlatego przed rejestracją warto zawsze sprawdzić, czy obowiązek podatkowy rzeczywiście pozostaje po stronie dostawcy.

Zwrot VAT w Holandii

Procedura zwrotu

Zwrot podatku VAT jest możliwy, jeśli wydatki są związane z działalnością gospodarczą i spełniają warunki odliczenia. W przypadku wydatków mieszanych, wykorzystywanych zarówno biznesowo, jak i prywatnie, VAT rozlicza się zasadniczo według rzeczywistego udziału wykorzystania do działalności gospodarczej.

Kwota 227 EUR nie jest limitem prywatnego użytku. Dotyczy ona szczególnych zasad ograniczenia odliczenia przy prezentach, świadczeniach dla pracowników i tzw. relatiegeschenken. Nie należy więc stosować jej do zwykłych wydatków mieszanych, takich jak komputer, telefon czy inny składnik używany częściowo prywatnie.

Dla przedsiębiorcy z innego państwa UE, który nie składa holenderskich deklaracji VAT i ubiega się o zwrot holenderskiego VAT w procedurze refund, Belastingdienst zasadniczo wydaje decyzję w ciągu 4 miesięcy od otrzymania kompletnego wniosku.

Intrastat NL

W Holandii od stycznia 2023 roku nie obowiązuje klasyczny, publiczny próg Intrastat w rodzaju „po przekroczeniu X euro trzeba składać deklaracje”. Obowiązek raportowania jest ustalany przez Centraal Bureau voor de Statistiek, czyli CBS, które wybiera przedsiębiorstwa do miesięcznego raportowania na podstawie danych dotyczących handlu, w tym informacji VAT i transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Firma otrzymuje od CBS oficjalne zawiadomienie określające, dla którego kierunku przepływu i za jakie okresy musi składać raporty Intrastat. Sam fakt, że przedsiębiorstwo raportowało przed 2023 rokiem, nie oznacza automatycznie, że obowiązek będzie trwał bezterminowo. Decydujące jest aktualne zobowiązanie wskazane przez CBS.

W 2026 roku holenderski system Intrastat nadal opiera się więc na bezpośrednim wyborze przedsiębiorstw przez CBS, a nie na prostym, jednolitym progu kwotowym dostępnym publicznie dla wszystkich podatników.

Podsumowanie

Holenderski system VAT wymaga od sprzedawców e-commerce precyzyjnej znajomości przepisów i terminów. Rejestracja, regularne składanie deklaracji oraz terminowe płatności są kluczowe dla uniknięcia kar finansowych. Znajomość stawek VAT dla różnych produktów i usług pozwala na dokładne kalkulacje i lepsze planowanie działalności.

W 2026 roku szczególnie ważna jest zmiana dotycząca zakwaterowania krótkoterminowego, które zostało objęte stawką 21%, a także prawidłowe rozróżnienie między stawką 0% a zwolnieniem z VAT. Sprzedawcy e-commerce powinni również pamiętać, że wspólny unijny próg 10 000 EUR nie oznacza automatycznej rejestracji w Holandii, ponieważ w wielu przypadkach holenderski VAT można rozliczyć przez OSS. Dla mniejszych przedsiębiorców z UE dodatkowym rozwiązaniem może być procedura EU-KOR, jeśli spełniają warunki dotyczące obrotu w całej UE i w samej Holandii.

Holenderski rynek e-commerce, jako jeden z największych w Europie, oferuje ogromne możliwości, ale wymaga także odpowiedniego podejścia do kwestii podatkowych. Korzystanie z usług specjalistów może znacząco ułatwić proces rozliczeń, zwiększając jednocześnie bezpieczeństwo działalności na rynku holenderskim: Skontaktuj się z nami – amavat®.